Хранение больничных листов в организации

Хранение больничных листов — это процедура, обязательная для каждого работодателя. Организуйте архив, назначьте ответственного и обеспечьте сохранность документов на протяжении установленного срока.

Нормативная база

Зачем хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.

Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.

Какой установлен срок хранения

Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов. Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

Как заполнять больничные по новым правилам

С 14 декабря работать с больничными нужно по-новому! Правила изменил Приказ Минздрава №925н от 01.09.2020.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили обзор поправок и новую инструкцию. Используйте ее бесплатно.

Как и где хранить

Для обеспечения сохранности работодателю следует определить место архива, где хранятся больничные листы после оплаты: сейф, отдельное помещение, закрытый архивный шкаф. Доступ к документации ограничивается для посторонних лиц.

Для контроля организация вправе назначить сотрудника, несущего ответственность за сохранность документации. В этом случае возможно привлечение к ответственности виновного в утере или порче документов. Выбрав ответственное лицо:

  1. Укажите в его трудовом договоре и должностной инструкции новую обязанность.
  2. Издайте приказ о назначении ответственного.

В приказе о назначении укажите дату, с которой назначается ответственный, место, где хранятся больничные листы в организации, какие обязанности возлагаются на сотрудника.

При поступлении листка нетрудоспособности он обрабатывается ответственным сотрудником и передается в архив. Учетные бухгалтерские программы позволяют формировать реестр автоматически по истечении определенного периода: месяц, квартал, год. Его удобно использовать как журнал регистрации.

Как уничтожать по истечении срока хранения

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

  1. Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
  2. По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
  3. Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.

Как быть с электронными листками нетрудоспособности

В настоящее время все чаще применяются электронные листки нетрудоспособности, планируется полный переход на ЭЛН. Как хранить больничные листы, оформленные в электронном виде? ФСС разъясняет, что работодатель не обязан распечатывать и хранить бумажную копию электронного листка нетрудоспособности. Сохранность обеспечивает электронная информационная система «Единая интегрированная информационная система “Соцстрах”».

Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29 “Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения” (с изменениями и дополнениями)

Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29
“Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения”

С изменениями и дополнениями от:

В целях совершенствования системы обеспечения бланками листков нетрудоспособности приказываем:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения (приложение).

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя председателя Фонда социального страхования Российской Федерации В.В.Линника и заместителя Министра здравоохранения Российской Федерации Р.А.Хальфина.

Председатель Фонда
социального страхования
Российской Федерации

Министр здравоохранения
Российской Федерации

Зарегистрировано в Минюсте РФ 19 февраля 2004 г.

Регистрационный N 5573

Информация об изменениях:

Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Фонда социального страхования РФ от 23 июля 2004 г. N 42/130 в Инструкцию, утвержденную настоящим приказом, внесены изменения, вступающие в силу с 1 января 2005 г.

Инструкция
о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения
(утв. приказом Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29)

С изменениями и дополнениями от:
ГАРАНТ:

С 1 июля 2011 г. действует новая форма бланка листка нетрудоспособности, утвержденная приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. N 347н

1. Настоящая Инструкция определяет порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения.

2. Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает Фонд социального страхования Российской Федерации (далее – Фонд).

3. Бланки листков нетрудоспособности направляются предприятием-изготовителем в региональные отделения Фонда.

4. Региональные отделения Фонда обеспечивают бланками листков нетрудоспособности медицинские организации по мере необходимости, на основании отчетов-заявок на получение бланков листков нетрудоспособности, представляемых ими на соответствующий квартал года в порядке, установленном пунктом 14 настоящей Инструкции.

Не допускается запас бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях, превышающий квартальный запас потребности.

5. Выдача бланков листков нетрудоспособности осуществляется с оформлением накладных в двух экземплярах, один из которых (первый) передается медицинской организации, второй – остается в региональном отделении Фонда.

Доставка бланков листков нетрудоспособности от регионального отделения Фонда производится за счет средств получателя бланков.

6. Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью.

Бланки листков нетрудоспособности подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.

7. Региональные отделения Фонда и медицинские организации обязаны вести строгий количественный учет бланков листков нетрудоспособности.

8. Учет прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности осуществляется на бумажном и магнитном носителях по программе, разработанной и переданной Фондом:

8.1. Региональными отделениями Фонда – в Книге прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности (приложение N 1), заполняемой при получении бланков от предприятия-изготовителя и выдаче бланков медицинским организациям;

8.2. медицинскими организациями – в Книге получения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 2), заполняемой при получении бланков от органа управления здравоохранением, и Книге распределения бланков листков нетрудоспособности (приложение N 3).

Сверка данных Книги получения бланков листков нетрудоспособности и Книги распределения бланков листков нетрудоспособности в медицинской организации осуществляется не реже одного раза в квартал.

9. Книги прихода и расхода бланков листков нетрудоспособности должны быть пронумерованы, прошнурованы, и иметь на последней странице запись: наименование организации, количество страниц, печать организации и подпись руководителя. Записи в книгах производятся в хронологическом порядке при совершении операции лицом, ответственным за получение, выдачу и хранение бланков листков нетрудоспособности.

10. Лицо, ответственное за получение, хранение, выдачу бланков листков нетрудоспособности (далее – ответственное лицо), назначается приказом руководителя организации (регионального отделения Фонда, медицинской организации).

Ответственное лицо получает бланки листков нетрудоспособности на основании доверенности, оформленной в установленном порядке (с подписью руководителя, главного бухгалтера, заверенных круглой печатью).

11. Лечащие врачи медицинской организации (в отдельных случаях – фельдшеры, зубные врачи) либо работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации получают бланки листков нетрудоспособности, прошитые за левый верхний угол, под отчет от ответственного лица. При получении новых бланков листков нетрудоспособности указанные лица обязаны сдать корешки ранее полученных бланков.

12. Корешки бланков листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в течение трех лет, после чего уничтожаются в этой же организации в соответствии с Актом об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек (приложение N 4).

13. Медицинские организации ведут учет испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности в Книге учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 5).

В конце года медицинские организации передают информацию об испорченных, утерянных и похищенных бланках листков нетрудоспособности в региональное отделение Фонда.

Испорченные бланки листков нетрудоспособности хранятся в медицинских организациях в отдельной папке с описью, в которой указываются фамилия, имя, отчество лечащего врача (в отдельных случаях -фельдшера, зубного врача), дата сдачи, номера и серии испорченных бланков.

Уничтожение испорченных бланков листков нетрудоспособности производится в медицинских организациях по истечении 3 лет комиссией, созданной по приказу руководителя медицинской организации, по Акту об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности (приложение N 6).

14. Все медицинские организации обязаны представлять в региональные отделения Фонда:

ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности на соответствующий квартал (приложение N 7). Отчеты-заявки представляются независимо от того, имеется ли необходимость в получении новых бланков листков нетрудоспособности;

ежегодно, до 1 февраля текущего года заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).

Отчет-заявка и заявка подписываются руководителем и главным бухгалтером медицинской организации и заверяются печатью.

ГАРАНТ:

О формировании заявок на изготовление бланков листков нетрудоспособности см. письмо Фонда социального страхования РФ от 12 июля 2005 г. N 02-18/11-6255

15. Региональные отделения Фонда на основании данных, представленных медицинскими организациями, ежегодно, не позднее 10 февраля текущего года, представляют в Фонд социального страхования Российской Федерации заявку на бланки листков нетрудоспособности на следующий календарный год (приложение N 8).

ГАРАНТ:

О распределении бланков листков нетрудоспособности см. информацию Фонда социального страхования РФ от 11 января 2005 г. N 02-18/11-9

16. Ответственность за получение, хранение и распределение бланков, а также за учет и отчетность по ним несут руководители и главные бухгалтеры региональных отделений Фонда, медицинских организаций.

Лечащие врачи (в отдельных случаях – фельдшеры, зубные врачи), а также работники медицинской организации, оформляющие листки нетрудоспособности централизованно, на основании приказа руководителя медицинской организации, несут личную ответственность за сохранность полученных бланков.

17. Региональные отделения Фонда осуществляют контроль за организацией учета, хранения бланков листков нетрудоспособности в медицинских организациях независимо от их организационно-правовой формы, формы собственности и ведомственной подчиненности.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 1
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга прихода – расхода бланков листков нетрудоспособности региональным отделением Фонда

Дата получения бланков

Накладная на получение бланков

Кол-во полученных бланков

Дата выдачи бланков

Количество выданных бланков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 2
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга получения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации

Дата получения бланков

Количество полученных бланков

Остаток бланков от предыдущей партии

Общее количество бланков

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 3
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга распределения бланков листков нетрудоспособности медицинской организации

Количество бланков в наличии

Количество выданных бланков

Получатель бланков (или лицо, сдающее корешки)

Реквизиты корешков бланков

Количество возвращенных корешков бланков

Подпись лица, получающего бланки, возвращающего корешки бланков

Лицо, ответственное за хранение бланков и корешков бланков

* Для структурных подразделений медицинской организации (участковая больница, ФАП).

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 4
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Акт
об уничтожении корешков бланков листков нетрудоспособности, срок хранения которых истек

Перечень уничтоженных корешков бланков листков нетрудоспособности

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 5
к Инструкции о порядке учета и хранения
листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Книга учета испорченных, утерянных, похищенных бланков листков нетрудоспособности

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 6
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Акт
об уничтожении испорченных бланков листков нетрудоспособности

Перечень уничтоженных бланков листков нетрудоспособности:

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 7
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Отчет-Заявка
на получение бланков листков нетрудоспособности медицинской организацией

Количество бланков листков нетрудоспособности

Остаток на начало отчетного периода

Заказано на. кв. 20. г. (отчетный период)

Получено в. кв. 20. г (отчетном периоде)

Израсходовано в . квартале 20. г.

Остаток на конец отчетного периода

Заказано на. кв. 20. г.

* Лицензия на медицинскую деятельность в части права на осуществление экспертизы временной нетрудоспособности.

ГАРАНТ:

См. данную форму в редакторе MS-Excel

Приложение N 8
к Инструкции о порядке обеспечения
бланками листков нетрудоспособности,
их учета и хранения

Заявка
на бланки листков нетрудоспособности на 20_____г.
медицинской организации или регионального отделения ФСС РФ

С изменениями и дополнениями от:

Количество бланков листков нетрудоспособности

заказано на предыдущий год

остаток на 01.01.20__ г

потребность на 20__ г.

в том числе по кварталам

Определяется порядок обеспечения бланками листков нетрудоспособности медицинских организаций, имеющих лицензию на осуществление работ и услуг по оказанию соответствующей медицинской помощи, включая проведение экспертизы временной нетрудоспособности, а также их учета и хранения. Приводятся формы, необходимые для осуществления указанного документооборота.

Изготовление бланков листков нетрудоспособности обеспечивает ФСС России. Все медицинские организации обязаны представлять в органы управления здравоохранением ежеквартально, в срок до 5 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, отчеты-заявки на получение бланков листков нетрудоспособности вне зависимости от необходимости в этих бланках.

Бланки листков нетрудоспособности являются документами строгой отчетности и должны храниться в специальных помещениях, сейфах или в специально изготовленных шкафах, обитых оцинкованным железом, с надежными внутренними или навесными замками. Помещения, сейфы, шкафы, где хранятся бланки, должны быть закрыты на замки и опечатаны печатью. Бланки подлежат систематическому бухгалтерскому учету за балансовым счетом.

Приказ Фонда социального страхования РФ и Минздрава РФ от 29 января 2004 г. N 18/29 “Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 19 февраля 2004 г.

Регистрационный N 5573

Настоящий приказ вступает в силу по истечении 10 дней после дня его официального опубликования

Текст приказа опубликован в “Российской газете” от 28 февраля 2004 г. N 40, в Бюллетене нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 8 марта 2004 г. N 10, в журнале “Еженедельный бюллетень законодательных и ведомственных актов”, март 2004 г., N 12, в журнале “Главврач”, 2004 г., N 3

В настоящий документ внесены изменения следующими документами:

Приказ Министерства здравоохранения и социального развития РФ и Фонда социального страхования РФ от 23 июля 2004 г. N 42/130

Изменения вступают в силу с 1 января 2005 г.

Инструкция: как хранить больничные листы в организации

Сколько хранятся больничные листы в организации — по мнению большинства экспертов, не менее шести лет, так как эти документы необходимы для исчисления и уплаты страховых взносов.

Читайте также:  Как экономить и копить деньги - 13 правильных способов

Зачем хранить листки нетрудоспособности

Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги. Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п. 12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где их хранить организации

Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2020 году, поэтому исходим из двух принципов:

В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты. Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:

Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.

Сколько времени хранить и что делать потом

Срок хранения больничных листов в организации в 2020 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства. По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить. После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.

Порядок хранения электронных листков нетрудоспособности

С переходом на электронный документооборот у бухгалтеров и кадровиков возник вопрос, сколько хранят на предприятии больничные листы и расчеты по ним при оформлении их в электронном виде. Согласно разъяснениям ФСС, у работодателя нет необходимости сохранять электронные листки нетрудоспособности и распечатывать их копии. Сохранность информации обеспечивает единая электронная система «Соцстрах», и организация в любой момент может получить нужные сведения.

Срок хранения больничных листов в организации

С лета 2017 года в России действует электронный формат листка нетрудоспособности. По своей сути он абсолютно равнозначен бумажной форме этого документа, но имеет в сравнении с ней ряд преимуществ:

При этом сама процедура выписки и дальнейшей обработки больничного не меняется. Его по-прежнему выдает медучреждение (сообщая заболевшему уникальный номер, присвоенный больничному в ЕИИС «Соцстрах», для передачи работодателю), заполняет необходимыми данными работодатель, который делает также расчет и выплату суммы пособия, если в регионе его работы не действует пилотный проект, в рамках которого эти функции берет на себя ФСС.

Наряду с электронным больничным в 2021 году продолжает применяться и бумажный его вариант. Но оформляется только один из них. Право выбора вида больничного закреплено за заболевшим лицом (п. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).

Срок хранения больничных в 2021 году

Электронный больничный существует лишь в виде электронного документа, созданного в ЕИИС «Соцстрах» и используемого через эту систему. Поэтому у работодателя не возникает обязанности по его хранению.

По-иному обстоит дело с бумажным документом. Его работник должен принести работодателю вне зависимости от того, действует ли в регионе пилотный проект.

Если пилотный проект имеет место, то назначение пособия будет осуществлять ФСС. Больничный, соответственно, будет храниться в фонде.

Работодателю же надлежит полученные от работника документы (заявление на оплату периода нетрудоспособности и больничный) снабдить данными о заработке за период, учитываемый в расчете, и (при необходимости) иными документами (акт о несчастном случае или профзаболевании) и не позднее чем через 5 календарных дней направить этот комплект в ФСС (п. 3 первого и второго Положений, утв.

Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).

В регионах, где пилотный проект не действует, работодатели продолжают самостоятельно осуществлять расчет суммы платежа по больничному и производить выплату работнику. Им придется хранить больничный у себя и предъявлять его при проверке, проводимой ФСС.

Срок хранения листка нетрудоспособности установлен ст. 618 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 как равный 5 годам.

Инструкция: как хранить больничные листы в организации

Сколько хранятся больничные листы в организации — по мнению большинства экспертов, не менее шести лет, так как эти документы необходимы для исчисления и уплаты страховых взносов.

Зачем хранить листки нетрудоспособности

Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги.

Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п.

12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.

Где их хранить организации

Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2021 году, поэтому исходим из двух принципов:

В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты.

Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:

Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.

Сколько времени хранить и что делать потом

Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.

23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.

По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.

После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.

Порядок хранения электронных листков нетрудоспособности

С переходом на электронный документооборот у бухгалтеров и кадровиков возник вопрос, сколько хранят на предприятии больничные листы и расчеты по ним при оформлении их в электронном виде. Согласно разъяснениям ФСС, у работодателя нет необходимости сохранять электронные листки нетрудоспособности и распечатывать их копии.

Сохранность информации обеспечивает единая электронная система «Соцстрах», и организация в любой момент может получить нужные сведения.

Срок хранения больничных листов в организации

к содержанию ↑

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении.

Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к.

от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст.

9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Сколько лет хранить больничные листы в бухгалтерии

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст.

29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение.

Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4.1 и равен 5 годам.

При этом пункт 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, п. 12.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер.

Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета).

Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.

Инструкция: как хранить больничные листы в организации

Законодательство требует от организаций и ИП хранить документы, относящиеся к личным данным сотрудников. Причины разные – исчисление пособий, пенсии, зарплаты, компенсации и иных выплат, предоставление других возможностей. Срок хранения больничных листов на предприятии четко определен, нарушение влечет назначение административных санкций должностным лицам, в контракте которых прописана данная обязанность.

Зачем хранить больничные листы

Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.

Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.

Способы оформления больничных листов

С лета 2021 года в России действует электронный формат листка нетрудоспособности. По своей сути он абсолютно равнозначен бумажной форме этого документа, но имеет в сравнении с ней ряд преимуществ:

При этом сама процедура выписки и дальнейшей обработки больничного не меняется. Его по-прежнему выдает медучреждение (сообщая заболевшему уникальный номер, присвоенный больничному в ЕИИС «Соцстрах», для передачи работодателю), заполняет необходимыми данными работодатель, который делает также расчет и выплату суммы пособия, если в регионе его работы не действует пилотный проект, в рамках которого эти функции берет на себя ФСС.

Наряду с электронным больничным в 2021 году продолжает применяться и бумажный его вариант. Но оформляется только один из них. Право выбора вида больничного закреплено за заболевшим лицом (п. 5 ст. 13 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании…»).



Какой установлен срок хранения

Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов. Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

Читайте также:  Страхование грузовых автомобилей по ОСАГО



Сколько лет хранятся больничные листы в организации (2019 — 2021)?

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

Это важно знать: Как получить больничный в другом городе

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.



Как и где хранить

Для обеспечения сохранности работодателю следует определить место архива, где хранятся больничные листы после оплаты: сейф, отдельное помещение, закрытый архивный шкаф. Доступ к документации ограничивается для посторонних лиц.

Для контроля организация вправе назначить сотрудника, несущего ответственность за сохранность документации. В этом случае возможно привлечение к ответственности виновного в утере или порче документов. Выбрав ответственное лицо:

  1. Укажите в его трудовом договоре и должностной инструкции новую обязанность.
  2. Издайте приказ о назначении ответственного.

В приказе о назначении укажите дату, с которой назначается ответственный, место, где хранятся больничные листы в организации, какие обязанности возлагаются на сотрудника.

При поступлении листка нетрудоспособности он обрабатывается ответственным сотрудником и передается в архив. Учетные бухгалтерские программы позволяют формировать реестр автоматически по истечении определенного периода: месяц, квартал, год. Его удобно использовать как журнал регистрации.

Сколько времени хранить и что делать потом

Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.

По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.

После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.



Как уничтожать по истечении срока хранения

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

  1. Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
  2. По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
  3. Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.

Подводим итоги

Действия, если срок хранения истек

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.

Законодательство в области бухгалтерского учета

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Необходимость хранения листов нетрудоспособности

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой. Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты. Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

Срок хранения больничных листов

Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках .

Подпишитесь на рассылку Больничный лист 13:22 10 декабря 2008 Больничный лист 14:13 18 декабря 2014 Больничный лист Больничный лист 10:26 14 сентября 2021 Больничный лист 13:55 24 мая 2021 Больничный лист 16:30 8 августа 2011 Больничный лист Больничный лист Больничный лист 10:05 10 апреля 2014 Больничный лист Больничный лист Больничный лист 10:59 20 июля 2011 Больничный лист 12:04 21 сентября 2015 Больничный лист Больничный лист Страховые взносы ПФР Пенсионеры Налог на имущество

Это важно знать: Сроки временной нетрудоспособности (РЧА)

Уничтожение больничных листов после истечения их срока действия

По окончанию срока хранения листы нетрудоспособности уничтожают. Но это не значит, что их можно просто сжечь или порезать. Должны быть произведены такие действия:

  1. Создание комиссии. Из работников предприятия нужно сформировать комиссию, которая выберет просроченные документы.
  2. Составление акта. Такой документ потребуется при будущих проверках или судебных делах. В акте обязательно должны быть указаны реквизиты всех уничтоженных больничных листов.
  3. Уничтожение документов. После соблюдения вышеупомянутой процедуры документы можно уничтожать любым удобным способом (сжечь, выбросить или передать на утилизацию).

Соблюдение такого порядка уничтожения прописано в приказе Минкультуры РФ №526.

Хранение листов нетрудоспособности является обязательной нормой, которая закреплена в законодательстве. Несоблюдение этой нормы приведет к сложностям во время проверки ФСС.

Как долго хранить документы

Вид документовСрок храненияНорма законодательства
ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА
Штатное расписание организации и изменения к немуНе менее 10 лет**
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников)Не менее 75 лет
Правила внутреннего (служебного) распорядка организацииНе менее 1 года после замены новыми
Положение об оплате труда и премировании работниковНе менее 10 лет
Нормы выработки и расценокНе менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми
Должностные инструкции работниковТиповые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет
Коллективные договорыНе менее 10 лет**
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)Не менее 75 лет
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работниковНе менее 75 лет
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета)Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицамиНе менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лицНе менее 5 лет
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.)Не менее 5 лет
Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:

—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;

—аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);

—поощрении и награждении;

—оплате труда, премировании и различных выплатах;

—всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

—отпусках по уходу за ребенком;

—отпусках без сохранения заработной платы;

—длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

—командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

Сколько составляет срок хранения больничных листов на предприятии в 2021 году

В акте указывается вся идентификационная информация о документах, которые подлежат уничтожению.

По мнению специалистов юридической области, выплаты по больничному от работодателя никаким образом не влияют на страховые. Налоговый кодекс РФ разъясняет некоторые моменты, которые могут показаться противоречием.

В ст. 421 указан перечень источников, которые влияют на формирование страховых взносов. К ним необходимо относить те документы, что являются подтверждением всех выплат работнику, которые получает непосредственно от работодателя.

Оформление Сколько хранятся больничные листы

Законодательство требует от организаций и ИП хранить документы, относящиеся к личным данным сотрудников. Причины разные – исчисление пособий, пенсии, зарплаты, компенсации и иных выплат, предоставление других возможностей. Срок хранения больничных листов на предприятии четко определен, нарушение влечет назначение административных санкций должностным лицам, в контракте которых прописана данная обязанность.

Основные понятия

Больничный лист – это документ, который выдается служащему для подтверждения правомерности отсутствия на рабочем месте. Необходим гражданам, трудоустроенным в официальном порядке. Согласно ст. 183 ТК РФ сотрудник получает определенные гарантии:

Больничный и лист нетрудоспособности – идентичные документы. Независимо от наименования применяются одинаковые нормы и правила.

Сроки и размеры выплат закреплены отдельными федеральными законами. Обязательна строгая отчетность – присвоение порядковых номеров, фиксированные реестры (журналы, заверенные печатью и подписями руководителей, на задней части приклеивается подтверждение с датой начала и окончания записей). Случаи оформления больничных:

  1. Констатация факта заболевания, вследствие которого сотрудник теряет возможность исполнения служебных обязанностей;
  2. Необходимость присмотра за близким родственником (уход, медицинский в том числе);
  3. Беременность, рождение ребенка, усыновление (другие, подобные ситуации);
  4. Карантин;
  5. Протезирование в стационарных условиях;
  6. Восстановление, санаторное лечение (до 24 дней);
  7. Иные, связанные со здоровьем ситуации.

Больничный выписывают при протезировании зубов, прохождении обследования или сдачи анализов. Обычно на один или два дня, хотя медицинский работник может предоставить и на больший срок.

Вердикт о временной нетрудоспособности гражданина выносит только врач. Подделка документа является нарушением норм действующего законодательства. Сотрудник, в должностной инструкции которого прописаны соответствующие действия, обязан знать срок хранения больничных листов в архиве, способы и условия.

Внимание! Предприятие принимает только корректно заполненные бланки, без ошибок и помарок. Сотрудникам необходимо проверять правильность оформления еще в медицинском учреждении.

Срок хранения и учета больничных листов

Листы нетрудоспособности оформляются в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ. Разработан строгий бланк, инструкция по заполнению. Получить на руки их можно только в тех медицинских учреждениях (государственных, частных больницах), которые имеют действующую лицензию. Если документ был предоставлен за границей, по приезду его необходимо заверить в местном медпункте.

Зачем нужно хранить больничные

Сохранение листов нетрудоспособности необходимо как для организации, так и для сотрудника. Компании подвергаются различным «исследованиям». В частности, ФСС проверяет наличие, законность оформления и правильности начислений.

Выплаты по больничным являются расходами определенного плана. Отсутствие подлинников считается основаниям для отказа в зачете данных по правилам ФСС. А значит, сотруднику не будут начисляться компенсационные выплаты из бюджета службы социального страхования населения. В случае возникновения споров по стажу, выплатам, социальным пособиям и возмещениям (например, налоговым вычетам) граждане могут затребовать подтверждение в виде оригиналов бланков нетрудоспособности. Срок хранения больничных листов на предприятии позволяет обратиться в любой момент как во время работы, так и после увольнения (отказать в выдаче не могут).

Условия хранения

Фондом социального страхования и Минздравом РФ был разработан приказ № 18/29 от 29.01.04г. «Об утверждении Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения». Документ регулирует очередность заполнения и обращения с формами строгой отчетности. Сколько хранятся больничные листы и в каких обстоятельствах – указанные моменты обязательны. Фактические условия согласно инструкции (в пунктах):

Совет! Необходимо ознакомить работника с Инструкцией и правилами, как хранить больничные листы в бухгалтерии.

Сроки хранения

Существует несколько законодательных актов, которые определяют период. Отдельные моменты закреплены Приказами, также Налоговым кодексом РФ. Бланки нетрудоспособности являются документами первичного учета. Срок хранения больничных листов в организации определен нормами, касающимися бухгалтерии. Согласно архивному делу наименьший период для подобных справок – 5 лет. Отсчет начинается с начала следующего календарного (отчетного) года. Приказ Министерства Культуры РФ подтверждает указанное время.

Ст. 23 Налогового кодекса РФ указывает на срок в 6 лет хранения в специальном архиве. Документы, подтверждающие временную нетрудоспособность гражданина, являются основанием для начисления и уплаты страховых взносов. Поэтому правила данной статьи (пп.6 п. 3.4) относятся и к срокам хранения больничных листов в организации. Кроме этого – нормы Кодекса считаются более значимыми в сравнении с приказами (согласно иерархии действия законодательных актов).

Списание листов нетрудоспособности по истечению времени

По истечению установленного периода документы подлежат уничтожению. Нельзя просто выкинуть, измельчить в шредере или сжечь бумаги. Существует инструкция, которой необходимо следовать. Основные моменты определены в Приказах № 18/29 и № 526 Минкультуры РФ. Порядок действий:

Приказом Фонда социального страхования и Минздрава РФ № 29 от 29.01.04г. утверждена специальная форма акта об уничтожении корешков бланков, срок хранения которых истек. Помимо общей информации указывают полные реквизиты листов нетрудоспособности (номер, ФИО сотрудника, период предоставления больничного).

После составления, подписания и проверки правильности заполнения, документы можно передать на утилизацию или уничтожить самостоятельно. Способ законодатель не определяет, но его следует указать. Если бумаги передают на переработку во вторсырье, нужно приложить соответствующее подтверждение. Акты об уничтожении собираются и хранятся в отдельной папке.

Бланки по временной нетрудоспособности подтверждают правомерное отсутствие работника и возможность неисполнения им трудовых обязанностей в определенный промежуток. Если корешков больничных не обнаружится при проверке ФСС, составляется акт. Лица, ответственные за надлежащее сохранение документов, привлекаются к административному наказанию. Кроме этого важно придерживаться установленных правил оформления журналов. В случае форс-мажорных обстоятельств и непреднамеренного уничтожения листов нетрудоспособности необходимо приложить подтверждение государственного органа. Поэтому нужно знать, сколько хранятся больничные листы в организации – этот срок составляет не менее шести лет.

Срок хранения больничных листов на предприятии: что представляет из себя больничный лист, правила хранения документов, как оформить

Сроки хранения больничных листов определяются законодательными актами нашей страны

Что представляет собой больничный лист

Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности. Выдается данный документ организацией, имеющей государственную аккредитацию, и лицензию на осуществления деятельности, и в частности выдачу искомой формы.

Для работника искомый больничный лист в принципе имеет серьезную значимость, а именно он:

Форма больничного листа установлена на государственном уровне

Нужно также упомянуть, что искомый лист – не просто клочок бумаги, составленный доктором в произвольном стиле. Нет, это специальная форма, имеющая номер 347-н, состав и вид которой утверждены Минздравом России.

Поскольку бланк имеет официальное происхождение, соответственно для него также разработаны и:

Помните, что для получения временного освобождения от работы, вы не имеете права отправиться в любую медицинскую организацию, и получить листок нетрудоспособности голубого цвета. Нет, больничный дать может далеко не каждая медицинская организация, и не каждый врач. Так, даже если сама больница обладает лицензией для отправки вас на больничный, работающие в ней врачи скорой помощи, специалисты приемного отделения и работники станций, осуществляющих переливание крови, не могут по закону давать вам отгул. В их силах лишь предоставить справку, которая подтвердит, что такого-то числа вы были в указанном учреждении.

Общие правила хранения документов

Каковы общие правила хранения документов?

Правила, касающиеся документооборота организаций, утверждены Министерством культуры в 2010 году посредством Приказа №558.

В частности, оговариваются этим документом также и интересующие нас сроки хранения больничного листа. Так, они составляют пять лет с момента передачи документа от работника в кадровый отдел организации.

Использование обозначенных данным приказом сроков осуществляется лишь в том случае, при котором для конкретных документов не производится установление иных сроков сохранности согласно их более высокой степени значимости, или, по-другому, рангу.

На больничном как правильно написать вы можете узнать в специальной статье.

Кроме того, ограничения по срокам, в течение которых должны храниться больничные листы на предприятии, также оговариваются:

Нормативно-правовые акты в области бухучета

Оформить листок нетрудоспособности можно как в бумажном, так и в электронном виде

В положениях относительно бухгалтерского учета обозначаются перечни документов, подлежащих хранению в течение пятилетнего срока. К ним относятся бумаги следующих категорий:

К первой из перечисленных в списке групп можно отнести и бланк, выдающийся в медицинском учреждении в качестве подтверждения того, что сотрудник организации болен, и имеет официальное право на отдых и выплату денежного пособия.

Налоговый кодекс

Бланки голубого цвета, выдающиеся больным, являются документами, на основе которых производится определение величины страховых взносов, выплата которых осуществляется организацией-работодателем согласно программе социального страхования.

Искомые взносы и все, что связано с ними, регулируются Налоговым Кодексом нашей страны, который также предписывает определенные сроки хранения документов. В данном случае названа длительность, равная 6 годам.

Как хранить электронные больничные листы

Начиная с 2017 года, в любом субъекте нашей страны заболевший гражданин может предъявить работодателю не только больничный лист на бумажном носителе, но также и в электронном виде.

Чтобы не хранить больничные в бумажном виде, подключитесь к электронной системе ЕИИС «Соцстрах»

Виртуальная версия бланка не является копией, подтвердить которую можно посредством предоставления бумажного документа. Отнюдь, это его полный аналог, и никаких подтверждений для доказательства его юридической силы не требуется.

Чтобы организация могла оформить бланк в электронном виде, необходимо, чтобы и организация-работодатель, и медицинское учреждение, ведущее лечение больного работника, были подключены к системе ЕИИС «Соцстрах». Именно в ней медицинская организация может оформить выписку лица с больничного. И в ней же работодатель осуществит впоследствии внесение данных, которые нужны, чтобы сотрудник впоследствии получил положенное ему пособие.

Хранить данный листок и делать его распечатки самостоятельно организации нет ни смысла, ни надобности, так как в случае выдачи электронного листка нетрудоспособности, за проведение этих процедур отвечает система «Соцстрах». Потому данный вопрос в отношении организаций-работодателей законом не регулируется.

Как оформить больничный лист

Итак, мы получили полное представление относительно вопроса о длительности хранения больничного листа на предприятии. Однако, знание сроков – далеко не все, что должны держать в голове руководители фирм, и работники кадровых отделов. Также в обязательном порядке следует иметь представление и о том, как именно составлять и правильно оформлять данный документ.

Если лицо, представляющее организацию, допустит ошибку при заполнении документа, оно может исправить положение путем указания верной информации на обороте бумаги

Существуют правила, которые являются общими при заполнении данного бланка как для врача, первым вносящего сведения, так и для работодателя, который вписывает в бланк данные уже после того, как он будет передан ему работником. Они будут таковыми:

Существует также и правило, которое общим не является. Оно гласит, что лицу нельзя, допускать ошибок при записывании информации в листок, так как в этом случае документ считается недействительным. Если данные все же были как-то искажены, производится замена испорченной бумаги на дубликат.

Работодателю такие требования не предъявляются. Он может исправить ошибку, и притом никоим образом не менять сам документ. В случае допущения помарки, описки или прочих неосторожностей, верные сведения указываются на оборотной стороне листа, заверяются подписью заполняющего бланк специалиста и письменным указанием «исправлению верить». Далее рядом ставится штамп печати.

Какие сведения должен внести в документ лечащий врач больного сотрудника организации

Какие правила заполнения больничного листа существуют

Как мы уже сказали, заполнять один и тот же бланк с отрывными частями будут два представителя различных юридических лиц, а именно:

Давайте кратко рассмотрим, какие пометки выставляет на листке представитель больницы, прежде чем отдать его гражданину, получавшему лечение.

1. Пометка о том, к какой категории относится данная бумага:

2. Далее в обязательном порядке указываются реквизиты организации, а именно:

3. Вносится дата выдачи документа.

4. Указываются данные о пациенте, а именно:

После того, как гражданин болеющий забирает документ из больницы, он должен отнести его работодателю, который наравне с врачом отвечает за дополнение искомого документа. Как именно работодатель будет вносить сведения в листок, и какие данные ему для этого понадобятся, мы расскажем далее в представленной ниже инструкции.

Инструкция: как производится заполнение больничного листа работодателю

Шаг № 1 – вносим сведения об организации, в которой трудится гражданин

Вначале указываем наименование организации

Итак, в отмеченное на листке поле необходимо внести наименование организации-работодателя. Лучше всего краткое, если таковое имеется. В случае, если его нет, и нужно внести полное, а оно не влезает в имеющееся количество клеточек, не следует писать вне их, просто остановитесь там, где они кончились. Между словами в обязательном порядке делается пропуск.

Указываем статус места работы лица

Итак, далее укажите в бланке, на какой основе работает у вас гражданин:

Такие отметки делать нужно, так как гражданин имеет право потребовать два бланка для предоставления по обоим местам трудоустройства.

Данные о регистрационном номере фирмы в ФСС

Далее необходимо указать числовую последовательность, назначенную организации после того, как она была поставлена на учет в Фонде социального страхования. Номер организации служба присваивает самостоятельно, высылая соответствующее уведомление в ее адрес после того, как налоговая сообщает ей соответствующие сведения.

Вносим данные о коде подчиненности

С помощью кода подчиненности производится указание территориального местонахождения органов социального страхования, к которым относится организация. При условии, что у ФСС не имеется территориальных отделов, данный номер будет состоять из 4 цифр. Если речь идет все-таки об одном из отделений – из 5.

Шаг № 2 – вносим данные о сотруднике

Теперь нам нужно указать сведения о гражданине, который получил больничный, и представил его работодателю для регистрации и учета.

Укажите индивидуальный номер налогоплательщика, присвоенный работнику

Итак в первую очередь указываем ИНН сотрудника, принесшего на проверку больничный лист. Его присваивают, когда лицо встает на учет в налоговую, то есть при первом его трудоустройстве на работу. Посмотреть ИНН можно в соответствующем свидетельстве или договоре на работу, заключенном с лицом ранее.

Каждый работник организаций подлежит обязательному социальному страхованию. В знак свидетельства данного обстоятельства, лицу предоставляется СНИЛС – свидетельство с номером, данные о котором имеются у каждого работодателя. СНИЛС-то вам и нужно указать в первую очередь.

Шаг № 3 – указываем условия начисления пособия и акт формы Н1

В данную строчку вписывают закодированные сведения, касающиеся особых условий выплаты пособий. Проставлять их нужно лишь в том случае, если искомые условия действительно имеют место быть. Если же таковых имеется сразу несколько, нужно писать несколько кодировок.

Заполнение данной строчки производится только в том случае, если сотрудник получил травму, ввиду которой сейчас уходит на больничный, непосредственно на производстве.

Графа заполняется только при аннулировании договора с работником. Аннулировать трудовой договор руководство вправе, если сотрудник не вышел на работу в положенный срок. Пособие по болезни ему при этом полагается. В поле ставят дату начала работы по трудовому договору.

Шаг № 4 – вносим данные о стаже лица

Дата начала работы, страховой стаж и не страховые периоды — строки, которые мы должны заполнить сейчас

Итак, в графу, выделенную на рисунке, нужно указать дату, с которой гражданин начал свой трудовой путь в данной организации. Затем вносится информация о времени, в течение которого лицо было застраховано, и отчисляло взносы в Фонд социального страхования. Чаще всего период, интересующий нас, совпадает с временем работы по трудовому договору.

На этом же этапе нужно указать нестраховые периоды, то есть периоды военной службы, пройденной с 2007 года, от ее начала до окончания.

Шаг № 5 – вносим данные, нужные для расчета пособий

За какой период лицу положено пособие

Итак, теперь нужно указать сведения, которые будут использоваться для расчета величины пособий для гражданина, компенсирующего ему его временную нетрудоспособность. К таким сведениям относятся:

После указывается, какое количество средств будет вручено гражданином за счет денег Фонда социального страхования, и какое будет уплачено работодателем.

Ниже указывают сумму итоговой величины получки гражданина.

Шаг 6 – завершаем заполнение документа

Завершаем заполнение бумаги

В конце концов заполнение документа завершается внесением в нужные графы:

По итогу сбоку проставляется печать. Ура, мы заполнили наш бланк!

Подведем итоги

На основании данных больничного листа производится начисление пособий болеющим работникам

Итак, в нижеследующей таблице рассмотрим, какие сроки хранения обозначают различные нормативно-правовые акты.

Таблица 1. Сроки хранения больничных листов согласно официальной документации.

ДокументСрок хранения
Приказ Министерства культуры № 5585 лет
Положения бухгалтерского учета5 лет
Налоговый Кодекс6 лет

Изучив все имеющиеся в правовых актах повеления относительно срока хранения документа, можно с уверенностью утверждать, что храниться больничные листы должны не менее 6 лет. Данный срок предписан Налоговым Кодексом нашей страны. Поскольку во всех остальных документах, низших по рангу, указывается меньший срок, нам необходимо ориентироваться именно на искомое указание.

Видео – Как рассчитать больничный лист

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *