Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Любая бумага имеет свой срок хранения. В архивных организациях и компаниях с продолжительной историей существования может пригодиться акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В нем прописываются важные моменты, необходимые для соблюдения всей процедуры по уничтожению макулатуры.

Причем в архив передаются только те документы, которые не подлежат уничтожению в 10-летний отрезок времени. Все иные сдаются в центральный архив организации (при наличии такового). Но оттуда бумаги с истекшим сроком хранения тоже нужно время от времени ликвидировать, так как даже 75-летнее хранение не означает вечное.

Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специально созванная комиссия.

Законы

Федеральный закон №125-ФЗ от 22 октября 2004 года предусматривает время содержания каждого вида официальной бумаги. Он описывает архивную деятельность в целом. Также Перечни утверждены:

Принципиально важные пункты

Акт в подавляющем большинстве случаев является приложением к какому-либо основному документу. Об этом должна присутствовать пометка в правом верхнем углу. Для удобства утверждения прямо под ссылкой расположено место для подписи руководителя (с должностью и расшифровкой) и даты.

Что содержится в первой части акта

Обязательно в верхнем разделе акта должны быть указаны следующие данные:


Для оптимизации пространства остальная информация оформлена в виде таблицы. Графы ее обязательны для заполнения и имеют следующие наименования:


Каждая из граф информативна если не для филиала организации, то для ее архива. После таблицы подводятся ее итоги. Отдельная графа выделена под описание итогового количества единиц хранения, описанных в таблице. Эти данные представляются цифрами и прописью.

Также указываются годы выпуска подлежащих уничтожению документов, согласована ли указанная информация с архивом. Если да, то с каким именно (заполняется номер и дата протокола этого согласования).

Подпись на акте ставит лицо, ответственное за экспертизу ценности бумаг. Расшифровка подписи и дата – обязательны. Но на этом акт не заканчивается. Вторая его часть посвящена непосредственно утилизации документов в качестве макулатуры.

Чему посвящена вторая часть

Вторая часть описывает:

Причем правый верхний угол продолжения документа должен содержать ссылку на номер приложения, которым является акт.

Сроки

Стоит иметь в виду, что каждый экземпляр того или иного документа имеет свой «срок годности». Что касается всех первичных документов, то минимальный срок их хранения составляет 4 года. Если же это бухгалтерские бумаги (или имеющие к ним отношение), то они не подлежат уничтожению все 5 лет.

Всего существует 12 разделов документации. Срок «жизни» документов из каждого из них регулируется своей законодательной базой. Более того, один закон или перечень иногда противоречит другому. Правило здесь одно: чем дольше – тем лучше. С особой же тщательностью подходят к хранению кадровых бумаг.

Важный момент! Если производство связано с влиянием негативных факторов, ведется работа в трудных условиях, то автоматически вся первичная документация относительно работников сохраняется не менее 75 лет.

Все кадровые бумаги классифицированы по сроку хранения:

Проверка налоговой службы при этом – необходимый этап для официальной процедуры изъятия документов. Без нее такие действия не считаются законными.

Исключение из правил – государственные структуры. Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры.

Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг. Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.

Акт на уничтожение документов

Тип документа: Акт

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 33,5 кб

Уничтожение документов проводится в соответствии с правилами делопроизводства и положениями закона «Об архивной деятельности в Российской Федерации».

Этими двумя нормативными актами устанавливаются сроки хранения документов на предприятиях и в организациях, порядок их уничтожения и правила составления Акта об уничтожении документов.

Виды документов

Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние. Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.

Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.

Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов. Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:

Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы. Так, составляются:

  1. перечень документов и дел постоянного хранения;
  2. перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
  3. перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.

Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению.

Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации.

Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.

Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и оформляется Актом об уничтожении документов.

Процедура уничтожения и составление акта

Просто выбросить в мусорный контейнер ненужные документы не получится. Они должны быть действительно уничтожены. Способ уничтожения выбирается самостоятельно. Это может быть:

  1. сожжение;
  2. измельчение с последующим выбрасыванием в мусоросборники;
  3. измельчение со сдачей в макулатуру;
  4. заключение договора с предприятием, специализирующимся на утилизации документов. В этом случае документы сдаются в их первозданном виде как макулатура. Сам факт сдачи на утилизацию оформляется договором и актом о сдаче-приеме.

Комиссия, уничтожившая или сдавшая документы утилизатору, составляет Акт об уничтожении. Правила делопроизводства не дают обязательной схемы составления акта, а значит, он составляется в произвольной форме, с использованием обязательных для любого документа компонентов:

Акт на уничтожение документов является внутренним актом предприятия, поэтому заверять его печатью нет смысла. Будет достаточно его апробации (визирования) руководителем предприятия или организации.

Акт подлежит хранению в оперативном доступе в течение двух лет. Поскольку Акт — это тоже документ, то по прошествии двух лет следующая экспертная комиссия определит его дальнейшую судьбу — подлежит ли он уничтожению или будет сдан в архив.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Как правило, уничтожение документов носит довольно регулярный характер, поскольку каждый год компании накапливают огромный объем бумажной документации и соответственно каждый год появляются бумаги, подлежащие уничтожению.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Кто занимается утилизацией документов

Для уничтожения документов создается специальная комиссия, в состав которой должно входить не менее двух человек. Обычно это сотрудники разных структурных подразделений предприятия, в том числе и того отдела, документы которого подлежат утилизации. Подписи каждого из них должны стоять на акте об уничтожении бумаг.

При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.

Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.

Порядок проведения процедуры

Как уже было сказано выше, перед тем, как перейти непосредственно к процессу уничтожения бумаг, специальным приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая отвечает за всю процедуру проведения утилизации от начала и до конца.

Первым делом члены комиссии проводят экспертную оценку накопившейся документации. Цель ее – убедиться в том, что утилизируемые документы не имеют ценности для предприятия, не содержат никакой важной и актуальной информации, а также имеют завершёный срок хранения.

Читайте также:  Cколько длится приватизация квартиры

Затем составляется специальный акт, куда вносится перечень подлежащих утилизации документов и только после этого можно приступать непосредственно к процедуре. После того, как она будет успешно завершена, акт об утилизации визируется комиссией.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

  • Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
  • В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
  • Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

    Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

    Инструкция по заполнению акта

    1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
    2. В основную часть акта вписывают
      • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
      • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
      • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

    Хранение акта

    После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

    Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

    akt_unichtozheniya_dokumentov_s_istekshim_srokom_hraneniya.jpg

    Похожие публикации

    В процессе осуществления деятельности у любого субъекта хозяйствования неизбежно накапливается различная служебная документация. Когда истекает архивный срок хранения такой документации, и она теряет свою актуальность, ее необходимо уничтожить. Данная процедура осложняется тем, что просто утилизировать документы не получится. Необходимо назначить экспертную комиссию и оформить специальный документ – акт уничтожения документов, образец которого вы найдете в этой статье.

    В каких случаях необходим акт на уничтожение документов

    Акт об уничтожении документов необходимо составлять, если организацией принято решение избавиться от накопленных за годы работы бумаг. Это может быть кадровая, бухгалтерская и иная документация. При этом не имеет значения, на каком носителе оформлены документы – на бумаге или в электронном формате.

    Уничтожению подлежат документы:

    Сроки хранения документов и необходимость оформления акта регламентируется:

    Процедура уничтожения документации

    Порядок уничтожения документов с прошедшим сроком хранения включает несколько этапов:

    В законе отсутствует четкое требование относительно того, каким способом следует уничтожать документацию. Можно поручить уничтожение бумаг сотрудникам организации (например, путем измельчения уничтожителем бумаг) или обратиться для этого в специальную фирму. Запрещено выбрасывать такие документы в общие мусорные корзины и контейнеры.

    Форма актов

    Акт о выделении документации к уничтожению

    Акт о выделении документации к уничтожению обычно составляют по форме, приведенной в Приложении № 21 к Приказу Минкультуры России № 526. Также каждая организация имеет право оформлять данный акт по самостоятельно разработанному шаблону, не используя при этом унифицированную форму.

    Если акт составляется в свободной форме, в нем обязательно нужно прописать следующие сведения:

    Акт акт выделения документации к уничтожению по унифицированной форме состоит из нескольких разделов:

    При составлении актов уничтожения документов сроки хранения сверяют с перечнем, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень вступил в силу с 18 февраля 2020 года.

    akt_o_vydelenii_k_unichtozheniyu.jpg

    Акт об уничтожении

    Акт об уничтожении документов не имеет унифицированного образца, его оформляют в свободной форме по факту уничтожения отобранных документов.

    В документе указывают сведения об организации и составе комиссии. Далее вносят следующую информацию:

    Документ подписывают все члены комиссии и руководитель.

    Перечень уничтоженных документов можно оформить приложением к акту в виде описи, если их список слишком велик.

    Общие рекомендации по составлению актов

    При составлении актов уничтожения документов с истекшим сроком хранения необходимо придерживаться определенных правил:

    Составленные акты передают на утверждение руководителю организации, а затем их сдают на хранение в архив. В случае возникновения конфликтных ситуаций и разбирательств с контролирующими органами эти акты можно использовать в качестве доказательств. Срок хранения актов не ограничен и считается постоянным.

    Образец акта уничтожения документов, представленный ниже, можно взять за основу при составлении аналогичных документов для своей организации.

    Акт об уничтожении документов

    Скачать Акт об уничтожении документов
    Скачать образец 02

    Бесплатная горячая линия
    (Москва и регионы РФ)

    Бесплатная помощь юриста в заполнении акта

    Для всех документов, оформляемых в организациях, есть определенные сроки хранения. Когда срок истечет, компания может передать документацию в архив, либо уничтожить ее в присутствии комиссии и с оформлением акта. Процесс уничтожения документов сопровождается защитой информации и персональных данных, перепроверкой истечения сроков хранения. Акт по итогам процедуры подписывается всеми членам комиссии, утверждается руководителем.

    Что такое акт об уничтожении документов

    Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.

    Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации. Обычно планы по уничтожению документации готовят структурные подразделения в пределах своей компетенции. Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.

    Когда необходимо оформить акт на уничтожение документов

    После уничтожения документов этот факт подтверждается комиссионным актом. Уничтожение может потребоваться в следующих случаях:

    1. после истечения сроков хранения документации;
    2. при ликвидации организации, если закон не обязывает ее сдавать документы в архив;
    3. после перевода документации в электронный формат, если хранение письменных бланков не требуется.

    Специальным случаем является уничтожение поврежденных или ошибочно оформленных форм и справок. Если для них выпускались типографские бланки строгого образца, в акте будут переписаны номера и серии каждого из них. В этом случае акт будет использовать как отчетный документ.

    Особенности процедуры уничтожения документов

    Организация может сама определить порядок уничтожения своей документации. Однако для государственных и муниципальных структур эти правила утверждены нормативными актами, стандартами ГОСТ. Вот основные нюансы, по которым проводится процедура:

    1. на предприятии может быть создана постоянно действующая комиссия по уничтожению, либо она будет создана по мере необходимости;
    2. для бюджетных учреждений в состав комиссий могут входить сотрудники вышестоящих организаций;
    3. организация может разрабатывать календарные планы по уничтожению документации (например, 1 раз в год, чаще или реже);
    4. в состав комиссии обязательно включаются лица, ответственные за ведение и хранение документации (например, сотрудники делопроизводства или кадровой службы).
    Читайте также:  Как заполнить разд. 9 с Приложением декларации по НДС

    Важно правильно определить срок, по истечении которого можно приступать к уничтожению. Если сделать это раньше времени, виновные лица будут привлечены к административной или уголовной ответственности. Также наказание может грозит за разглашение конфиденциальных и персональных данных, сведений государственной и коммерческой тайны.

    Уничтожение может осуществляться собственными силами предприятия, либо по договору со специализированной компанией. В первом случае может использовать сжигание, разрезание шредерами или другими техническими средствами. Способ уничтожения будет указан в акте. Если работа поручается сторонней организации, обычно применяются промышленные методы.

    Алгоритм действий при уничтожении документации предприятия заключается в следующем:

    1. издается приказ о проведении процедуры, с указанием сроков, состава комиссии и перечня документации;
    2. каждый документ осматривается комиссионно, заносится в специальный реестр;
    3. обязательно указывается причина, по которой документ подлежит уничтожению (например, ввиду истечения сроков хранения);
    4. после завершения процедура акт со всеми приложениями подписывают члены комиссии.

    Чтобы акт вступил в силу, его должен утвердить руководитель. После этого процедура считается завершенной.

    Оптимальным вариантом является оцифровка письменных бланков перед их уничтожением. Даже если у письменного документа истек нормативный срок хранения, он все равно может потребоваться для каких-либо нужд. Если перевод в электронный формат осуществлялся комиссией, спорных ситуаций можно избежать.

    Образец и содержание акта

    Единый образец акта об уничтожении документов не утвержден на законодательном уровне. Организация может сама разработать форму, скачать типовой шаблон из интернета. Для бюджетных учреждений образцы актов могут утверждаться ведомственными нормами.

    В содержании акта должны быть указаны следующие данные:

    1. дата и номер (если в организации ведется нумерация актов);
    2. состав комиссии с указанием ФИО, должностей;
    3. основания для проведения процедуры (например, реквизиты приказа руководителя);
    4. сроки уничтожения (например, если процедуры проводится в течение нескольких дней);
    5. реестр документации, которая была уничтожена в присутствии комиссии (указывается тип документа, количество страниц);
    6. способ уничтожения, реквизиты договора со сторонней организацией (если она привлекалась);
    7. подписи всех членов комиссии.

    На акте ставится отметка об утверждении руководителем. По мере необходимости, на бланке проставляется печать предприятия. По итогам уничтожения определяется лицо, которое будет хранить акты.

    Срок хранения акта

    Стандартный срок хранения актов об уничтожении документов составляет 5 лет. Для государственных и муниципальных учреждений этот срок может быть больше. Хранение актов необходимо, чтобы избежать спорных и конфликтных ситуациях об отсутствии документации. Например, если инспекторы надзорных органов потребуют документы, актом можно подтвердить факт их уничтожения.

    Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел

    Отзывов:Просмотров:2995
    Голосов:Обновлено:н/п

    Оставить комментарий к документу

    Здесь вы можете оставить комментарий к документу «Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел», а также задать вопросы, связанные с ним.

    Если вы хотите оставить комментарий с оценкой, то вам необходимо оценить документ вверху страницы

    Комментарии к документу «Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел»

    Найденые документы по теме &laquoформа акта о выделении документов на уничтожение в 2018 г»

    Похожие документы

    Комментарий к оценке

    Спасибо, ваша оценка учтена.
    Также вы можете оставить комментарий к своей оценке.

    Образец документа полезен?

    Запомните всего 2 слова:

    Договор-Юрист

    Он Вам ещё пригодится!

    Вы оценили ответ положительно

    Также вы можете оставить письменный отзыв о юристе

    Договор-Юрист
    — это юристы, кодексы и бланки
    Типовые договоры
    Юристы Южно-Сахалинска

    Кодексы РФ
    Активные юристы

    Лучшие юристы

    Обновления кодексов
    Ответы юристов
    Информация
    Документы
    О разделе «Образцы договоров»

    Сайт Договор-Юрист.Ру предоставляет возможность найти и скачать бесплатно бланки или заполненные образцы договоров, заявлений, протоколов, решений и уставов. Документ «Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел» предоставлен для вас в разных форматах: онлайн-версия, DOC, PDF, RTF, ODT, XLS и др.

    Однако вы должны помнить, что это всего лишь образец документа «Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел» и нуждается в юридически грамотном доведении бланка под нужды физического или юридического лица. И помните: Любые деловые отношения должны быть закреплены договором – никаких устных договорённостей. Бумага и подпись – лучшее доказательство ваших намерений.

    Копирование материалов с сайта «Договор-Юрист. Ру» возможно только с разрешения администрации сайта и с индексируемой ссылкой на источник.

    Под «бесплатными юридическими консультациями» подразумеваются ответы на типовые вопросы, справочная информация по статьям кодексов и законов

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

    Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

    Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

    Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

    Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

    ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

    В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

    Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

    Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

    Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

    Читайте также:  Выселение в зимний период времени

    О том, какими могут быть сроки хранения документов, читайте в статье «Срок хранения бухгалтерских документов в организации».

    Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

    Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

    В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

    Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

    Как составить акт на уничтожение документов

    До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

    В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

    Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

    Как не ошибиться с датой акта

    Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

    При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

    Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

    В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

    В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

    Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

    Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

    На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

    Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

    Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?».

    То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

    Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

    Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

    Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

    Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

    Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

    Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

    Оформляем факт уничтожения документов

    Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

    Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

    Образец акта об уничтожении документов разработали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к К+ и переходите к образцу.

    Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

    Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

    ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб.

    Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

    Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

    В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

    В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

    В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

    Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

    Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

    О том, как уничтожают печати, читайте в статье «Порядок списания и уничтожения печатей (нюансы)».

    Итоги

    Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

    Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *