Как хранить кадровые документы

Законодательство обязывает всех работодателей обеспечивать хранение архивных документов, которые образуются в процессе их деятельности (п. 1 ст. 17 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Кроме того, обязанность организаций хранить документы закреплена в законах об акционерных обществах и ООО (ст. 50 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, ст. 89 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). К документам, обязательным для хранения, в частности, относятся:

ООО прописывает в уставе информацию о том, как у него будут храниться документы (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Акционерные общества хранят документы в порядке, установленном постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс. Правила хранения можно прописать во внутренних документах организации, например в Положении об архиве .

Кадровая служба организации, как правило, ответственна за хранение документов по личному составу.

Ситуация: какие документы относятся к документам по личному составу?

К документам по личному составу относятся архивные документы, которые отражают трудовые отношения сотрудника с работодателем (п. 3 ст. 3 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В частности, к ним относятся:

Практически все разновидности документов по личному составу приведены в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Сроки хранения

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу , указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Таковы требования статьи 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Так, Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Условия хранения

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Tребования к устройству таких хранилищ приведены в Правилах, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Единственное обязательное требование по хранению документов в акционерных обществах заключается в том, что организации должны хранить документы в запирающихся шкафах, обеспечивающих сохранность документов и предохраняющих документы от пыли и света (п. 3.6 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО особенности хранения должно прописать в своем уставе (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Ситуация: может ли коммерческая организация не создавать собственный архив ?

В пункте 2 статьи 13 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ сказано, что организации вправе (а не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Кроме того, организации вправе передавать свои документы на постоянное хранение в госархив (п. 4 ст. 18 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители (по мере устаревания прежних носителей). Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526.

С целью обеспечения эффективного хранения документов организация может создать свой собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ, п. 1.3–1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526). Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению (п. 4.11 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Cовет: приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе у организации могут быть проблемы с передачей таких «смешанных» дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте документам с разными сроками хранения различные номера. При помощи кодировки можно отделить приказы, которые нужно хранить 75 лет (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.), от приказов с пятилетним сроком хранения (о командировках и т. п.). Это облегчит их подшивку в разные дела.

Ситуация: можно ли выдавать сотрудникам по их запросам документы по личному составу?

Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными. Например, сформулировать такие правила можно так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только сотруднику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные сотрудники к документам по личному составу права доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку сотрудника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел».

Акционерные общества могут выдавать своим сотрудникам документы на срок, не превышающий месяца (п. 3.8 Положения, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс). ООО также могут закрепить в своих внутренних документах (в уставе и Положении об архиве) предельный срок, на который документы по личному составу могут выдаваться сотрудникам.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

Ситуация: куда направлять документы по личному составу после ликвидации организации?

Документы передавайте в государственный или муниципальный архив (п. 8, 10 ст. 23 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

Передаваемые в архив дела нужно систематизировать, пронумеровать и подшить. К документам, которые должны храниться постоянно или более 10 лет, составляется внутренняя опись. Передача дел в архив оформляется актом приема-передачи (разделы VI–VII Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Кадровый документооборот.

2.12. Организация текущего хранения кадровых документов.

Под текущим хранением понимается хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Рассмотрим порядок организации текущего хранения личных дел:

Личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;

Обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;

Текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;

Личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета и другие осуществляется, как правило, в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел указанные номера дел в соответствии с номенклатурой облегчат поиск документов.

В сейфе руководителя отдела кадров должны храниться трудовые книжки работников, печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.

Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г., организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами.

Документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на государственное хранение при реорганизации или ликвидации юридического лица.

Порядок и сроки хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках».

Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

Читайте также:  Выплата заработной платы директору

Приведем выписку из Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения, утвержденного приказом Росархива от 6 октября 2000 г., касающуюся некоторых кадровых документов:

Сроки хранения документов, приведенные в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г. (графа № 3), распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Все документы по личному составу должны обязательно сдаваться в архив организации.

Таблица сроков хранения кадровых документов

Срок хранения кадровых документов в организации — это от 1 года до 75 лет. Конкретный период устанавливается законодательством в зависимости от типа и социально-экономической важности документации.

Зачем архивировать кадровые документы

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

Сколько хранить документацию по кадрам

Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

Вид кадрового документа

Срок хранения, год

Основание для хранения

По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)

(75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)

На руководителей — постоянно.

На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **

Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*

Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Правила трудового распорядка

1 год после замены их новыми

Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Графики предоставления отпусков

Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Штатные расписания и изменения к ним

Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

3 года после замены новыми

Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)

Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)

5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**

Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

5 лет после возвращения из командировки.

Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*

Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558

О несчастных случаях на производстве

Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.

** Часть документов хранится постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Как правильно хранить кадровые документы

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

В ее компетенцию входят вопросы:

Утвержденная ЭПК номенклатура дел выглядит следующим образом.

Документация по кадрам, подлежащая архивированию, формируется в дела. Дела соответствуют утвержденной номенклатуре. Обложка каждого дела содержит:

Например, на деле с заголовком «Заявления работников» в разделе срок хранения заявлений работников в отделе кадров указано:

Обложка папки выглядит вот так:

Правила помещения документации в папку на хранение:

Дела сдаются в архив организации по сдаточной описи (Приложение 23 Приказа № 526 от 31.03.2015). Там их ставят на учет и размещают в хранилище.

Дела сроком хранения до 10 лет включительно в архив не сдают. По истечении периода их уничтожают (п. 4.2 Приказа № 526 от 31.03.2015).

Что делать, если срок не истек, но документ поврежден или испорчен

Кадровые акты, утраченные или испорченные, подлежат восстановлению:

Утраченные подлинники восстанавливаются в несколько этапов:

Например, срок хранения приказов по кадрам — 75 лет. Утраченные или испорченные приказы подлежат обязательному восстановлению. Дубликаты передаются в архив с указанием реквизитов акта ЭПЦ.

Что делать, когда срок истек

Все кадровые дела с истекшим сроком хранения уничтожаются по специальному регламенту:

Как накажут за нарушения

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Виды наказания ответственных лиц:

Сроки хранения кадровых документов

srok_hraneniya.jpg

Похожие публикации

Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Нормативная база

Хранение и оформление кадровых документов в РФ регламентируется такими нормативными актами:

Классификация кадровых документов

Основные виды кадровых документов можно разделить на две большие группы:

В зависимости от целевой принадлежности кадровая документация классифицируется следующим образом:

Помимо этого, документы кадрового учета различаются по типичным процедурам:

Существует и такая классификация кадровой документации:

Обязательные кадровые документы в организации перечислены в ТК РФ. Также к ним относятся формы первичной документации по учету труда и его оплаты, разработанные Госкомстатом.

Хранение документов по кадрам

Многие кадровые документы содержат персональные данные сотрудников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность – тогда вся ответственность ложится на руководителя. Все бумаги имеют разную степень значимости и для каждой из них установлены отдельные сроки хранения.

Юридическим лицам следует разработать положения, касающиеся сохранности документов по личному составу, и обеспечить для этого надлежащие условия. Для этих целей рекомендуется создать архив кадровых документов, его компетенцию надо урегулировать соответствующим положением. При этом следует руководствоваться Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. об организации архивов предприятий. Документы, подшитые в дела, должны находиться в специально оборудованных помещениях с оптимальным температурным режимом и достаточным количеством мест для хранения.

Организации имеют право не создавать у себя архивы для хранения бумаг, а передавать их на хранение в госархивы. Если правила хранения документации будут нарушены – руководству фирмы грозит административная ответственность и штраф в размере 300-500 руб. (ст. 13.20 КоАП РФ).

Сроки хранения

Сколько хранятся кадровые документы? В ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ указано, что сроки хранения архивных бумаг определяются перечнями документов, указанных в ст. 6 и 23 Закона №125-РФ, а также иными законами РФ.

В соответствии с новой редакцией ст. 22.1 Закона №125-ФЗ, сроки хранения документов будут зависеть от года, в котором они были составлены:

Указанные сроки не распространяются на документацию по личному составу, в отношении которой нормативными актами установлены иные сроки. При ликвидации субъекта экономической деятельности его документы по описи передаются правопреемнику, в государственный или муниципальный архив.

ИП и организации могут не хранить локальную документацию, составление которой не носит обязательный характер. К ней относятся различные положения (о персонале, о проведении аттестации, о структурных подразделениях).

Конкретные сроки хранения кадровых документов приведены далее:

Полный перечень сроков хранения приведен в Приказе Минкультуры РФ от 25.08.2010 г № 558.

Кадровая документация ИП

Кадровый документооборот индивидуального предпринимателя, нанимающего штат работников, практически ничем не отличается от документооборота организаций. Исключение составляют ИП, относящиеся к микропредприятиям. 3 июля 2016 года был принят закон № 348-ФЗ, дополнивший ТК РФ новой главой 48.1, в соответствии с которой, с 2017 года микропредприятия освобождаются от обязательной разработки внутренних нормативных актов, касающихся трудовых отношений – положений об оплате труда и премировании, правил трудового распорядка, графиков сменности и т.п. При найме работников достаточно заключать с ними договор, в котором будут прописаны все условия труда, оплаты и гарантии, обычно включаемые в локальные документы.

Рассмотрим, какие кадровые документы должны быть у ИП, ведущих деятельность на общих условиях. При оформлении сотрудников на работу им необходимо составлять:

Читайте также:  Договор мены земельного участка в 2021 году

ИП обязательно должен вести табель рабочего времени по каждому нанятому работнику. Образец его заполнения можно найти здесь.

Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.

Как оформить, хранить и уничтожить личное дело сотрудника

Правильное оформление личных дел работников имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики.

Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Обязательно ли вести личные дела работников?

Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.

Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.

Состав личного дела сотрудника в 2020-2021 годах

Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.

Обычно перечень документов в личном деле работника таков:

Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.

А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере, поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.

И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.

За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.

И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.

Формирование личного дела работника: образец 2020-2021

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  1. На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  2. Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  3. Каждый лист дела нумеруется.
  4. В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  5. Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

Дело готово к передаче в архив.

Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.

Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).

Итоги

Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.

Хранение кадровых документов

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает в себя:

  1. экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
  2. оформление дел;
  3. описание документов постоянного и долговременного хранения;
  4. обеспечение их сохранности;
  5. передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также для необходимого контроля за правильностью отнесения документов к различным видам и типам дел и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (так называемые ЭПК). Разрабатывается специализированное положение, в котором определяются функции данной комиссии, права и порядок ее работы.

Оформление дела – это целый комплекс работы по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление любого дела с момента его заверения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки дела к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого оно было заведено (открыто).

Оформление дела производится работниками службы делопроизводства.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Поэтому оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до десяти лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи27.

Здесь необходимо указать сроки хранения документов, которые устанавливаются экспертной комиссией. В соответствии с ее решениями дела, направляемые в архив, делятся на группы:

  1. постоянного хранения;
  2. долговременного хранения (свыше десяти лет);
  3. кратковременного хранения (до десяти лет включительно).

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. При этом передача дел осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Дела временного хранения на хранение в архив организации не передаются: они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Текущее и последующее хранение документов

В понятие «делопроизводство», кроме документирования информации и организации документооборота, входит также хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

В системе хранения кадровых документов можно выделить два вида, стадии хранения: текущее и последующее.

Хранение и использование документов с момента их создания и до передачи дела, в котором они сгруппированы, в архив называют текущим (оперативным). Текущее хранение дел осуществляется по месту их формирования. Текущее (оперативное) хранение также делится на два подвида:

  1. хранение документов в процессе их исполнения;
  2. хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На подпись», «На исполнение» и т. д. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел по ГОСТу Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»28.

Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98.

Термин «документы» употребляют в заголовках дел, содержащих документы по одному и тому же вопросу, но не связанных последовательностью его решения, или документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу. В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются основные виды документов.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел. Сразу отметим, что текущее хранение документов предполагает процедуру их формирования в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Текущее хранение документов означает их хранение в подлинниках. Поэтому в кадровых службах организаций все приказы хранятся в подлинниках. Копии приказов по личному составу: по приему на работу, поощрениям, взысканиям, увольнениям и т. д. дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников.

Порядок организации текущего хранения личных дел представляет собой следующие процедуры:

  1. личные дела в бумажном виде хранятся в папках, которые нумеруют по страницам и прошивают;
  2. обложки личных дел также нумеруют, им присваивают порядковый номер дела, соответствующий общему количеству дел;
  3. текущему хранению в отделе кадров организации подлежат личные дела только на работающих сотрудников. После увольнения сотрудника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на архивное хранение;
  4. личные дела уволенных сотрудников хранятся в архиве в алфавитном порядке.

Текущее хранение кадровых документов, картотек, книг учета осуществляется в помещениях кадровых служб организаций, которые должны быть оборудованы специальными шкафами или сейфами, запирающимися и опечатывающимися. Копии номенклатуры дел, размещенные на шкафах, а на корешках обложек дел – номера дел в соответствии с номенклатурой – облегчат поиск документов.

Дела располагаются на полках вертикально в последовательности, которая соответствует последовательности их расположения в номенклатуре. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре. Номенклатура дел прикрепляется на внутренней дверце шкафа.

Для быстрого поиска документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела – нужную папку с документами.

Эффективность организации текущего хранения документов в значительной степени предопределяется тем, насколько продумана номенклатура дел предприятия. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения составляется внутренняя опись.

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе руководителя отдела кадров, там же хранятся печати, штампы, бланки документов, ключи от шкафов (сейфов) для хранения документов.

Работникам кадровой службы не рекомендуется при любой продолжительности выхода из помещения оставлять какие-либо документы или служебные записи на рабочем столе, а также работающий компьютер. В конце рабочего дня работники кадровой службы должны поместить все массивы документов, находящихся в процессе их исполнения, в металлический шкаф, закрыть его и опечатать. Ключи от шкафов сдаются руководителю отдела кадров под роспись в соответствующем журнале.
Черновики и редакции документов, испорченные бланки в конце рабочего дня уничтожаются, для этого может применяться специальная бумагорезальная машина. Компьютеры в конце рабочего дня блокируются и отключаются от сети.

Технология хранения и учета кадровой документации предполагает обязательную роспись работников, подтверждающую получение на руки копий и выписок из них.

Основанием последующего (архивного) хранения документов является экспертиза их ценности, и далее следует: оформление дел, составление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и сдача дел в архив организации.

Читайте также:  Средняя зарплата в России по годам

Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.

В архивный фонд организации попадает лишь часть документов, он не включает в себя документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно). Архивный фонд организации состоит из документов долговременного хранения (свыше 10 лет) и постоянного хранения, включая документы по личному составу, которые имеют экономическое, социальное, политическое, культурное, историческое и иное значение. Передача дел в архив осуществляется по графику, утвержденному руководителем организации или работодателем. Документы должны приниматься на хранение преимущественно в виде подлинников, только при их отсутствии принимаются заверенные копии.

Организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях обычно архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.

При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и т. п. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах, как обычно бывает в небольших организациях при отсутствии архивов или во время ремонта.

Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

В целях обеспечения сохранности документов по личному составу увольняемых работников в результате реорганизации или ликвидации юридических лиц, а также социальной защищенности граждан, учредителям вновь образующихся коммерческих и некоммерческих организаций можно рекомендовать включать в свои учредительные документы правила учета и сохранности документов по личному составу, а также своевременной передаче их на хранение в архив при реорганизации или ликвидации организации.

В последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание подобных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Создавать такие электронные хранилища документов лучше только в тех организациях, в которых не эксплуатируются системы автоматизации документационного обеспечения управления, а их внедрение не планируется. В своем большинстве системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

Передача документов в архив

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше десяти лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

Срок хранения документов по личному составу составляет семьдесят пять лет. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22. 10. 2004 № 125-ФЗ (в ред. от 13. 05. 2008) «Об архивном деле в Российской Федерации» в течение именно этого срока любая организация обязана обеспечивать сохранность документов. Но в нашей стране далеко не все организации и компании имеют надлежащие условия для хранения, учета и использования дел в соответствии с действующими нормативами и правилами.

Именно поэтому и в соответствии с пунктом 3 статьи 15 вышеназванного нами закона архивным учреждениям предоставлено право оказывать организациям платные услуги, в том числе и по вопросам обеспечения сохранности документов, их учету и использованию, так как архивные учреждения располагаются в специально построенных зданиях, в которых созданы оптимальные условия, соблюдаются нормативные режимы и правильное хранение документов, которое исключает их утрату и обеспечивает поддержание их в должном физическом состоянии.

Передача документов в архив происходит на основании договора или соглашения. Предметом подобного договора (соглашения) является взаимодействие сторон по подготовке дел к передаче на государственное (муниципальное) хранение, в том числе на стадии делопроизводства (к примеру, составление номенклатуры дел), организации хранения, учета и использования архивных документов организации – собственника документов.

В качестве обязательства по подобному договору или соглашению архив принимает на себя на безвозмездной основе:

  1. обеспечение сохранности документов организации;
  2. исполнение запросов граждан о трудовом стаже для перерасчета пенсий по документам, хранящимся в архиве (государственном или муниципальном);
  3. выдачу организации – фондообразователю дел во временное пользование, в том числе и для работы в читальном зале архива.

А уже на договорной основе, возмездно, архив может осуществлять:

  1. прием дел долговременного хранения по личному составу, документов временного и депозитарного хранения;
  2. проведение экспертизы ценности документов, комплекса работ по упорядочению документов по личному составу, подлежащих долговременному хранению;
  3. оказание помощи организации (консультаций и т. п.) в совершенствовании организации работы с документами;
  4. отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения;
  5. изготовление копий документов и мн. др.

Стоимость вышеперечисленных архивных работ, указанных в договоре, определяется на основании договорных цен на работы и услуги, выполняемые архивами, в соответствии с прейскурантами цен, зарегистрированными в установленном порядке.

Также на каждый отдельный вид архивных работ (услуг) может составляться индивидуальный договор. Объем работ и их стоимость необходимо определять на основании приложенных к договору расчетов.

Перед передачей документов в архив, описи на данные документы должны быть согласованы с тем архивным учреждением, в который предполагается передача документов.

Прием документов на временное и депозитарное хранение оформляется актом приема-передачи по установленной форме.

Если при передаче дел в архив обнаружено отсутствие каких-либо дел, числящихся в описи, то их номера оговариваются в акте приема-передачи документов, а в прилагаемой к акту справке излагаются причины их отсутствия.

Перед передачей документов на хранение в архивные учреждения их представители проверяют правильность оформления дел и их описания. В случае некачественно проведенной работы по оформлению и описанию дел, несоответствия ее требованиям Основных правил работы архивов организаций и других нормативно-методических пособий по архивному делу и делопроизводству необходимо устранить отмеченные недостатки. Проводится проверка физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов их физического состояния (разрыва листов, размывки текста документов) составляется акт произвольной формы, в котором указываются соответствующие номера дел и листов. В случае заражения документов грибком и т. п. работники архивов вправе не принимать их на хранение. Данные документы подлежат специальной обработке.

Либерман Карина
Источник: Российский бухгалтер

Организация архивного хранения кадровых документов

Документы компании даже после завершения срока действия должны быть в свободном доступе. JCat.Работа объяснит, как правильно организовать их архивное хранение на предприятии.

Работа любой компании отражается на бумаге: в приказах, распоряжениях, личных делах, письмах, заявлениях и других официальных документах. У каждого из них есть определенное время действия, которое прописано в Приказе Росархива №236. Кроме того, у них есть сроки хранения — период, в течение которого документ не может быть уничтожен. В этом случае официальные бумаги отправляются в архив, в котором база официальных бумаг должна быть правильно организована и доступна.

  1. Цель хранения документов
  2. С чего начать организацию архива?
  3. Как долго хранить документы?
  4. Этапы архивирования документов
  5. Как оборудовать архив?
  6. Хранение электронных документов

Цель хранения документов

Несмотря на то, что многие бумаги быстро теряют актуальность, их обязательно нужно сберегать: единые правила хранения архивных документов распространяется на все организации, которые ведут свою деятельность на территории РФ. Хранить при этом нужно как кадровую, так и другие виды документации (хозяйственную и бухгалтерскую).

Выделяют три вида хранения документов:

Причин хранить документы, которые уже не используются в работе компании, достаточно много. Так, организация архивного хранения документов необходима:

И, конечно, одна из главных целей правильного архивного хранения — избежание санкций, предусмотренных статьей 13.20 КоАП РФ.

С чего начать организацию архива?

В первую очередь руководителю важно решить, кто будет заниматься этим вопросом. Для сохранения документов можно создать специальное подразделение в компании или нанять стороннюю фирму, которая обеспечит качественные услуги архивного хранения документов. Все подробности организации архивирования расписаны в Приказе Росархива №24 от 02.03.2020.

Первый вопрос, который возникает у руководителей компании: где хранить архивные документы? Организация архивного хранения документов зависит от формы собственности компании:

Если решение было принято в пользу организации архива непосредственно на территории предприятия, нужно выбрать место для нового структурного подразделения. Затем руководитель назначает сотрудников, ответственных за хранение каждой информационной группы документов.

Как долго хранить документы?

Второй важный вопрос касается времени, в течение которого нельзя уничтожать архивные бумаги организации. Ответ на него зависит от требований нормативно-правовых актов и политики делопроизводства самой компании. Период хранения определяется для каждого вида документа в отдельности.

Минимальный срок пребывания бумаг в архиве при этом составляет 5 лет, а максимального не существует: хранение некоторых документов официально не ограничено во времени. Чтобы соблюдать все требования актуального законодательства РФ, необходимо подробно изучить Приказ Росархива №236 от 20.12.2019, в котором указаны сроки сбережения документов.

Этапы архивирования документов

Во время передачи бумаг на хранение сотрудники архива составляют подробное описание документов, фиксируют дату их изъятия, а также определяют время окончания хранения. Подкрепляется эта информация ссылкой на соответствующий закон — основание для принятых решений.

Сроки нахождения каждого документа в архиве также записывают в специальный журнал, а рядом обязательно указывают основание — соответствующий пункт Приказа Росархива №236 от 20.12.2019.

После завершения периода хранения документов ответственный сотрудник компании составляет акт о ликвидации бумаг и утилизирует их.

Как оборудовать архив?

Архив должен представлять собой специальное помещение, оборудованное по Правилам Росархива от 06.02.2002.

Среди основных требований, которые предъявляются к хранилищу бумаг, нужно выделить:

Если площадь архивного помещения позволяет, его нужно разделить на такие зоны:

Важно, чтобы непосредственно архивохранилище было просторным. Его необходимо зонировать для удобного расположения стеллажей, каталожных полок, архивных коробов.

Для хранения особо ценных документов и бумаг с секретной информацией нужно продумать безопасные места — металлические шкафы с сейфовыми замками.

Хранение электронных документов

В современных условиях рабочие процессы организаций постоянно модернизируются. Документооборот компаний тоже изменяется — переходит в электронный режим. Соответственно, разрабатываются новые требования к хранению документов.

В таком случае сведения хранятся на физических носителях, которые должны обеспечивать:

Кроме того, в обязанности сотрудников входит контроль за актуальностью носителей информации: в случае необходимости их нужно заменять на более новые, а информацию — конвертировать в современные форматы.

Правила хранения архивных документов периодически обновляются, поэтому важно следить за соблюдением требований к организации архива в компании. Только соблюдение всех условий хранения обеспечивает сохранность не только важной информации, но и репутации фирмы.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *