Акт приёма-передачи документов

Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.

Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Основные правила оформления акта приема-передачи документов

Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.

При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.

Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.

В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.

Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов

С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.

После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.

Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.

В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.

При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.

Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.

После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.

Акт приема передачи документов.

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2020 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

  1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
  2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
  1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.
Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
  2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
  3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
  4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
  5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
  6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности. Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы. При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику. Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ. А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов. Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

Читайте также:  Таблица индексации пенсий с 2021 по 2021

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Акт приема-передачи документов (образец)

akt_priema-peredachi_dokumentov.jpg

Похожие публикации

В процессе осуществления деятельности в организации может произойти смена генерального директора или других должностных лиц. В связи с этим необходимо правильно провести передачу документации. Просто так важные документы передавать нельзя – стороны должны составить акт приема-передачи документов (образец 2019 года вы найдете в конце статьи). Данный акт станет весомым доказательством того, какие именно бумаги были переданы в определенный момент времени.

Что это за документ и обязательно ли его надо оформлять?

Акт приема-передачи документов формируется в рамках корпоративных отношений. Это документ, в котором отображается передача бухгалтерских, учредительных и прочих документов от одного лица другому (или от одной организации к другой). Подписанный представителями обеих сторон акт подтверждает тот факт, что один участник правоотношений передал документацию, а второй – получил ее.

В действующем законодательстве отсутствует требование о том, что акт приема-передачи бухгалтерских документов или иной внутренней документации необходимо составлять в обязательном порядке. Но, несмотря на это, должностные лица часто используют его. Документ имеет юридическое значение, и если дело дойдет до судебных разбирательств по причине утери каких-либо бумаг и т.п., он будет выступать в качестве важного доказательства.

Данный документ особенно важен, если происходит смена руководителя, его заместителей или главного бухгалтера. Этот процесс всегда сопровождается сдачей дел, поэтому здесь важна каждая мелочь. Прежде, чем подписать акт, заинтересованная сторона должна проверить предоставленный ей пакет документов, иначе впоследствии она может столкнуться с неожиданными неприятностями.

В каких случаях требуется оформление акта?

Акт приема-передачи документов, образец которого будет представлен далее, необходим в таких случаях:

при передаче документации от одного сотрудника другому;

при смене руководящих лиц в организации;

при перемещении важных документов внутри предприятия;

при сдаче бумаг на хранение в архив компании.

Особенности составления документа

Форма акта приема-передачи документов не установлена на законодательном уровне. Каждая организация имеет право разрабатывать ее по своему усмотрению. В документ обязательно следует включить такие реквизиты:

его полное наименование;

дату и место составления;

состав комиссии (при ее назначении);

подробный перечень документов, передающихся от одного физического лица другому;

присвоенные регистрационные номера документов, дел и т.п.;

Ф.И.О. и подписи лиц (кто сдал, и кто принял);

подписи членов комиссии.

При составлении акта приема-передачи бухгалтерских документов значительное внимание надо уделить бумагам, которые передаются в оригинале. В акте обязательно делают отметку об этом. Если сторона, которая приняла финансовую документацию, утратит какой-нибудь документ и попытается обвинить в этом другую сторону – в суде всегда можно доказать свою правоту. Рекомендуется также снимать копии всех передаваемых бумаг.

Составление акта при смене генерального директора

Составление акта приема-передачи документов при смене директора – это типичная процедура, связанная с особенностями корпоративных отношений. Часть документации восстановить крайне трудно, поэтому факт передачи тщательно фиксируется. Принимающая сторона должна уделить большое внимание проверке учредительных документов, лицензий, доверенностей, договоров. При необходимости к акту прикладывают ксерокопии наиболее важных бумаг и описи документов.

Прямая обязанность генерального директора передавать документацию по акту нигде не зафиксирована. Однако, в п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ указано, что при смене руководителя компании необходимо обеспечить и передачу бухгалтерских документов. Порядок передачи каждая организация определяет самостоятельно. Положения, регламентирующие обязательную передачу документации от бывшего гендиректора к новому, следует закрепить в локальных нормах организации.

Составление акта при смене бухгалтера

Акт приема-передачи документов при смене главного бухгалтера необходимо составлять для того, чтобы у нового сотрудника был на руках точный перечень имеющихся в наличии бумаг. Если в состав бухгалтерской документации входят бланки строгой отчетности – на них следует составить отдельный акт. Передачу печати также стоит оформить новым актом. При передаче дел могут присутствовать представители специально созданной комиссии.

Рекомендации по оформлению акта

Акт приема-передачи документов (образец простой формы можно использовать в качестве примера) оформляют на фирменном бланке организации.

Документ можно сформировать на компьютере или заполнить от руки.

Акт составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.

На каждом экземпляре должны стоять подписи должностных лиц и членов специальной комиссии (если она создавалась).

Заверение печатью не требуется, но при желании это можно сделать.

В акте следует прописать полный перечень передаваемых дел (папок). При необходимости отдельным приложением можно составить подробную опись вложений в них. Необходимо правильно указывать наименование и количество имеющихся экземпляров документов.

Если осуществляется передача ценных документов – в акте указывают полные реквизиты организации и паспортные данные заинтересованных лиц. При передаче стандартной документации можно использовать простую форму акта.

Так как генеральный директор и главный бухгалтер являются материально ответственными лицами, перед передачей дел они обязаны провести инвентаризацию имущества и документов. Об этом сказано в п. 22 Методических указаний, утв. приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н.

Что такое акт приема-передачи документов: назначение документа, как правильно заполнять, образец заполнения

Акт приема-передачи документов предназначен для отражения факта передачи документации от одного ответственного лица другому и подтверждает, что одна сторона передала сведения, а другая – получила. На оформленном акте должны быть подписи сторон, которые участвуют в передаче. Это нужно, чтобы избежать возникновения спорных ситуаций.

Документ используется, когда в фирме меняется директор или сотрудник, возглавляющий бухгалтерию. Увольняющийся работник предоставляет новому все материалы. Если не зафиксировать эту передачу юридически, то предприятие рискует потерять важные сведения. Ведь информация – это главнейший ресурс, который использует каждая фирма.

Назначение

Деятельность предприятий сопровождается ведением документооборота. Каждый сотрудник отвечает за конкретный участок работы, за оформление, хранение необходимой документации. Поэтому возникает необходимость в формировании акта. Он может быть фиксировать обмен деловыми бумагами как между физическими и юридическими лицами (при обращении гражданина к юристу, для представления интересов в суде, передавая юридической фирме оригиналы документов), так и внутри фирмы, когда:

Также его применяют в договорной работе между двумя юридическими лицами.

Эти случаи по требованию законодательства РФ должны быть оформлены актом.

Закон не устанавливает единого бланка, организации имеют право создать форму самостоятельно, но с обязательным соблюдением требований.

Пример акта приема передачи документов:

Образец акта приема-передачи кадровых документов:

Юридическая сила

Данный протокол не обязателен к заполнению, но, чтобы избежать споров, траты времени и финансов на дополнительные разбирательства, лучше не отказываться от оформления. После подписания он приобретает юридическую силу, и может быть использован как доказательство в суде, при появлении вопросов и разногласий.

Основные правила оформления акта приема-передачи

При оформлении фирма должна учитывать, что обязательными реквизитами формы являются:

Составляется в двух экземплярах, если адресатов получения больше, то форму заполняют для каждого. Составляться может как вручную, так и в электронном виде.

Срок хранения акта зависит от того, какие документы передаются. Например, некоторые кадровые должны хранится 75 лет, а приказы по кадрам – до 5 лет. Лучше на эти разновидности документации составлять разные акты и хранить отдельно.

Инструкция, как оформить акт приема-передачи документов

Для правильного заполнения нужно указать точные данные о сторонах передачи. Перечень бумаг может быть составлен в виде таблицы. Столбцы должны иметь заглавие:

Читайте также:  Продление выплат материнского капитала до 2021 года

Фирма может увеличить количество столбцов для внесения дополнительной информации.

Под заполненной таблицей указывают количество экземпляров и подписи всех участвующих лиц.

Передача документации при смене директора (руководящего лица)

Чаще всего передаточный акт используется при смене руководителя предприятия. Потому что это связано с передачей важных сведений. К ней относятся:

Образец и порядок заполнения при смене руководителя отличается от других, обязательно присутствие свидетелей (сотрудники организации). Иногда при оформлении и подписании передаточного акта привлекают нотариуса. Это позволит зафиксировать правомерность передачи. Сложность оформления состоит в том, что перед составлением документа проводят инвентаризацию всех бумаг.

Видео по теме

Как осуществляется передача документов недвижимого имущества:

Простой образец акта приема передачи документов

В случае приема передачи документов, как правило, составляется соответствующий акт. Готовый пример документа, правила его составления и юридические нюансы – обо всем этом прямо сейчас.

Назначение и юридическая сила

Документ имеет полную юридическую силу, и несмотря на то, что его роль зачастую кажется чисто формальной, это не совсем так.

  1. Документально зафиксировать передачу документов:

полный список всех бумаг;

  1. Использовать его в качестве основного доказательства при необходимости (чаще всего – в судебных разбирательствах).

Когда может понадобится

Предполагается, что передача бумаг может произойти в любой момент, поэтому он составляется в разных случаях, при передачи:

  1. Между 2 частными гражданами.
  2. Между 2 юридическими лицами (например, когда пакет документов уходит как сопровождение коммерческого предложения).
  3. Между физическим и юридическим лицом.

Однако наиболее распространенный случай связан с обменом бумагами внутри одной компании. Таких примеров можно привести достаточно много:

  1. Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.
  2. Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.
  3. Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации.
  4. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела. Причем в подобных ситуациях составляется сразу много актов – по каждому отделу, по каждому сотруднику и т.п.

В случае с частными гражданами составления может понадобиться, если речь идет об оказании услуги, подразумевающей прием передачу документов. Например, если лицо доверяет свои интересы представителю в суде, очевидно, понадобится передать ему важные бумаги, в том числе и в оригинальном виде. Тогда составить документ – в интересах самого гражданина.

Бланк и образец 2021 г.

Конкретной формы утвержденной законодательством не существует, поэтому каждая компания и/или физическое лицо вправе составить его по собственному образцу. Обычно в нем должна отражаться следующая информация:

  1. Название, дата его составления (это и есть день вступления его в силу), место составления (город или иной населенный пункт).
  2. Полное официальное название компании, передающей и принимающей документы (в том числе в тех случаях, когда обмен бумагами происходит в пределах одной фирмы).
  3. ФИО, паспортные и контактные данные физических лиц, если в обмене участвуют именно они.
  4. ФИО, должность и табельный номер (при наличии) ответственных сотрудников, которые собственно передают бумаги и принимают их.
  5. Перечень всех передаваемых документов обычно оформляют в виде таблицы. Приводятся такие данные:
  1. Далее ставятся подписи сторон, расшифровки подписей (фамилия, инициалы) и печать, если компания использует ее в своей работе.

Пустой бланк, который можно использовать в работе в большинстве случаев, представлен ниже:

А вот реальный пример заполнения:

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. По необходимости допускается приложить к нему и другие важные документы – чаще всего это подробные описи. Тогда в акте нужно отразить ссылки на описи, а не перечислять названия всех бумаг (для экономии времени).

Передача документации при смене директора

Это один из наиболее распространенных и в то же время один из наиболее сложных случаев. Он всегда связан с особенно важными бумагами и материальной ответственностью. Как правило, передают такие документы:

Образец подобного акта отличается от простого бланка приема документации. Основное отличие состоит в том, что передаваемых бумаг не очень много, поэтому их можно оформить обычным перечнем, а не таблицей. Наряду с этим подписывается документ всегда в присутствии свидетелей – сотрудников компании, в которой происходит смена руководства.

Пример на который можно опираться как на образец, представлен ниже.

Особенности процедуры состоят в следующем:

  1. Прежде всего, до оформления и самой процедуры передачи необходимо провести специальную инвентаризацию всех бумаг, чтобы заранее понимать, есть ли какая-то недостача и в чем ее возможные причины. По результатам инвентаризации составляется отчетный документ произвольного образца.
  2. Затем для подтверждения того, что все бумаги действительно не утеряны, привлекаются другие ответственные лица – это финансовый директор, начальник отдела кадров, главный бухгалтер, а при необходимости – и их заместители.

В особенно ответственных случаях для подтверждения корректности приема передачи документов необходимо вызвать нотариуса. Он засвидетельствует чистоту передачи и заверит акт своей печатью и подписью.

Таким образом, сама по себе – это несложная процедура, однако важно внимательно контролировать действия сотрудников на каждом этапе и убедиться в наличии всех документов как минимум дважды.

Акт приема-передачи документов – образец, бланк 2021 год

В ходе своей деятельности многим компаниям приходится обмениваться деловой документацией. Далеко не все готовы просто передать документы. Чтобы стороны могли обезопасить себя от неприятностей в будущем, составляется акт, свидетельствующий о передаче документов. Когда стороны об этом договариваются, оформление данного бланка является одним из этапов договора.

Нельзя сказать, что составление бланка является обязательной процедурой, однако его оформление позволяет сторонам иметь официальное доказательство своих действий. Если документ составлен правильно, он наделяется юридической силой. Это означает, его можно использовать при судебных разбирательствах, если между сторонами появятся разногласия.

Форма

Закон не предусматривает применение унифицированной формы для составления акта. Поэтому оформлять документ разрешается в свободном стиле. Некоторые компании разрабатывают для этих целей специальный шаблон, используя исключительно его.

Если выбран вариант свободной формы, рекомендуется использовать обыкновенный лист А4. Нужно понимать, обе стороны должны получить подтверждение того, что состоялась передача документов. Естественно, для этого акт должен иметь две копии, каждая из которых подписывается «вживую» управляющими компаний. Без таких подписей не обойтись и в тех ситуациях, когда заполнение документа осуществлялось при помощи компьютера.

(Видео: “Юридические документы Акт приема передачи”)

В каких случаях требуется оформление акта

Полномочия руководителей компаний разрешают им самим решать, когда возникает необходимость в оформлении такого документа. Зачастую его оформление осуществляется по обоюдному желанию между сторонами. Достаточно часто в этом заинтересованы все участники сделки. Одна сторона имеет доказательство того, что действительно передала все указанные документы, а вторая имеет полный перечень полученной документации.

Акт может оформляться не только при сделке между организациями. Он создается и при передаче документации внутри компании.

Акт оформляется в таких ситуациях:

Особого внимания заслуживает ситуация, когда на предприятии меняется директор или главбух. Человек, заступающий на эти должности, должен принять дела своего предшественника. При этом нужно помнить, даже незначительные мелочи могут оказаться достаточно важными. Именно поэтому, принимая дела, рекомендуется тщательно ознакомиться с принимаемыми документами. Должностное лицо, которое только начинает работать в новой компании, должно постараться избежать серьезных неприятностей в будущем. И в этом поможет пакет документов, который был передан предшественником.

Особенности составления документа

Возможность использовать свободную форму оформления акта вовсе не отменяет необходимость придерживаться делового стиля составления подобных документов. Необходимо, чтобы здесь были указаны следующие данные:

Читайте также:  Приказ о совмещении должностей - бланк 2021

В некоторых ситуациях, когда передаются особо важные документы, назначается соответствующая комиссия, которая подтверждает факт передачи и получения. Если такая комиссия имеется, в документ вносится ее состав. Каждый из членов комиссии должен поставить здесь свою подпись. При этом именно в присутствии комиссии непосредственно передаются документы.

Получателю рекомендуется проверять, какие именно оригиналы предоставлены. В акте об это также должна присутствовать исчерпывающая информации. Можно сказать, это и в интересах отправителя. Например, если получателем будет утрачен какой-то важный финансовый документ, он может сказать, что просто его не получал. При помощи акта лицо, передающее документацию, сможет доказать свою правоту.

Как правило, проверкой документов занимается принимающая сторона. Если в сделке принимает участие комиссия, данная обязанность обычно возлагается на ее членов. Если передача происходит в пределах одной компании, акт подписывается ее директором.

Акт можно заполнять вручную или при помощи компьютерного набора. Распечатав заполненный документ, на нем необходимо поставить «живую» подпись. Острой необходимости в проставлении печатей нет. Однако если у сторон появится такое желание, делать это никто не запрещает. В некоторых ситуациях, когда передаются документы, обладающие высокой ценностью, составляется приложение к акту. Обычно это делается по согласию сторон. Данное приложение является отдельным документов, где в подробностях описываются все передаваемые документы.

Как правильно составить передаточный акт в 2021 году

Составление данного акта не вызывает особых сложностей. Стандартная для аналогичных документов форма имеет следующую структуру:

Когда передаются документы, связанные с финансами, или документация, имеющая особую ценность, о ней нужно указать подробную информацию.

В акте можно сделать таблицу с шестью столбцами:

  1. Порядковый номер.
  2. Название.
  3. Дата составления.
  4. Номер, присвоенный внутренним документооборотом компании.
  5. Наличие оригиналов или заверенных копий.
  6. На скольких листах составлен акт.

Это лишь рекомендованные столбцы. Таблицу можно увеличить, внося дополнительные данные. Составлять ее необязательно, но при множестве разных документов, использовать таблицу достаточно удобно. В нижней части акта необходимы подписи и точное указание количества копий, в которых составлен этот акт.

Составление акта при смене генерального директора

Директор, который покидает свой пост, должен сдать дела и соответствующую документацию новому управленцу. Стоит отметить, именно законодательство возлагает на него такие обязанности. Поэтому вопрос, обязан ли гендиректор передавать документацию, не возникает ни при каких обстоятельствах. Но оформлять при этом соответствующий документ нет острой необходимости. Хотя нужно понимать, именно этим актом от серьезных проблем смогут защитить себя, как бывший управленец, так и новый руководитель.

Как составить акт

Как правило, необходимость составления акта прописывается не законодательством, а внутренними правилами компании. Бывает документация, восстановить которую нет возможности. Многие стараются документально фиксировать факт передачи, чтобы в будущем не возникло никаких проблем. С оформлением акта не должно возникнуть никаких сложностей. Стоит лишь правильно указать данные паспорта бывшего директора. Также вносятся соответствующие данные о получателе, т.е., об управленце, который заступает на данный пост.

Образец

Составление акта при смене бухгалтера

Кроме управляющего, главбух также считается ответственным в любой компании. Если он рассчитывается, необходимо позаботиться о том, чтобы все бухгалтерские и финансовые документы были переданы новому сотруднику. Этот акт позволит новому главбуху понимать, с какой документацией ему придется иметь дело в будущем.

Как составить акт при смене бухгалтера

Нередко передаются дела и документы, относящиеся к документам строгой отчетности. Многие в таких ситуациях занимаются оформлением отдельного акта. Здесь фиксируются такие важные документы. Это же касается и тех ситуаций, когда осуществляется передача печати. Ее также рекомендуется оформлять новым актом. Достаточно часто бухгалтерские документы обладают высокой ценностью. Поэтому их передача фиксируется специальной комиссией, созданной в компании. Ее члены проверяют наличие документов и правильность составления акта.

Образец

Сроки хранения

Некоторые могут посчитать, если можно обойтись без оформления акта, нет никаких правил, касательно сроков его хранения. Однако это ошибочное мнение. Законодательством срок не определен. Как правило, документы такого рода нужно хранить в соответствии с внутренними правилами предприятия. Но при этом срок их хранения должен быть более пяти лет.

Документы бухгалтерского учета

Любой бухгалтерский документ представляет собой бланк определенной формы, который имеет обязательные реквизиты. Глобально их можно разделить на две большие группы:

  1. Первичные.
  2. Учетные регистры.

К первой относятся все те бумаги и электронные файлы, которые составляются в момент совершения операции и удостоверяют факт ее совершения. Документооборот в бухгалтерии регулирует Федеральный закон о бухучете. Учетные регистры формируют на основе первичной документации, в них содержатся бухгалтерские записи и проводки. Кроме того, они служат для регистрации первички. Рассмотрим значение бухгалтерских документов, требования к их оформлению и сроки хранения подробнее.

Классификация

Кроме первичных и учетных, документы бухгалтерского учета могут иметь другие классификации. Например, они бывают:

В отношении каждой операции или сделки существует отдельный перечень обязательных бумаг. Обычно первичку оформляет поставщик, но именно покупатель заинтересован, чтобы все было сделано корректно и без отступлений от правил. Потому что он приходует на основании этих официальных бумаг товары, услуги или нематериальные ценности, платит деньги и претендует на получение налоговых вычетов.

Первичные документы

Первичку следует составлять непосредственно в ходе совершения операции или сразу же после ее завершения. Форма таких бумаг должна быть закреплена в учетной политике организации. В некоторых случаях законодательно закреплена обязанность использовать унифицированные бланки, утвержденные уполномоченными государственными органами и службами, а в некоторых организации имеют право разработать и использовать собственные бланки. Например, нельзя использовать счет-фактуру неустановленной формы, но можно самостоятельно разработать авансовый отчет.

Все первичные официальные бумаги обязательно имеют реквизиты, без которых они считаются недействительными. Набор таких реквизитов зависит от вида формы, обычно должны быть указаны:

Некоторые бумаги оформляют в одном экземпляре, но большинство — в двух и более. При составлении нескольких экземпляров они имеют равную силу и являются подлинниками. Для осуществления бухгалтерских записей основанием являются документы именно такого типа.

Учетные регистры

Учетные, или, иначе говоря, документы бухгалтерского оформления, применяются для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, а также для отражения этих данных на счетах бухучета и в отчетности. Вести их можно:

Важно соблюдать хронологию занесения данных и принципы бухучета: двойную запись, ведение синтетического и аналитического учета, применение общего Плана счетов и прочих. На основе данных регистров бухучета составляется отчетность, которую организации сдают в Росстат и ФНС.

Сроки хранения

Сроки хранения бухгалтерской документации зависят от формы первички или регистра. Они установлены законом о бухучете и специальным перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. Общий срок, предусмотренный законодательством, составляет 5 лет. Но в перечне предусмотрены более конкретные сроки. Например, отчетность нужно хранить до тех пор, пока организация осуществляет деятельность, а сведения о доходах физических лиц — не менее 75 лет, если отсутствуют лицевые счета работников. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования, но иногда его отсчитывают по другому принципу. Так, например, акты выполненных работ по договору должны храниться не менее 5 лет с даты окончания срока действия договора.

Ответственность бухгалтера

Если бухгалтер, особенно главный, увольняется, он должен передать все дела и документацию. Для этого назначают уполномоченное лицо, которое принимает все хозяйство по акту на основании приказа руководителя организации. В этом акте необходимо перечислить все, за что отвечает непосредственно главбух. В частности:

Сколько именно документов передано и периоды, за которые они составлены, можно указать в самом акте или в приложениях к нему. Кроме того, в приложениях к акту может быть своеобразный развернутый баланс организации: оборотно-сальдовая ведомость по бухгалтерским счетам на дату передачи дел.

Образец акта приема-передачи бухгалтерских документов выглядит так:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *