Штатное расписание на 2021 год

Штатное расписание — это внутренний нормативный акт организации, существенно упрощающий ведение кадрового учета. В нем фиксируются вся рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы.

В соответствии с Трудовым кодексом, иметь штатное расписание совсем не обязательно. При желании работодатель вправе работать и без него, включая наименование должностей и размеры окладов в трудовые договоры и приказы о приеме сотрудников на работу. Такие документы будут являться полноценными внутренними нормативными актами, и ни у каких проверяющих не возникнет вопросов по этому поводу.

Но не все так просто с этим документом: из содержания статьи 15 ТК РФ и части второй статьи 57 ТК РФ следует, что если в условиях трудового договора определено, что трудовая функция работника заключается в выполнении работы по определенной должности, такая должность должна соответствовать ШР. Или если каким-то должностям, а точнее занимающим их сотрудникам, положены льготы.

Следовательно, расписание в организации должно быть. Вступление сотрудника в должность в отсутствие его должности в «штатке» относят к нарушению трудового законодательства, за которое положена административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. Без ШР могут обойтись индивидуальные предприниматели и микропредприятия. Они вправе использовать типовые трудовые договоры, в которые включить все условия.

Действующими нормативными актами унифицированная форма штатного расписания не предусмотрена, и организация разрабатывает и утверждает этот документ самостоятельно.

Для чего составляют «штатку»

В первую очередь документ необходим для планирования. По своей сути штатное расписание структурирует всю компанию и иерархию в ней. Документ показывает, сколько в организации отделов, какие руководящие органы предусмотрены и какое направление является приоритетным. Имея под рукой форму расписания, любой человек сможет без труда составить мнение о средней численности сотрудников, о ежемесячном фонде заработной платы и о роде деятельности фирмы.

На основании этого локального акта очень удобно формировать фонд оплаты труда, подтверждать обоснованность расходов для ФНС, составлять статистические отчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. Кстати, важно помнить о том, что если должность обозначена в ШР, то она должна быть занята. Если вакансия есть, а работника нет, служба занятости должна об этом знать. В противном случае, узнав о нарушении, накажут. Это следует из норм Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости .

На практике бланк штатного расписания необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам. Он является одной из форм, которые наиболее часто требуются при налоговых проверках, так как является документом первичного учета. Как правильно оформить штатное расписание — учесть в нем все требования трудового законодательства и внутренние потребности организации-работодателя.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили подробное руководство по работе со штатным расписанием. Разобрали не только как его заполнять, но и как хранить, как предоставлять проверяющим, как делать выписки. Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда разрабатывается и какие сведения содержит

Разработать и оформить штатное расписание желательно в самом начале деятельности фирмы. Но если расписание забыли утвердить, сделать это разрешается в любой момент существования бизнеса и утверждать заново хоть каждый месяц. Или вносить необходимые изменения в уже действующий на основании специального приказа.

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждена унифицированная форма Т-3. Хотя с 2013 года это постановление утратило силу и все образцы из него перешли в разряд рекомендованных, а не обязательных, обычно ШР составляется на основе этой формы. Но компания вправе изменять эту форму, исходя из своих потребностей.

Какие сведения содержит и как оформляется штатное расписание, определено трудовым законодательством. Перечень обязательных сведений, которые включают в этот локальный акт, является небольшим:

Если компания решила разработать свою форму расписания, то штатное расписания 2021 года должно соответствовать требованиям части второй статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» .

Этот внутренний акт организации всегда обезличен. В нем не указаны фамилии и имена лиц, занимающих те или иные должности. Значит, при приеме на работу и увольнении сотрудников образец ШР никак не изменяется. Но существует подчиненный ему документ: так называемая штатная расстановка. Ее утверждают на уровне структурных подразделений, и в ней разрешено указывать конкретных лиц. Никаких унифицированных форм и образцов для заполнения расстановки не существует, поэтому каждый руководитель вправе составлять (или не составлять) ее на свое усмотрение. Подробнее о том, как правильно составить штатное расписание для ООО и других организационных форм юрлиц и как ввести его в действие, расскажем на примерах.

Порядок принятия ШР

Документ составляет любое должностное лицо организации, которому делегированы такие полномочия (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). При его составлении обязательно опираться на нормы трудового законодательства и внутренние акты компании, например:

Иногда перед составлением ШР оформляется другой кадровый нормативный акт — структура организации: схема всех подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Эта форма обязательной тоже не является, но на ее основе проще составить ШР.

Чтобы утвердить штатное расписание, издается приказ, который подписывает руководитель организации или другое уполномоченное лицо. Круглая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Подписывает ШР тот, кто ее составил, а в верхнем грифе необходимо вписать реквизиты соответствующего приказа и заверить их подписью руководителя.

Важные нюансы

При определении профессий и должностей нельзя брать их наименования, что называется, «с потолка». Следует придерживаться названий, которые содержатся в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах. Более того, в отдельных случаях это является обязательным: в статье 57 ТК РФ определено, что если какие-либо должности, специальности либо профессии связаны с предоставлением компенсаций и льгот или наличием противопоказаний, то их наименования должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из нормативных документов, т. е. профстандартов и справочников. Аналогичные требования предъявляются к специалистам, которые имеют льготу по досрочному выходу на пенсию. В этом случае стоит руководствоваться списками 1 и 2 производств, работ, профессий и показателей, дающих право на льготное пенсионное обеспечение ( постановление кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10 и постановление Совмина СССР от 22.08.1956 № 1173 ). Если пренебречь этими требованиями, то у работника, у которого в трудовой книжке указана фактически вымышленная профессия, возникнут проблемы при оформлении пенсии. А записи в трудовой делают только в соответствии со штатным расписанием и приказом о приеме на работу.

Другая сложность возникает, когда в форме ШР указывают не профессию или должность, а конкретный вид работы. Этот вопрос законодательно не урегулирован, но на практике работодатели часто вынуждены указывать вид работы, чтобы не получить проблем при подтверждении сокращения штата или численности работников. Это необходимо, когда в организации есть такие должности. В этом случае пользуйтесь Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20. В этом документе указано, что руководство организации вправе издать приказ (распоряжение) и в нем указать все дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму Т-3. Если организация применяет только виды работ и численность работников небольшая, ШР разрешается не составлять.

Внештатные сотрудники

Еще одна трудность, возникающая у кадровиков при составлении ШР по образцу формы Т-3, связана с внештатными сотрудниками: теми, кто сотрудничает с организацией на основании договоров гражданско-правового характера. На них, в силу статьи 11 ТК РФ, не распространяется действие ни трудового законодательства, ни других актов, содержащих нормы трудового права. Следовательно, и к ШР они никакого отношения не имеют, так как они исполняют разовые работы. На практике к внештатникам иногда относят работников, трудоустроенных на основании трудового договора и исполняющих конкретный вид работы. Если работодатель не издал приказ и не включил такую работу в ШР, возникает своеобразный казус: должности нет, а работник есть. Таких ситуаций желательно избегать.

Индивидуальные предприниматели

ИП с наемными работниками вправе работать без ШР. Но если возникнет желание или необходимость утвердить этот документ, никаких особых требований по его составлению нет, образец штатного расписания ИП на 2021 год не отличается от аналогичного документа, утвержденного юрлицом. В нем указывают должности, их количество и положенный заработок. Заверяет документ своей личной подписью ИП.

Порядок внесения изменений

Любое изменение штатного расписания происходит всегда на основании приказа. Такие поправки бывают связаны:

Изменения разрешено внести в действующую форму ШР или просто утвердить новый документ на основании старого образца. В обоих случаях потребуются документальное оформление и сопутствующие документы. Кроме того, необходимо строго соблюдать требования законодательства. Например, при сокращении численности работников надо издать приказ об исключении из штатного расписания определенных должностей и о введении в действие нового расписания, соблюдая требования статьи 180 ТК РФ. Этой статьей определена обязанность работодателя предупредить о сокращении не менее чем за два месяца. Дата ввода в действие обновленного ШР с занятыми должностями — не ранее чем через два месяца после издания приказа о внесении изменений (например, дата издания приказа о внесении изменений — 15.11.2020, а изменения должны вводиться в действие не ранее 16.01.2021). Если изменения касаются вакантных мест, этот срок разрешено не выдерживать.

Аналогично, при изменении окладов необходимо соблюдать требования статьи 74 ТК РФ, согласно которой изменение условий трудового договора по инициативе работодателя допускается только в том случае, если оно является следствием изменения организационных или технологических условий труда. Об этом тоже необходимо уведомить всех работников, оклады которых должны измениться, не позднее чем за два месяца.

Заполнение формы Т-3

Рассмотрим образец заполнения штатного расписания на 2021 год по форме Т-3 организации, в которой 10 штатных единиц.

Показанный в качестве иллюстрации пример является приблизительным, в документ, при наличии, включают обособленные подразделения, филиалы и другие структурные единицы компании.

Что должно в себя включать правильное штатное расписание? Скачать бесплатно бланк формы Т-3

С 1 января 2013 года Федеральным законом №402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 закреплено право организации самостоятельно принимать решение о необходимости наличия этого документа (ч.4 ст.9). Решив воспользоваться этим правом, работодателю следует помнить, что форма Т-3 оказывает неоценимую помощь в решении трудовых споров. Кроме того, отсутствие консолидированных данных о структуре организации и плановом составе сотрудников признается проверяющими органами нарушением трудового законодательства.

Предусмотрен штраф для организации в размере до 50 000 рублей, для должностного лица – от 1000 до 5000 рублей (ст.5.27 КоАП РФ).

Что нужно использовать для заполнения?

Бланк утвержденной формы содержит 10 граф. В период обязательного применения эта форма приобрела всеобщее признание – оказалось, что это, действительно, документ, помогающий работодателям анализировать, контролировать и принимать решение об изменении структуры предприятия и составе сотрудников.

Где можно взять готовую таблицу?

Интернет-пространство позволяет найти нужный бланк без особых усилий. На нашем сайте вы можете скачать унифицированный бланк.

Для поклонников типографских бланков существует возможность приобретения готовых форм на тонкой дешевой типографской бумаге. Канцелярские или специализированные бухгалтерские магазины предлагают упаковки бланков в обмен на незначительные деньги.

Шаблоны штатного расписания в ворде и экселе можно скачать ниже:

Когда вносят изменения и что будет за ошибки при оформлении?

Необходимость изменения структуры организации или численного состава подразделений является основанием для внесения изменений в штатное расписание.

Практика показывает, что замечания проверяющих органов к оформлению локального документа, каким и является форма Т-3, не влекут за собой наказаний в виде штрафов. Работодатель получает рекомендации по исправлению недочетов в оформлении документа.

Читайте также:  Второй уровень банковской системы Российской Федерации

О том, как правильно внести новую должность в штатное расписание, читайте здесь.

Можно ли составить самостоятельно?

При необходимости воспроизвести форму утвержденного документа может любой человек, владеющий навыками работы с офисными программами. По имеющемуся образцу формы Т-3 возможно создание электронной таблицы для дальнейшего использования ее в печатной форме.

О том, кто ответственен за составление штатного расписания, читайте здесь, а в этой статье рассказано, как проводится утверждение документа.

Содержание таблицы

Табличная часть формы штатного расписания состоит из 10 обязательных для заполнения граф.:

  1. Наименование структурного подразделения. Это может быть филиал, отдел, цех и проч. Важно отразить место каждого подразделения в общей структуре предприятия.
  2. Код структурного подразделения. Присваивается организацией каждому подразделению с учетом организационной структуры.
  3. Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации.
    Указывается в соответствии с Общероссийским классификатором профессий, должностей ОК 016-94 (Постановление Госстандарта России от 26.12.1994 N 367); Важным является полное совпадение этих данных указанным в трудовом договоре и трудовой книжке сотрудника.
  4. Количество штатных единиц. Возможно указание 0,5 или 0,25 единиц, если планируется принятие неполной штатной единицы, например, совместителей. Вакантные должности содержат ожидаемое число сотрудников.
  5. Тарифная ставка (оклад) и пр.,руб. Сумма заработной платы в рублях в соответствии с той системой оплаты труда, которая установлена на предприятии. Важно не допустить указания суммы оклада ниже установленного МРОТ.
  6. Надбавка 1.
  7. Надбавка 2.
  8. Надбавка 3.

Все установленные законом надбавки и принятые на предприятии поощрительные выплаты. Это могут быть фиксированные суммы в рублях или процент надбавки.

  • Всего, руб. ((гр.5+гр.6+гр.7+гр.8) × гр.4).
    Сумма всех надбавок в рублях, если в графах с 5 по 8 указаны суммы. Для получения общего процента данные в графах с 5 по 8 должны быт в процентах.
  • Примечание. Записи в виде заметок. Могут быть, а могут отсутствовать.
  • В строке ИТОГО записываются итоги суммирования показателей по каждой графе.

    Подробнее о структуре ШР вы узнаете из нашего материала, а тут рассказано об особенностях унифицированной формы для ООО и ИП.

    Разрешено ли добавлять и убирать графы?

    Постановлением Госкомстата от 24.03.1999 №20 разрешается корректировать унифицированных форм путем изменения ширины колонок или добавления новых реквизитов. Индивидуальные для каждой организации данные, которыми предполагается дополнить форму Т-3, необходимо внести в форму распорядительным документов этой организации. Форму новому документу организация может выбрать самостоятельно с учетом особенностей и удобства работы с документами, принятыми на предприятии.

    Разработчики собственных форм учета сведений об утвержденном штате работников и их должностях имеют возможность самостоятельно подготовить электронную форму документа в удобном редакторе (excel, word) и распечатать, не выходя из офиса. Можно обратиться в ближайшую типографию и заказать изготовление необходимого количества бланков там.

    Полезное видео

    Из видео узнаете, как сделать штатное расписание (форма Т-3). Правила и рекомендации:

    Заключение

    Выбор способа получения печатной версии утвержденной или модифицированной формы бланка штатного расписания остается за исполнителем. Закон позволяет каждому самостоятельно выбирать размер документа, его внешний вид. Обязательным остается содержание локального акта: увеличить объем согласованных данных можно, сокращение не допускается.

    Унифицированная форма № Т-3 – Штатное расписание (бланк)

    Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

    С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

    Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатной расстановки. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

    Напомним, штатное расписание – бланк унифицированной формы Т-3 – и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

    Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

    Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

    Какие еще кадровые документы следует оформить работодателю, читайте в статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

    Штатное расписание содержит:

    Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

    Как оформляется штатная расстановка, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

    О сроках хранения кадровых документов читайте здесь.

    Как правильно составить штатное расписание

    Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Если же в штатное расписание нужно вности правки, оформляется приказ о внесении изменений в штатное расписание. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

    О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности – это какие приказы?».

    При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

    Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

    Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

    Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания. Как в таком случае заполняется форма Т-3, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете получить бесплатный пробный доступ к системе и изучить авторитетное мнение.

    В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

    Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте здесь.

    Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

    Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

    При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

    На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

    Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

    Как заполнить штатное расписание: образец и пример

    Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

    ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

    В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

    Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5–9 в рублевом исчислении. графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

    В некоторых ситуациях работнику может понадобиться выписка из штатного расписания. Образец заполнения такой выписки подотовили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.

    Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

    Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет.

    Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

    Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

    В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

    1) издание приказа о соответствующем изменении;

    2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

    При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

    Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

    Итоги

    Штатное расписание – обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

    О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье «Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции».

    Инструкция: заполняем штатное расписание на 2021 год

    Штатное расписание — это документ, который отображает планируемое количество специалистов различных должностей (единиц), необходимое для нормального функционирования организации.

    Кто и зачем обязан составить

    Штатное расписание (ШР) по форме Т-3 является одним из документов кадрового учета. По трудовому законодательству его составление необязательно, но в силу требований ст. 15, 57 ТК РФ должность и зарплата работника должны соответствовать штатному расписанию. Из чего делаем вывод, что составить его все-таки необходимо.

    Документ формируется в виде таблицы, в которую включены сведения об имеющихся в организации профессиях (должностях), их количестве, суммах заработной платы этих специалистов за месяц. Эти показатели помогают определить расходы организации, составлять различные планы, принимать решения по управлению учреждением.

    ШР помогает при планировании, так как оно позволяет легко определить:

    С этим документом удобно формировать фонд заработной платы, подтверждать обоснованность расходов в отчетах для налоговой и составлять статотчеты и заявки в службу занятости и кадровые агентства. П ри наличии вакансий необходимо поставить в известность службу занятости (закон №1033-1 от 19.04.1991).

    Поскольку ШР — документ первичного учета, он необходим в работе не только кадровикам, но и бухгалтерам — его часто требуют при налоговых проверках.

    Документ необходим индивидуальным предпринимателям и организациям всех форм собственности, в которых имеются принятые работники. Он не составляется, только если в организации числится один руководитель, сотрудники работают по гражданско-правовым договорам или ИП осуществляет свою деятельность самостоятельно, без привлечения работников.

    Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как отразить вакансии в штатном расписании. Используйте эти инструкции бесплатно.

    Кто разрабатывает и утверждает

    Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 утверждена унифицированная форма Т-3, штатное расписание составляется по этой форме. Но работодатель вправе изменять формат с учетом потребностей организации. Неизменным остается содержание:

    Разработать ШР вправе любое должностное лицо, обладающее такими полномочиями (руководитель, бухгалтер, специалист по кадрам). Но, как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы. В некоторых случаях до ШР составляется структура организации — схема подразделений, их взаимосвязь и подчиненность. Необходимо определить трудозатраты по каждой имеющейся должности, чтобы понять, какой штат нужен для нормального функционирования организации. Это желательно сделать при создании юридического лица, но можно и в любой момент позднее.

    При разработке ШР учитывают следующие НПА и ЛНА:

    Разработанный документ утверждается приказом за подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица. Гербовая печать на этом документе не ставится, даже если организация ее использует. Вверху указывают реквизиты соответствующего приказа, документ заверяется подписью руководителя.

    Как заполнять: пошаговая инструкция

    В общем случае форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия. Разобраться, как правильно оформить штатное расписание по унифицированной или другой форме, поможет пошаговая инструкция.

    Шаг 1. Указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по журналу регистрации документов, дату и номер. П ереходим к заполнению разделов.

    Шаг 2. В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала указываем руководящий состав, затем по отделам всех остальных: финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, экономический отдел, за ними производство (цехи, участки и т. д.).

    Шаг 3. Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

    Шаг 4. Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

    Шаг 5. Следующий раздел — «Количество штатных единиц» — содержит сведения о числе работников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

    Шаг 6. В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф работника в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

    Шаг 7. В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

    Шаг 8. 9 раздел («Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем работникам.

    Шаг 9. В 10 разделе («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

    Вот пример штатного расписания на 2021 год для СДЮСШОР «Аллюр».

    Важные нюансы: внештатники, вид работы вместо должности

    Когда оформляем по всем правилам штатное расписание школы на 2021 год, важно учесть наличие «внештатников».

    Внештатные сотрудники — лица, привлекаемые в организацию для выполнения разовых работ на основании гражданско-правового договора. На них не распространяется действие трудового законодательства, поэтому в «штатку» они не вносятся (ст. 11 ТК РФ). Кроме того, название указанных в документе должностей должно соответствовать названиям, указанным в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.

    Как вносить изменения

    Срока действия документ не имеет. Когда он уже утвержден, по мере необходимости в него вносят изменения. Делать это разрешается хоть каждый месяц. Некоторые организации ежегодно переутверждают штатное расписание — это удобнее и проще, чем искать в множестве изменений более ранних годов.

    Бывает, что руководство организаций меняет подход к формированию кадровой политики, что приводит к текучке кадров. В такой ситуации становится очевидной необходимость утверждения нового штатного расписания.

    Кроме изменения названий должностей, размера оклада и пр., в трудовом законодательстве есть процедуры, которые приводят к изменению штатного расписания: сокращение штатов (ст. 180 ТК), изменения в организационной или технологической сферах (ст. 74 ТК) и пр. Такие процедуры тоже влияют на изменение или утверждение нового документа.

    Все изменения производятся на основании приказа. Поправки вносятся в следующих случаях:

    Можно изменить существующую форму либо утвердить новое ШР по старому образцу. Оба случая требуется документально оформить с соблюдением требований законодательства. Обязательно необходимо соблюсти срок уведомления работников об изменении штатного расписания при сокращении численности. Тогда ШР нельзя изменять ранее чем через 2 месяца после издания приказа и уведомления работников. А вот при изменениях вакантных мест срок разрешено не соблюдать. При изменении размера окладов обязательно соблюсти требования ст. 74 ТК РФ, то есть условия трудового договора меняют по инициативе работодателя только вследствие изменения организационных или технологических условий труда. Обязательно соблюдайте двухмесячный срок.

    Бланки штатного расписания: excel и ворд

    Решено составить штатное расписание. Бланк в электронной форме был бы весьма кстати. Понятно, что начать подготовку документа лучше, имея перед глазами заполненный образец. Ведь лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Однако после ознакомления с примером понадобится актуальный бланк, чтобы подготовить свое штатное расписание. Скачать бесплатно бланк excel, подготовленный нашими специалистами, можно в статье.

    Обязанности нет

    Трудовое законодательство не содержит прямого требования для работодателей оформлять штатное расписание. Однако, несмотря на это, «штатку» лучше составить. Ведь штатное расписание содержит полную информацию о людских ресурсах организации и о месячном фонде оплаты труда (ст. 57 ТК РФ, раздел 1 указаний, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1). Для этого и нужно скачать штатное расписание (бланк).

    Трудовые отношения – это соглашение между работником и работодателем (организацией или индивидуальным предпринимателем) о выполнении работы, определенной договором, за плату. Во время работы сотрудник находится под управлением и контролем работодателя, подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка и трудится в интересах работодателя (ст. 15 ТК РФ).

    При том, что нужно не просто штатное расписание, а бланк 2018. Имея в своем распоряжении «штатку», можно наглядно увидеть структуру организации и рассчитать необходимое количество денег на содержание персонала. Эта информация может понадобиться менеджерам компании для принятия управленческих решений. Вот зачем организациям нужно штатное расписание. Бланк ворд или эксель можно выбрать, ориентируясь на предпочтения кадровика.

    Для одинаковых должностей в «штатке» должна быть предусмотрена одинаковая оплата труда. Дело в том, что за равный труд по закону полагается равная оплата (ст. 22, ч. 2 ст. 132 ТК РФ). При необходимости диверсифицировать оклады работников, занимающих одинаковые должности, самым безопасным будет ввести в форму Т-3 понятия «старший», ведущий», «помощник» и т.п. Например, «старший кассир». Помимо этого в трудовых договорах с работниками нужно прописать различный функционал сотрудников на одноименных должностях:

    Другим способом обезопаситься от претензий проверяющих является введение специальной надбавки для сотрудников, которых предполагается поощрить.

    Выбираем формат

    Существует унифицированная форма штатного расписания. Однако применять именно этот бланк коммерческие организации не обязаны.

    По выбору работодателя можно:

    Право выбора есть только у организаций коммерческого сектора. Бюджетные организации должны использовать в работе исключительно унифицированный бланк (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

    Специально для читателей наши специалисты подготовили штатное расписание 2018. Скачать бланк в эксель можно по прямой ссылке на сайте.

    Если же кадровику или бухгалтеру удобнее работать с документами Word, то скачать соответствующий бланк можно в статье ««Штатное расписание: образец на 2018 год.

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Вы здесь:

    Штатное расписание – это официальный документ юридического лица, который составляется отделом кадров, бухгалтерией или экономистами на каждый год, и подписывается руководителем предприятия. На основе него заключаются трудовые договора с работниками организации, составляются различные планы, а также он входит в состав обязательного списка предоставляемых документов во время проверок фирмы и судебных разбирательств. Документ может быть составлен как по унифицированный форме Т-3, так и по самостоятельно созданной форме, которая должна содержать определенные данные. Штатное расписание пример приведен ниже, в конце статьи можно скачать необходимые формы.

    Применение штатного расписания

    Штатное расписание представляет собой перечень подразделений предприятия, применяемый для описания штатной численности и структуры организации в соответствии с уставом, профессий, с указанием количества работников, их заработной платы с различными надбавками и доплатами, а при необходимости производится разделение сотрудников по принадлежности их к определенной организационной структуре. Например, “Отдел кадров”, “Отдел продаж” или “Административный отдел” и так далее.

    С момента вступления в силу ФЗ «О бухгалтерском учете» организации имеют право самостоятельно разрабатывать данный документ, при этом он должен обязательно включать следующие элементы:

    Штатное расписание образец заполнения

    Нумерация штатного расписания может быть сплошной, из года в год, или начинаться каждый год сначала. Он утверждается отдельным приказом руководителя по основной деятельности, поэтому нужно в соответствующих графах указать данные этого документа и дату, с которой он вступает действие, а также общее количество рабочих мест на предприятии, в том числе и незанятых. Необходимо учитывать, что дата составления формы Т-3 может отличаться от даты ее утверждения и даты вступления в действие. В этом случае они должны идти в соответствующем порядке.

    Таблица документа включает следующие графы:

    Штатное расписание предприятия образец заполнения рассмотрен на примере ООО «Столица», имеющего два структурных подразделения – «Эвакуатор» и «АУП».

    Каждое предприятие состоит из структурных подразделений, которые отражают основные направления деятельности организации. Чем больше фирма, тем больше их количество. Наименования подразделений определяются руководством самостоятельно, в соответствии с утвержденной действующей организационной структурой юридического лица.

    Каждому подразделению присваивается код, который может быть просто набором цифр, аббревиатурой названия отдела, или кодом, обозначающим место расположения части предприятия.

    Наименование должности организация определяет на основе классификатора ОКПДТР. Коммерческим предприятиям разрешается отступать от строгой формулировки. Исключение составляют бюджетные учреждения и организации, в которых присутствуют профессии с вредными и особыми условиями труда, дающие право работникам на льготы и государственную поддержку.

    Здесь необходимо обязательно использовать разряды и классы в соответствии с тарифно-квалификационными справочниками. Последовательность может быть любая: по алфавиту, по приоритету должности, в разброс.

    Количество работников определяется предприятием самостоятельно в соответствии с производственной необходимостью. По некоторым должностям может использоваться труд совместителей или работников с неполным рабочим днем. В этом случае применяются десятичные дроби (0,3; 0,7). Кроме этого, если есть необходимость в определенном количестве работников, а фактически работает меньше, в данной графе учитываются и вакантные должности. Для этого делается сноска с расшифровкой внизу, или отметка в графе «Примечание».

    В графе «Оклад (тарифная ставка)» отражается зарплата за месяц, выраженная в рублях с копейками. Она определяется исходя из тарифных ставок, тарифных сеток, доли или процента в выручке или прибыли и т. д. При сдельной оплате труда в штатном расписании указывается зарплата, рассчитанная по определенным методикам.

    Графы «Надбавки и доплаты» включают в себя установленные законом или договорами выплаты работникам. Это могут быть премии, оплата за особые условия труда, доплата за интенсивность. Если эти категории отсутствуют, организации имеет право исключить их из штатного расписания. В случае необходимости, здесь могут использоваться такие единицы измерения как проценты.

    В графе 5 указываются должностные оклады, в графе 6 — премии, которые должны быть предусмотрены в Положении «О премировании», коллективном договоре фирмы и трудовых договорах работника. В графе 7 указывается доплата за вредные условия, назначаемая после проведения специальной оценки условий труда и закрепленная в соответствующих нормативных актах предприятия.

    В «Графе 9» отражается сумма зарплаты итого, с учетом различных доплат по каждой должности, и всего по предприятию, умноженная на количество работников организации. Фактически итог данной графы равен фонду заработной платы предприятия за месяц.

    В ходе работы в документ могут вноситься изменения и коррективы.

    Порядок внесения изменений в штатное расписание

    В ходе трудовой деятельности в данный документ могут вноситься коррективы, делается это на основании приказа руководителя с соответствующим названием «О внесении изменений в штатное расписание».

    Приказ подписывается либо уполномоченным лицом, либо руководителем организации. Коррективы вносятся в случае изменения организационной структуры предприятия или штатного состава, в том числе при сокращении штата, при изменении окладной части сотрудников, введение или исключение должностей и т.д., а также в случае реорганизации предприятия.

    Штатное расписание бланк скачать

    Скачать бланк штатного расписания в формате Word.

    Бланк унифицированной формы № Т-3 в формате Excel.

    Скачать форму штатного расписания в формате Pdf.

    Штатное расписание образец заполнения скачать в формате Word.

    Штатное расписание (форма Т-3)

    Штатное расписание является локально-нормативным документом организации. В нем отражены сведения о количестве работников, делении по отделам и структурным подразделениям, наименовании должностей и заработной плате.

    Это первичный документ, из которого берется наименование должностей для внесения в различные документы.

    Для ведения штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3.

    Обязательно ли иметь штатное расписание в компании?

    В Трудовом Кодексе штатное расписание упоминается только в 57 статье как документ, из которого должна браться должность для трудового договора – в случае, если там указана именно должность, а не трудовая функция. В связи с этим возникают споры о том, является ли обязанностью работодателя иметь этот документ либо его можно составлять по желанию.

    В настоящее время все эксперты сходятся в следующем:

    Выполнение последнего пункта на практике предоставляется довольно сложным, особенно если в организации трудится много людей.

    Например, сотрудника, отвечающего за зарплату, проще называть бухгалтером, чем «работник, начисляющий заработную плату сотрудникам ООО «Ромашка». Вдобавок к этому в большей части документов, в том числе и обязательных, требуется именно должность, а не трудовая функция работника.

    Таким образом, можно сделать вывод, что, хотя законодательство напрямую не указывает на обязанность иметь штатное расписание, это следует из требований кадрового делопроизводства.

    Унифицированная форма Т-3 или свой разработанный бланк?

    Использование унифицированной формы Т-3 с 2013 года не является обязательным. Работодатель может утвердить свой бланк либо внести изменения в унифицированную форму.

    Многие организации вносят изменения в колонки, которые предназначены для внесения данных о заработной плате, поскольку в настоящий момент все больше организации уходят от окладов и устанавливают для сотрудников оплату труда в виде определенного процента, бонусов и т.д.

    Основания для составления “штатки”

    При первичном составлении штатного расписания решение о том, сколько в нем будет должностей и как они будут называться, принимает учредитель организации.

    Причем в данной ситуации он может руководствоваться только своим желанием, поскольку внесение в штатное расписание определенной должности совершенно не обязывает руководителя заполнять эту вакансию и принимать сотрудника. То есть можно внести сколько угодно должностей, а принять на работу 2-3 человек.

    Но при этом необходимо учесть такой нюанс – в некоторых случаях требуется предоставить сведения о численности работников организации, которая указана в штатном расписании (например, для того чтобы компания могла находиться на упрощенной системе налогообложения, численность не должна превышать 100 человек).

    Работодатель имеет право по своему усмотрению вносить в штатное расписание новые должности и исключать старые. Исключение составляют бюджетные организации.

    Когда штатное расписание уже составлено и действует, изменения в него вносят на основании приказов, в которых прописано, какую должность необходимо включить (исключить) в штатное расписание и количество штатных единиц.

    Штатная расстановка

    Еще в кадровом делопроизводстве можно встретить такой документ, как штатная расстановка. Это документ, составленный на основании штатного расписания, только помимо должностей здесь еще указано и ФИО работника, который занимает ту или иную должность, либо указывается, что должность вакантна. Еще поясняется – как трудится работник: временно, постоянно, по совместительству и т.д.

    Также в штатной расстановке отсутствует информация о заработной плате.

    То есть штатная расстановка – это документ, который отражает данные о занятых и вакантных должностях и работниках, их занимающих на текущий момент.

    Инструкция по заполнению формы Т-3

    Сюда оно должно быть внесено полностью, без сокращений. Такой порядок установлен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Также в нем сделано уточнение, что если в учредительных документах есть сокращенное название компании, то оно может быть указано ниже полного наименования (или рядом в скобках).

    Вышеуказанный документ действует только до 01.07.2018 года, а затем в действие вступит ГОСТ Р 7.0.97-2016, но и в нем относительно наименования, как реквизита документа, содержится то же требование.

    Все приведенные правила в полной мере относятся и к индивидуальным предпринимателям.

    Данная колонка предполагает проставление конкретных цифр, причем оклад указывается за одну штатную единицу. Например, в штатном расписании 2 единицы бухгалтера, каждый из которых имеет оклад по 20 000 рублей. В этой колонке нужно указывать, не 40 000 (2*20 000), а только 20 000 рублей.

    Такая же цифра будет стоять, даже если штатная единица будет составлять всего 0,5 или 0,25. В случае, когда у работника нет оклада, здесь можно указать либо систему оплаты труда (сдельная, повременная), либо сослаться на конкретный документ, где определена система оплаты для этой должности (положение об оплате труда, коллективный договор).

    Здесь также предполагается проставление конкретной суммы. Но в большинстве случаев надбавки к зарплате выражаются в процентном соотношении, поэтому в названии этих колонок можно указать вид надбавки, а напротив каждой должности проставить процент.

    Таким образом можно указать все надбавки, увеличив при этом количество столбцов. Либо, наоборот, объединить все столбцы и сделать ссылку на локально-нормативный документ.

    Далее идут две подписи: кадровика и главного бухгалтера. Данные должностные лица делят между собой ответственность за информацию, содержащуюся в штатном расписании, – кадровик отвечает за достоверность наименования должностей и их количества, а главный бухгалтер за информацию об оплате труда.

    Образец заполнения штатного расписания

    Срок и место хранения штатного расписания

    Оригинал штатного расписания может храниться либо в отделе кадров, либо в бухгалтерии, в зависимости от корпоративной политики предприятия.

    После того, как издается новая редакция штатного расписания, старое отправляется на хранение.

    Согласно Перечню типовых управленческих документов штатное расписание необходимо хранить постоянно.

    Спасибо большое за понятное, доступное изложение. Самый лучший сайт!

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *