Приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Форма Т-9 используется в качестве стандартного бланка, для приказа на отправление сотрудника в поездку по служебной необходимости, проще говоря – в командировку. Основная информация, которая должна содержаться в этом документе: дата заполнения, личные данные сотрудника, место назначения (должно отличаться от постоянного места работы командировочного) и цель поездки. Подписывается форма Т-9 руководителем организации и тем сотрудником, который отправляется в командировку.

Скачать приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9

Кто составляет приказ на командировку

Форму Т-9 должен заполнять либо специалист кадрового отдела, либо бухгалтер предприятия. Но для этого у них должно быть соответствующее распоряжение руководителя организации.

Особенности заполнения

Форма Т-9 предназначена для заполнения только на тех работников организации, которые большую часть времени находятся на основном месте работы. Для тех сотрудников, в чей функционал входят постоянные разъезды (например, водители), приказы на командировку писать не нужно.

Следует учесть, что предварительного согласия на командировку у сотрудников спрашивать не нужно – руководство имеет право отправить в служебную поездку любого работника на свое усмотрение.

Исключения составляют те, кто имеет детей до трехлетнего возраста, а также матери и отцы-одиночки – эти категории работников могут быть отправлены в командировку только с предварительного согласия.

Заполнение приказа по форме Т-9

Часть 1

Условно форму Т-9 можно поделить на 3 части. Первое, что нужно указать в приказе на командировку: наименование компании с указанием ее организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО). Затем в приказ вписывается код ОКПО (берется он из правоустанавливающих документов), номер приказа по внутреннему документообороту, а также дата его заполнения.

Часть 2

Вторая часть данного документа включает в себя основные сведения. Здесь необходимо вписать личную информацию о сотруднике: ФИО (полностью), его табельный номер, должность и структурное подразделение (отдел), к которому он относится. Далее пишется место назначения (страна и город), срок командировки (в календарных днях) с указанием даты ее начала и окончания.

Обращайте внимание на подсчёт дней

При оформлении формы Т-9 важно правильно подсчитать командировочные дни – поездка должна быть рассчитана со дня отъезда на день приезда. То есть, в том случае, если по проездному документу время отправления 23:45, этот день необходимо включить в срок командировки (то же самое касается дня приезда). Если командировочный приезжает ночью в 00:05 – этот день также должен быть включен в поездку.

Часть 3

В третьем разделе нужно обозначить цель командировки и обязательно прописать за чей счет она будет оплачена.

Цели поездки можно условно поделить на два вида.

Общие цели:

Узконаправленные цели

Чуть ниже после строк о целях и оплаты поездки нужно внести ссылку на документ, который послужил основанием для командировки. После того, как приказ оформлен по всем правилам, его нужно предоставить на подпись директору организации. В самую последнюю очередь форму Т-9 о командировке должен подписать и сам сотрудник, направляемый в служебную поездку. Напротив его подписи ставится дата создания приказа.

Нужна ли печать на форме Т-9

Как свидетельствует ГОСТ «Унифицированная система документации» печать на приказе на командировку ставить не нужно, поскольку данный документ относится к внутренней документации предприятия и заверять его подлинность нет необходимости.

Подтверждение командировочных расходов

При возвращении из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию организации все документы, подтверждающие его затраты. Это могут быть:

На основании этих чеков и квитанций нужно будет либо вернуть часть полученных авансом командировочных либо получить компенсацию за израсходованные сверх аванса средства.

Что будет если отправить сотрудника в командировку без приказа

В этом случае возможны следующие последствия:

Приказ о командировке

Приказ о командировке — это документ, которым работодатель оформляет направление сотрудника исполнять свои служебные обязанности в другую местность. Распоряжением фиксируют, куда, зачем и на какой срок отправляется работник.

Нормативная база

Общие сведения

Порядок, регламентирующий деловые поездки, изложен в Положении, утвержденном Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749.

Приказ, или унифицированная форма Т-9, является основным документом учета направления работников в командировки. Скачать бланк приказа о направлении в командировку (образец 2020 года) можно по ссылке ниже.

Бланк унифицированной формы Т-9

Основание для издания приказа о направлении работника в командировку

Приказ о командировке сотрудника (форма Т-9) заполняется на основании служебного задания (форма Т-10а) или на основании иного документа (служебная или докладная записка), в котором изложены место (организация и ее местонахождение), сроки командирования (начало и окончание), определены цели и задачи, которые надо решить в процессе командировки.

Необходимо отметить, что Положение, утвержденное Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 (в редакции от 29.12.2014), не содержит требований об обязательности оформления служебного задания.

Бланк служебного задания (форма Т-10а)

Алгоритм заполнения формы Т-9

Заполняем шапку документа, где указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

В полях «Номер документа» и «Дата составления» проставляем порядковый номер и текущую дату.

Далее указываем в родительном падеже фамилию, имя и отчество командируемого работника и его табельный номер.

Ниже пишем наименование структурного подразделения и должность сотрудника.

Указываем место назначения: наименование организации, в которую отправляем работника, и ее географическое расположение.

Заполняем общее количество календарных дней командировки, включая время в пути туда и обратно, и соответствующие даты — они указаны в служебном задании или в проездных билетах.

Ниже кратко, но емко формулируем цель поездки.

Указываем, за чей счет осуществляется командирование (не совсем понятно, зачем эта графа нужна, но раз уж есть, придется заполнить).

Пишем наименование и реквизиты документа, на основании которого мы подготовили приказ.

После заполнения всех необходимых полей прикладываем к проекту распоряжения основание, послужившее его изданием, и идем к руководству на утверждение.

После утверждения знакомим работника с приказом, вручаем ему копию и ждем его возвращения.

Образец заполненного приказа о командировании сотрудника

В связи с тем, что в форме бланка отсутствуют какие-либо поля, связанные с начислениями денежных средств командируемому, копию приказа необходимо сразу же направить в бухгалтерию, чтобы работник не оказался в своей деловой поездке без денег и без жилья.

Командировка директора

Командировка директора оформляется тоже с помощью стандартной формы бланка Т-9. Заполняя его, следует использовать стандартный образец заполнения приказа о командировке сотрудника 2020.

На время отсутствия директора его обязанности возлагаются на другого сотрудника, поэтому вдобавок к стандартной форме Т-9 издается распоряжение в свободной форме о временном возложении обязанностей директора на конкретное лицо.

Образец распоряжения о временном исполнении обязанностей директора

Если директор часто ездит в командировки или по другим причинам регулярно отсутствует на своем рабочем месте, целесообразно издать один локальный нормативный акт, в тексте которого написано, что на период временного отсутствия директора (без указания причин) его обязанности исполняет, например, его заместитель или любое другое лицо.

Приказ на командировку – образец в 2021 году

Как оформить командировку в 2021 году

Еще в 2015 году в порядке оформления служебных поездок (командировок) произошли существенные изменения, выразившиеся в отмене обязанностей:

Принятие решения о командировании работника по-прежнему остается за его руководителем, который определяет место, цель и сроки поездки (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

По возвращении из командировки работник так же, как и прежде, должен составить авансовый отчет, приложив к нему все необходимые документы, подтверждающие его расходы в поездке. По датам документов на проезд будет установлена фактическая продолжительность пребывания в командировке (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, в настоящее время порядок оформления командировок определяется составлением всего 2 обязательных документов:

О том, по каким правилам оформляется этот отчет, читайте здесь.

Как правильно оплатить работнику дни в командировке, подробно разъяснено в КонсультантПлюс. Это только малая часть того, что вы узнаете, получив бесплатный пробный доступ к К+ и посмотрев Готовое решение.

Распоряжение о направлении работника в поездку

Распоряжение руководителя должно быть оформлено письменно (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749), и сделать это можно в виде любого документа, форма которого принята у работодателя. Обычно в таком случае издается приказ на командировку. До 2013 года он имел обязательную форму Т-9, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Поскольку форма Т-9 полностью отвечает всем требованиям, предъявляемым к документу, который необходимо оформить в качестве распоряжения о направлении в командировку, большинство работодателей продолжает использовать ее и сейчас. Также можно взять эту форму за образец приказа о направлении в командировку при самостоятельной его разработке. Форма Т-9 содержит следующие необходимые для заполнения поля:

Об учете затрат на командировки читайте в этом материале.

Читайте также:  Нормы провоза алкоголя через границу России

Чтобы оформить приказ о направлении в командировку группы работников, можно воспользоваться утвержденной этим же постановлением Госкомстата формой Т-9а, в которой для каждого из работников есть возможность отдельно указать место, цель, сроки поездки и источник оплаты.

Приказ на командировку в 2021 году: образец для скачивания по форме Т-9

Образец приказа на командировку в 2021 году, оформленный на бланке формы Т-9, можно увидеть на нашем сайте.

Сведения об издаваемых распоряжениях по направлению в командировку учитывают в специальных журналах. Их наличие позволяет без труда получить необходимую информацию об имевшей когда-либо место командировке. Законодательно форма подобного регистра не установлена. Он может быть, например, таким:

Итоги

На текущий момент времени для направления работника в командировку достаточно оформить распоряжение руководителя. В качестве образца приказа о командировке работников можно использовать бланк унифицированной формы Т-9.

Как составить приказ о направлении работника в командировку

Приказ-распоряжение о направлении работника в командировку — это официальный документ, который издают, когда сотрудник едет исполнять трудовые обязанности в другой населенный пункт. При составлении необходимо указать, куда и с какой целью отправляется человек.

Когда нужен приказ

На основании ст. 166 ТК РФ работодатель вправе отправить трудящегося на любой должности выполнять служебные задания в другую местность. Такая поездка считается служебной командировкой. В соответствии с постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 направление в служебную командировку оформляют приказом. В нем следует указать, кто, на какой срок и с какой целью уезжает и где обязан выполнять трудовые обязанности. На сотрудника, у которого разъездной характер работы, распоряжение о командировке издавать не надо.

Работодателям следует помнить, что беспрепятственно командировать разрешено не каждого сотрудника. Трудовой кодекс дает некоторые преимущества определенным категориям трудящихся, а именно:

Издание распоряжения на поездку таких сотрудников в суде рассмотрят как нарушение их прав. В этом случае работодателя накажут по статье 5.27 КоАП РФ, что обернется штрафом для должностных лиц и ИП от 1000 до 20 000 рублей (если допущено аналогичное повторное нарушение), для организаций — от 30 000 до 70 000 рублей.

Как оформить распоряжение

При отправке в рабочую поездку работодатель издает приказ по форме, утвержденной в организации. После 2013 г. чиновники сделали необязательными унифицированные формы первичных документов, давая предпринимателям возможность самостоятельно разрабатывать и утверждать в локальных нормативных актах формы, образцы и бланки для приказов и распоряжений. В то же время каких-то четких требований нет, разрешено пользоваться бланками, представленными в постановлении Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Раньше документами для учета направленных в служебные поездки работников служили форма Т-9, а если отправляли сразу несколько сотрудников — Т-9а. Сейчас их тоже разрешено использовать — полностью или частично.

Обратите внимание: если издают приказ о переносе командировки на другой срок, используются другие бланки, а не Т-9 или Т-9а.

Пример заполнения приказа

Шаг 1. В шапке бланка заполнить поля, предусмотренные для указания наименования работодателя и его ОКПО (указан в регистрационных документах, у юрлиц восьмизначный, у ИП — десятизначный).

Шаг 2. Указать номер документа и дату составления.

Шаг 3. Указать, кто из сотрудников едет, какую должность он занимает, какой у него табельный номер.

Шаг 4. Написать, куда поедет сотрудник. Необходимо уточнить город и страну, наименование организации или ИП, которые выступают принимающей стороной.

Шаг 5. Уточнить длительность служебной поездки в календарных днях, указывая планируемые даты отъезда и прибытия.

Шаг 6. Указать основание для командировки в приказе — обосновать необходимость работы в другой местности, кратко и четко обозначая цель отъезда.

Шаг 7. Написать, кто оплачивает расходы на поездку. Очень важно, чтобы копия такого документа своевременно попала в бухгалтерский отдел, иначе сотрудник не получит деньги на предстоящие расходы.

Шаг 8. Указать сведения о документах, которые стали основой для издания распоряжения. Это может быть служебная или докладная записка, справка к приказу на командировку, служебное поручение, план служебных поездок или иной документ, предусмотренный в локальных нормативных актах.

Шаг 9. Заверить приказ у руководителя, а затем ознакомить с ним трудящегося, направляемого на выполнение работ в иной местности. Если подписи сотрудника не будет, то в суде он всегда сможет доказать, что не знал о необходимости поехать куда-то.

Так выглядит готовый документ.

Покажем еще образец направления в командировку нескольких человек:

Отметим, что в унифицированной форме отсутствует графа для указания способа проезда к месту командировки. Если используется неизмененный бланк, то по возвращении из поездки работник обязан предоставить информацию, служебную записку об использовании личного или рабочего транспорта, предъявить документы, которые докажут этот факт (например, чеки на бензин или оплаченную парковку).

В 2004 г. окончила факультет журналистики МолдГУ по специальности “Журналистика и наука общения”. В 2003-2011 работала в известных молдавских социально-политических изданиях. После переезда в РФ, с 2014 г. сотрудничаю с российской онлайн-прессой

Распоряжение (приказ) о направлении в командировку

Приказ на командировку

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку рекомендуем составлять, когда посылаете работника в поездку для выполнения производственного задания (образец приказа о командировке работников рассмотрим далее).

С внесением изменений в Положение о командировках (постановление Правительства РФ № 749) с января 2015 года подтверждающие документы – такие как командировочные удостоверения и служебные задания – разрешено не заполнять. Однако если в компании закреплено заполнение командировочного удостоверения, данный документ обязателен к применению.

Подробнее об этом можно прочитать в нашем материале «Нужно ли командировочное удостоверение».

Есть две диаметрально противоположные точки зрения:

В связи с этим для подтверждения расходов, понесенных сотрудником в служебной командировке, приказ о командировании лучше составлять. В этом случае будет меньше вопросов со стороны проверяющих или контролирующих инстанций, а также больше порядка во внутреннем контроле.

Все приказы следует регистрировать в журнале регистрации приказов по командировкам, образец заполнения которого желательно закрепить в отдельном локальном акте.

Срок хранения приказов на командировку – не менее 5 лет.

Форма приказа на служебную командировку

Форма приказа в настоящий момент законодательно не утверждена. Начиная с 2003 года работодатель вправе разработать свою – добавив туда свои графы, строки и столбцы.

Для того чтобы разработать свою форму приказа на командировку, за образец можно взять унифицированную форму приказа Т-9.

Далее с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на командировку по форме Т-9 :

Эту форму используют при направлении в поездку только одного сотрудника. Если направляете 2-х и более сотрудников – используйте форму приказа Т-9а или свой бланк.

Единственное, что необходимо изменить в форме Т-9, – это удалить информацию про служебное задание, если необходимость составлять его не закреплена в локальном акте компании:

Если же в компании принято издавать согласительный документ, данное поле целесообразно оставить и скорректировать.

Основанием для командировки может быть:

В этом случае в командировочном приказе легко можно указать основание поездки. Опять же: данная информация будет подтверждающей для экономического обоснования произведенных расходов.

Задание на командировку

Задачи на командировку необходимо было указывать всегда. Раньше – в служебном задании, сейчас – в приказе на командирование.

Если кратко указывать цель поездки или задания, налоговики могут заподозрить вас в непроизводственном характере командировки. Поэтому обобщенные фразы из разряда “контроль строительства“, “участие в деловой встрече” и т. п. использовать не рекомендуем.

В приказе можно очень детально расписать задание. Это, во-первых, облегчит задачу сотруднику, т. к. он четко будет знать свои задачи, а во-вторых, вы легко обоснуете необходимость данной поездки.

В связи с тем, что служебное задание отменено, а именно по нему работник отчитывался о выполнении такого поручения, возникает вопрос: как работнику отчитаться о проделанной работе?

Некоторые компании разрабатывают свои формы отчета. В основном, это те работодатели, сотрудники которых часто разъезжают по стране и за ее пределами.

Отчет позволяет оценить:

Если, например, сотрудника направляли на обучение или повышение квалификации в другой город, отчетом может послужить копия его сертификата или удостоверения об успешном завершении программы.

Можно ли обосновать расходы, если поездка не привела к положительным результатам? Например, сотрудник был направлен в США для приемки и контроля погрузки на судно оборудования. Но в ходе поездки подрядчик нарушил сроки контракта, и оборудование не было подготовлено к отправке. Получается, работник съездил зря. Но на сторону работодателя встают московские налоговики (письмо УФНС России по г. Москве от 11.08.2009 № 16-15/082607.2). Такой же позиции придерживаются и суды. Хотя очень часто свою позицию по неэффективным командировкам приходится доказывать в суде.

Читайте также:  Сколько действует техосмотр для ОСАГО?

Дополнительная информация в приказе на командировку

После отмены обязанности иметь отметки в командировочном удостоверении время нахождения работника в служебной поездке стали определять по проездным билетам. С загранкомандировками еще проще: даты определяют по штампам таможенного контроля. Однако не все таможни стран СНГ ставят печати о прохождении контроля. Также может быть, что работник поедет в командировку на личном авто или возьмет служебное. Как в этом случае определить даты поездки?

Тогда рекомендуем составить служебную записку с указанием дат выезда и возвращения и согласовать ее с руководителем. Кроме того, информацию о том, что для поездки работник будет использовать личный автомобиль или получит служебный, следует указать в приказе. Проставление данной информации поможет верно рассчитать сумму суточных и среднюю зарплату при командировании.

Если же в ходе поездки сотрудник перемещается на автомобиле по разным местам назначения, данную информацию тоже надо включить в служебку или указать в приказе. Потому что, не имея отметок в паспорте и билетов, невозможно корректно рассчитать норму суточных при пересечении границ стран СНГ, в которых компанией может быть установлена разная величина суточных.

Образец заполнения приказа

Здесь с нашего сайта по прямой ссылке можно бесплатно скачать образец приказа на командировку по форме Т-9а :

Рассмотрим образец этого приказа на командировку. С учетом норм ст. 166 ТК РФ и п. 3 Положения о командировках в приказе необходимо указать следующие данные:

Подписать приказ должен руководитель компании или сам ИП, либо лицо, исполняющие его обязанности или действующее по доверенности.

С приказом следует ознакомить командируемого под роспись, чтобы он знал свое задание и заранее подготовился к нему. В этом случае за ненадлежащее исполнение или неисполнение данного приказа работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, предусмотренной ст. 192 ТК РФ и внутренним актом компании.

Приказ о направлении в командировку руководителя компании

Многих смущает сама формулировка «Приказ о командировке директора». Получается, что директор сам на себя делает приказ и сам себя направляет в служебную поездку? Совершенно верно, если уставом не предусмотрены другие правила. Причем в данном случае используют те же формы приказа на командировку. Кроме того, отбывая в командировку, руководитель компании должен оставить вместо себя ответственного сотрудника, который будет исполнять его обязанности.

Форму приказа о направлении работника в командировку можно использовать Т-9. А если директор едет в составе делегации, можно использовать форму Т-9а. В последнем случае можете использовать при подготовке приказа о командировке директора образец, размещенный выше.

Если всё еще возникает вопрос, нужен ли приказ на командировку, ответ однозначный: нужен. Руководитель – такой же сотрудник компании. И он не может просто разъезжать по городам, не имея на это служебного задания.

Подписать свой приказ он может сам. Данная позиция не противоречит закону (см. письмо Роструда № 1143-ТЗ от 11.03.2009).

Также в компании обязанность по подписанию приказов на командировки может быть возложена на другого сотрудника. В этом случае назначенный подпишет приказ на директора.

Продление командировки

Часто возникают ситуации, когда следует продлить командировку. В этом случае издают приказ о продлении срока командировки. Его можно заполнять в свободной форме.

Для образца рассмотрим приказ о продлении командировки. В нем может быть отражена следующая информация:

Подведем итоги

В этой статье вы можете скачать приказ на командировку, а также найти форму приказа на командировку (Т- 9) для разработки собственного шаблона приказа. Образец приказа о направлении в командировку помогает избежать ошибок при заполнении данного документа.

Приказ на командировку работников (форма Т-9а): образец

Коллективные поездки работников в командировку — явление регулярное. В отношении каждого работника руководство должно издать распорядительный акт об отъезде в служебных целях — но совершенно необязательно делать такие акты персональными. Можно составить один общий на всех командируемых — законодатель позволяет это и, более того, предлагает в таких целях использовать удобную унифицированную форму Т-9а.

Зачем нужна форма Т-9а, если есть Т-9?

Как и многие другие унифицированные формы Госкомстата с индексом «а», рассматриваемый документ предназначен для принятия кадровых решений в отношении групп работников — то есть, двух и более человек. Их применение происходит исключительно по воле работодателя. Не будет никакого нарушения правил учета кадров, если вместо формы с индексом «а» в случае совершения учетных действий по двум и более работникам будут применены в необходимом количестве бланки без индекса.

Стандартную «персонифицированную» форму Т-9 тоже, таким образом, можно применять всегда. Но это бывает не слишком удобно, если командируется много работников сразу. Применение «коллективной» формы Т-9а тем более целесообразно, если у командируемых работников совпадают полностью или частично:

Все эти сведения соответствуют отдельным графам формы Т-9а и могут быть, таким образом, отражены в одном документе без лишнего дублирования в разных распорядительных актах.

Использование одной и той же формы для нескольких работников также способствует тому, что работодатель элементарно не забудет издать приказ на командировку в отношении кого-либо из них (поскольку если забудет, то нарушит нормы ст. 166 ТК РФ). И не перепутает даты — фактического выезда и отъезда людей по билетам и те даты, что показываются в самом распорядительном документе. Все даты будут показаны наглядно на одном листе.

Бланк приказа Т-9а

Несмотря на то, что унифицированные формы, по большей части, перестали быть обязательными, многие предприятия продолжают их применять. Это касается и унифицированной формы Т-9а, введенной в действие Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1: она удобна, несложна по структуре и привычна.

Скачать бланк приказа на командировку Т-9а.

Заполняем приказ Т-9а: нюансы

Итак, для работодателя исключительно важно обеспечить соответствие:

Любые дни фактического нахождения работника в командировке за пределами тех, что отражены в приказе, не считаются днями командировки. И потому работодатель не сможет исключить из базы по НДФЛ командировочные выплаты за такие дни — зафиксировав, таким образом, прямой экономический убыток.

За период нахождения человека в командировке его зарплата исчисляется особым образом (по среднему заработку) — и это период смотрится как раз по приказу. В случае расхождения с фактическими данными та или иная сторона — работодатель или работник, может в рамках правоотношений, связанных с расчетом зарплаты, претерпеть убытки, недополучив или переплатив что-то.

Если расхождений избежать не удалось (или если они появились в процессе командировки — например, если работнику пришлось задержаться), то работодатель издает необходимые «корректировочные» распоряжения. Например, приказ о продлении срока командировки. Или, наоборот, о его сокращении. В обоих распорядительных документах приводятся реквизиты изданного приказа по форме Т-9а, в котором отражены исходные сроки.

Как раз в случае корректировок по срокам использование коллективной формы приказа Т-9а предстанет крайне уместным решением, и это еще один аргумент в пользу его применения вместо нескольких приказов по форме Т-9: если бы исходные приказы были персонифицированными, то пришлось бы издавать корректировку в отношении каждого из них с шансом запутаться или не издать чего-либо нужного вообще.

При всех своих преимуществах форма Т-9а имеет недостаток: по умолчанию в ней отражаются данные не более, чем по трем работникам. В то время, как группа отправляемых в командировку лиц может быть намного больше. На этот случай работодателю следует придерживаться норм постановления Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, регулирующих корректировку унифицированных форм — и внести в текущую форму новые столбцы в необходимом количестве.

Скачать образец приказа на командировку Т-9а.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

В настоящее время практически ни одна компания не обходится без командировок – то с поставщиками нужно заключить договор, то уладить вопросы с заказчиками (например, настроить поставляемое оборудование) и пр. Сегодня пошагово рассмотрим процедуру направления в командировку сотрудника и укажем на типичные ошибки работодателей при этом.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Особенности направления работников в служебные командировки установлены Положением, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749.

1. Выбираем, кого направить. Первым делом стоит вспомнить об ограничениях, которые установлены трудовым законодательствам. Так, некоторых работников вовсе запрещено направлять в служебные поездки, а некоторых можно, но только с их письменного согласия.

В силу ст. 259 ТК РФ запрещается направление в служебные командировки беременных женщин. Запрещено направлять в служебные поездки и несовершеннолетних (за исключением творческих работников средств массовой информации, организаций кинематографии, теле- и видеосъемочных коллективов, театров, театральных и концертных организаций, цирков и иных лиц, участвующих в создании и (или) исполнении (экспонировании) произведений, в соответствии с перечнями работ, профессий, должностей этих работников, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 28.04.2007 №252).

В период действия ученического договора работники не могут направляться в служебные командировки, не связанные с ученичеством (ст. 203 ТК РФ).

Кроме этого, обратите внимание на программу реабилитации инвалида, если в командировку планируется направить именно его. Если в данном документе содержится запрет на служебные поездки, направление в командировку инвалида будет неправомерным и может повлечь административную ответственность для работодателя. Это следует из ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»: инвалидам, занятым в организациях независимо от организационно-правовых форм и форм собственности, создаются необходимые условия труда в соответствии с индивидуальной программой реабилитации инвалида.

Направление в командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением. Напомним, что порядок выдачи медицинскими организациями таких заключений утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 02.05.2012 № 441н.

Здесь важно понимать, что именно медицинское заключение имеет значение для работодателя – справка не подойдет. Заключения выдаются гражданам по результатам проведенных медицинских освидетельствований, медосмотров, диспансеризации, решений, принятых врачебной комиссией, а также в иных случаях. А вот справки выдаются врачами (в отдельных случаях фельдшерами и акушерами) на основании записей в медицинской документации гражданина либо по результатам медицинского обследования.

Читайте также:  Расторжение договора ренты

Отметим, что получить письменное согласие на командировку и проверить наличие медицинских противопоказаний необходимо, если планируется, что в командировку поедет (ст. 259, 264 ТК РФ):

2. Получаем согласие и уведомляем о возможности отказа.Помимо того, что у работников названных категорий необходимо получить письменное согласие на командировку, их надо в письменном виде ознакомить с правом отказаться от поездки. Обычно это оформляется следующим образом. Работодатель готовит уведомление, в котором работнику предлагается поехать в командировку и сообщается, что он вправе отказаться от нее. Уведомление составляется в двух экземплярах и может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Апрель»

Исх. № 12/4 Менеджеру по связям с общественностью

от 15.04.2015 А. И. Пономаревой

Уважаемая Анна Ивановна!

Просим Вас дать согласие на направление в служебную командировку с 20.04.2015 по 25.04.2015 в ВЗАО «Нижегородская ярмарка», находящееся в г. Нижнем Новгороде, для участия в выставке «СадExpo 2015».

Дополнительно уведомляем Вас о том, что Вы на основании ст. 259 Трудового кодекса РФ имеете право отказаться от направления в служебную командировку, так как имеете ребенка в возрасте до трех лет.

Директор Иванов В. П. Иванов

Согласна на командировку. С правом отказаться от служебной поездки ознакомлена.

Менеджер по связям с общественностью, Пономарева, 15.04.2015

3. Издаем приказ. Прежде, чем говорить о приказе, напомним, что раньше для направления в служебную командировку нужно было оформить работнику служебное задание и командировочное удостоверение. Однако в связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 в Положение, оформление данных документов отменено. Они использовались для подтверждения нахождения сотрудника в определенные сроки в конкретном месте для возмещения расходов в связи с командировкой. Но различные ведомства писали, что в некоторых случаях отметки в командировочном удостоверении не могут быть проставлены физически (например, при переговорах с физическими лицами), поэтому факт нахождения в месте командировки в установленное время может быть подтвержден иными документами – приказом (распоряжением) о направлении работника в командировку, проездными документами, счетом гостиницы (письма Минфина РФ от 16.08.2011 №03-03-06/3/7, Минтруда РФ от 14.02.2013 №14-2-291).

Поскольку необходимость оформления служебного задания и командировочного удостоверения отпала, именно в приказе о направлении в командировку надо как можно более подробно прописать служебное поручение, то есть цель поездки, а также сроки выполнения этого поручения.

До 08.01.2015 в качестве основания издания приказа обычно указывалось служебное задание, так как согласно прежней редакции Положения цель командировки работника определялась руководителем командирующей организации и указывалась в служебном задании, которое утверждалось работодателем.

После названной даты в качестве основания для издания приказа можно указывать реквизиты документов (при их наличии), в соответствии с которыми требовалось направление работника в командировку (договора с контрагентом, приказа о проведении проверки, приглашения на выставку и пр.).

Поскольку организация вправе по-прежнему оформлять служебные задания на командировки и требовать от работников отчеты об их выполнении (если это предусмотрено локальными нормативными актами), в качестве основания приказа можно указывать и служебное задание.

Для направления работника в командировку можно издать приказ по унифицированной форме Т-9 (Т-9а для командирования группы сотрудников) или по форме, разработанной и утвержденной самой организацией.

Приказ подписывается руководителем организации (или иным уполномоченным на это лицом) и с этим документом знакомят сотрудника под роспись.

Отдельно скажем про срок хранения. Согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, приказы о направлении в командировку нужно хранить (п. 19):

Конечно, со сроками хранения могут возникнуть трудности, так как ни в Трудовом кодексе, ни в названном перечне типовых управленческих архивных документов не даны критерии отнесения командировок к краткосрочным или долгосрочным. Поэтому рекомендуем приказы о командировках длительнее трех дней хранить 75 лет.

Общество с ограниченной ответственностью «Весна»

о направлении работника в командировку

14 апреля 2015 г. г. Самара

Направить в командировку Иванова Ивана Ивановича, ведущего специалиста отдела информационных технологий, в ООО «Лето», находящееся в г. Арзамас Нижегородской области, сроком на 3 (три) дня с 21 по 23 апреля 2015 г. с целью оказания услуг по установке программного обеспечения, предназначенного для управления перемещениями подвижных узлов поставляемых станков.

Основания: договор поставки от 13.01.2015 № 24, заключенный между ООО «Весна» и ООО «Лето», служебная записка начальника отдела информационных технологий П. П. Петрова о необходимости проведения установки программного обеспечения от 13.04.2015.

Директор Сидоров С. С. Сидоров

С приказом ознакомлен. Иванов, 14.04.2015

Для выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер формы 0310002 [1] оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210‑У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»).

На основании приказа о направлении в командировку бухгалтер рассчитывает предварительную сумму расходов, связанных с поездкой, согласует ее с руководителем подразделения командированного работника и главным бухгалтером.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, указанной в приказе о направлении в нее, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья, величины суточных, установленных в организации для командировок по России и за ее пределы. Если сотрудник направляется в командировку за пределы РФ, оплата и возмещение расходов в иностранной валюте (включая выплату аванса или погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте) осуществляются с учетом Федерального закона от 10.12.2003 № 173‑ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» (п. 16 Положения).

5. Фиксируем выбытие сотрудника. На основании п. 8 Положения работодатель обязан вести учет работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы. Делается это в соответствующих журналах. Согласно Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 № 739н работодатель или уполномоченное им лицо приказом (распоряжением) должен назначить сотрудника организации, ответственного за ведение журнала выбытия и журнала прибытия.

Форма журнала учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, приведена в приложении 2 к данному приказу. Отражаются сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, наименовании организации, в которую он командируется, пункте назначения.

Отметим, что формой предусмотрена графа «Дата и номер командировочного удостоверения». Так вот: с момента внесения изменений в Положение, то есть с 08.01.2015, эта графа будет оставаться незаполненной.

Работодатель (или уполномоченное им лицо) обязан обеспечить хранение журнала выбытия и журнала прибытия в течение пяти лет со дня их оформления.

6. Ставим отметки в табеле учета рабочего времени. Поскольку в силу ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым сотрудником, время нахождения в командировке необходимо зафиксировать в табеле учета рабочего времени. Напомним, что учет рабочего времени осуществляется в табеле и работодатель вправе применять как унифицированную форму Т-13 из Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2014 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», так и форму табеля, разработанную самостоятельно.

На основании п. 8 Положения фактический срок пребывания в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае его проезда к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

Дни отсутствия сотрудника на рабочем месте по причине командировки обозначаются кодом «К» (или «06» – «служебная командировка»), при этом количество отработанных часов не проставляется.

7. Принимаем отчет. По возвращении из командировки работник обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи со служебной поездкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.

По расходам на проезд, жилье и иным тратам, произведенным с ведома работодателя, сотрудник должен отчитаться. А вот за суточные ему отчитываться не нужно – основанием их выплаты будет количество дней командировки, записанное в приказе о направлении в служебную поездку.

К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Напомним, что организации применяют форму авансового отчета АО-1, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55.

Для организаций государственного сектора установлена другая форма авансового отчета, как и табеля учета рабочего времени. В настоящее время на регистрации в Минюсте находится Приказ Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению». С момента вступления в силу данного приказа названные учреждения должны будут использовать формы, утвержденные им.

Типичные нарушения

Например, Воронежским областным судом рассматривалось дело по жалобе ЗАО «Бета Линк» на постановление государственного инспектора труда, которым директора ЗАО признали виновным в нарушении ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и назначили ему административный штраф в размере 3 000 руб. В числе выявленных в ходе проверочных мероприятий нарушений значилось и неправильное оформление служебных поездок, в частности, командировки не оформлялись приказом, как того требует трудовое законодательство. Опровергнуть факты, зафиксированные инспектором в протоколе, директор ЗАО не смогла. В связи с этим постановление инспектора ГИТ признано законным и обоснованным (Решение Воронежского областного суда от 03.02.2009 по делу №77-9АП).

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *