Особенности электронных счетов-фактур в 2020 году

О переходе на электронные счета-фактуры

Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.

ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.

Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:

  1. Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174 н).
  1. Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
  1. Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС.

Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.

Как работать с электронными счетами-фактурами

Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.

При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.

ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).

Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ. Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно .

Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию. (подробнее смотрите в К+).

Образец электронного счета-фактуры

Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.

В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.

Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур

В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.

Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.

ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.

Итоги

Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.

Новый формат счета-фактуры начнет действовать с 1 июля 2021 года

Со второго полугодия 2021 года начинают действовать поправки в НК РФ, предусмотренные 371-м законом. Рассказываем, что поменяется для ИП и организаций, а также рассмотрим специфику выставления счетов-фактур в ЭДО.

С чего все началось?

Летом 2019 года в Правительстве озвучили идею масштабного эксперимента, связанного с импортными товарами. ФНС поручили разработать программное обеспечение для сбора, учета, хранения и обработки информации по всей зарубежной продукции, предназначенной для использования на территории РФ.

В Приложении к официальному документу приведен полный перечень подобных товаров, среди которых представлены бытовая техника, спецтранспорт, электроника, мебель, детские товары и многое другое. Сам эксперимент проходил с 1 июля по 31 декабря 2020 г. и был признан удачным.

Прослеживание реализовано исключительно на «бумажном» уровне, поэтому маркировать товары или как-то менять складские процедуры не потребуется.

Что изменится в Налоговом кодексе?

В соответствии с 371-м законом, юридические лица и ИП:

При совершении любых операций с товарами, указанными в перечне, должны отправлять в ФНС отчеты о подобной деятельности, а также предоставлять документы с реквизитами прослеживаемости. Это требование прописано в п 1. ст.1 закона.

При продаже прослеживаемой продукции обязаны оформлять счета-фактуры (в т.ч. корректировочные) только в электронном виде. Для этого заранее нужно будет заключить договор с любым из лицензированных операторов ЭДО: список рекомендованных операторов представлен на официальном сайте ФНС.

Счет-фактуру не обязательно оформлять в электронном виде, если:

товары приобретаются для личных нужд, не связанными с коммерческими операциями (к примеру, холодильник или стиральная машина для дома);

в качестве покупателя выступают физические лица со статусом «самозанятый»;

речь идет об экспорте и реэкспорте товара;

продукцию планируется отправить в одну из стран, входящих в ЕАЭС.

Изменения вступят в силу уже с 1 июля этого года.

Как поменялись правила оформления счета-фактуры?

Эксперимент законодатели признали удачным, поэтому с этого года планируется постепенный переход документооборота в электронный формат. В качестве первого шага выступят счета-фактуры. Для этого даже изменили привычную форму документа, добавив новые реквизиты, обязательные для заполнения (полный перечень содержится в пп. 5-6 ст. 169 НК РФ):

регистрационные номера партии товара и таможенной декларации;

единица измерения товара;

количество товара в указанных ранее единицах измерения (килограммы, коробки, штуки и пр.).

Сейчас счета-фактуры можно не оформлять, если в качестве покупателя выступают лица, не являющиеся плательщиками НДС (по письменному согласию сторон). С 1 июля 2021 года для прослеживаемых товаров такая возможность будет недоступна: документы нужно будет оформлять в обязательном порядке.

Актуальная форма документа приводится в Приложении №1 1137-го Постановления Правительства. В ФНС разъяснили, что при необходимости дополнительные реквизиты можно указывать либо над таблицей, либо сразу после подписей ответственных лиц (руководителя и главного бухгалтера). Если нужно, то изменения можно делать и в самой таблице – добавлять строки и столбцы в конце, не нарушая начальное расположение граф.

Заполнять документы можно от руки, на компьютере или совмещать оба варианта. При отправке счета-фактуры необходимо заверить электронную копию с помощью квалифицированной ЭЦП.

Общие правила заполнения счета-фактуры

Если речь идет о реализации товаров, нужно:

Заполнить поля с номером и датой документа.

Внести данные о продавце и покупателе, а также указать отправителя и получателя груза.

Обязательными для заполнения считаются поля об оплате и валюте: цена и стоимость товара, сумма акциза (если есть) и налоговая ставка.

Внести реквизиты договора или госконтракта, если операции совершаются в соответствии с госзаказом.

В таблицу вносится все актуальные сведения о товаре. Если предоплаты в денежной форме не было (например, аванс был получен в натуральной форме), в строке 5 нужно поставить прочерк.

В таблице графы с 10 по 11 актуальны только для товаров иностранного происхождения.

Если речь идет о работах или услугах, то:

В первой части (до таблицы) заполняются все строки, кроме 3 и 4 (они касаются отправителя и получателя груза).

В таблице прочерк ставят в графах 10-11, а в графы 2-4 сведения вносятся только в том случае, если услуги или работы можно изменить в каких-либо единицах.

Под таблицей располагаются поля для подписей ответственных лиц. Для юридических лиц это руководитель и главный бухгалтер, либо уполномоченные лица. ИП сам подписывает документ, указывая помимо Ф.И.О. (расшифровка подписи) и реквизиты регистрационного свидетельства.

Эксперты прогнозируют, что введение системы прослеживаемости товаров, а также новые правила оформления счетов-фактур значительно увеличат документооборот организаций и индивидуальных предпринимателей.

Однако в масштабах государства эти изменения являются первым шагом к полноценному переходу на ЭДО и отказу от привычных бумажных носителей. По задумке законодателей электронный формат обмена документами будет сквозным и прозрачным, что положительно скажется на собираемости налогов.

Электронный документооборот счетов-фактур

Возможность использовать электронные счета-фактуры, безусловно, ощутимо сокращает бумажный документооборот и трудозатраты на составление и поиск документов по старинке. Однако разобраться, как это работает и что нужно для перехода на электронный обмен счетами-фактурами не так уж просто. Попробуем это сделать, а заодно посмотрим, что нового в порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме с 1 апреля текущего года.

Исходя из пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ для использования электронных счетов-фактур обмен электронными счетами-фактурами возможно только при соблюдении четырех условий:

Еще некоторые условия можно найти в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (далее – Порядок). При этом с 1 апреля действует новый такой порядок, утвержденный приказом Минфина от 10 ноября 2015 года № 174н. Впрочем, от ранее применявшегося порядка он отличается незначительно, поэтому об изменениях поговорим по ходу дела.

Согласно пункту 1.3 Порядка обмен электронными счетами-фактурами возможнее только по ТКС через оператора электронного документооборота.

Читайте также:  Что нужно для регистрации товарного знака

Что это означает на практике?

Электронная подпись и формат

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. С 1 апреля 2016 года этому требованию соответствует и Порядок: ранее в нем говорилось просто об электронной цифровой подписи.

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

Формат электронного счета-фактуры установлен приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Только электронный счет-фактура, составленный по такому формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем «входного» НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721, ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).

Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).

Оператор электронного документооборота и совместимость средств

Оператор электронного документооборота счетов-фактур – организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур.

Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур – автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.

Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ – Представление налоговой и бухгалтерской отчетности – Электронные счета-фактуры – Перечень операторов электронного документооборота).

Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами обслуживался у того же оператора. Однако следует помнить, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО, следует выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.

В свою очередь новый Порядок предусматривает, что заключая договор с оператором, организация должна, помимо прочего, указать согласна она, или нет, на передачу информации другому оператору (подп. «б» п. 2.1 Порядка).

Конечно, было бы намного проще, если бы покупатели и продавцы могли обмениваться счетами-фактурами в электронной форме напрямую между собой без посредников. Однако операторы ЭДО счетов-фактур решают сразу две задачи.

Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами каждого контрагента, с которым переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.

Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами, что, несомненно, важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС от 30.04.2015 № БС-18-6/499@).

Согласие сторон сделки

Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).

Действия продавца

Чтобы выставить электронный счет-фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:

Далее он получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры, в ответ на которое не позднее следующего рабочего дня должен отправить извещение о том, что подтверждение получено. Согласно новому Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. п. 2.7 Порядка). Ранее продавцу нужно было дождаться получения извещения покупателя о получении файла счета-фактуры. Хотя и прежний порядок предусматривал, что датой выставления электронного счета-фактуры считается дата поступления его файла оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка).

Теперь отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательно порядке этого не требуется.

Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).

В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж, письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).

Действия покупателя

Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения. Направлять продавцу через оператора ЭДО извещение о получении файла счета-фактуры нужно только в том, случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. п. 2.9, 2.12 Порядка).

В книге электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).

Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.

Как исправить

Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка). Порядок дальнейших действий сторон идентичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.

Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры

Одномоментно перейти на электронный обмен счетами-фактурами со всеми контрагентами вряд ли получится. А с кем-то может и вовсе не удастся договориться об этом. Ничего страшного в этом нет. Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке. При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (Письмо ФНС от 07.05.2014 № ГД-4-3/8815).

Так что обмен электронными счетами-фактурами сначала можно опробовать на ком-то одном из контрагентов, а затем уже договариваться с остальными.

Новые правила гораздо проще ввести и привыкнуть к ним, двигаясь постепенно, не спеша.

Редакция «ПБ» Оксана Доброва

Данная статья опубликована в закрытом разделе портала «Практическая бухгалтерия». Конкретные бухгалтерские вопросы с примерами решений и экспертными мнениями – максимум полезной и нужной информации на одном портале.
Получите доступ >>

Если у Вас есть вопрос – задайте его здесь >>

Читайте также по теме:

Будьте всегда в курсе последних изменений в бухучёте и налогооблажении!
Подпишитесь на Наши новости в Я ндекс Дзен!

Выбор читателей

Изменения в налоговом учете с 1 апреля 2021 года и не только — дайджест

За сколько лет платят компенсацию за отпуск при увольнении

Сроки хранения документов по учету и налогам

Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.

*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование

Электронные счета-фактуры: правильный формат и порядок выставления

Электронный счет-фактура, выставленный согласно принятому порядку, обладает юридической значимостью, как и бумажный вариант. Что необходимо учитывать в работе с такими документами?

Выставление счета-фактуры в электронном виде стало возможным с 23 мая 2012 года, когда вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@, утверждающий формат такого документа. Порядок его составления регламентирован Постановлением Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137. В отличие от бумажного документа, требующего две подписи — бухгалтера и руководителя, электронному счету-фактуре достаточно квалифицированной электронной подписи (КЭП) руководителя или уполномоченного лица (ст. 169 НК РФ).

Ст. 169 НК РФ накладывает два обязательных условия на электронный счет-фактуру: документ должен быть выставлен по утвержденному формату и порядку.

Формат электронных счетов-фактур

Как уже говорилось выше, юридическую силу имеет только тот электронный счет-фактура, формат которого соответствует формату, разработанному ФНС и утвержденному Приказом ФНС России от 05.03.2012 №ММВ-7-6/138@. Изменять формат электронных счетов-фактур, в отличие от формата первичных документов, нельзя. Если организация хочет внести дополнительную информацию в файл, то она может использовать Информационные поля (в общем поле к документу, например, клиенты могут указать номера договоров или реквизиты заказа, в поля к каждому наименованию товара внести сведения о своих единицах измерения или каким-то расчетам).

Порядок выставления и получения электронного счета-фактуры

Порядок выставления и получения электронных счетов-фактур утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Электронный счет-фактура должен выставляться через оператора электронного документооборота. Этот порядок довольно сложный, состоящий из нескольких этапов, на каждом из которых формируется свой технологический документ.

Остановимся на нескольких важных моментах:

  1. Электронные счета-фактуры передаются только через операторов электронного документооборота. Их нельзя выставить по электронной почте или принести на дискете, та как это не соответствует требованиям НК РФ и, следовательно, лишает электронный счет-фактуру юридической силы.
  2. В момент, когда файл счета-фактуры передается оператору, оператор фиксирует дату выставления электронного счета-фактуры в технологическом документе — Подтверждении оператора, подписанном электронной подписью оператора.
  3. После того, как оператор передал файл электронного счета-фактуры покупателю, фиксируется дата получения в Подтверждении оператора. Это Подтверждение подписывается электронной подписью оператора и передается покупателю. Согласно регламенту, на передачу электронного счета-фактуры выделяется двое суток: сутки на передачу оператору и сутки на передачу файла от оператора до покупателя. Но часто, благодаря технологиям, весь процесс выставления документа по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) происходит за считанные секунды.

Таким образом, дата выставления электронного счета-фактуры — это дата, когда файл счета-фактуры был передан оператору; дата получения электронного счета-фактуры — дата, когда файл счета-фактуры был передан от оператора покупателю. Эти даты фиксируются оператором независимо.

  1. Покупатель, получив счет-фактуру по ТКС, должен сформировать и подписать своей электронной подписью извещение о получении счета-фактуры. Процесс подобен ситуации с почтовым уведомлением о вручении: когда адресат получает письмо, он расписывается в уведомлении о вручении, до того как вскроет письмо; отправитель знает, что письмо дошло до адресата и дублировать его не надо. То же самое и с электронным счетом-фактурой. Получив извещение от покупателя, продавец знает, что счет-фактура выставлен в электронном виде, поэтому дублировать на бумаге его не нужно. Данное извещение не накладывает на покупателя никаких обязательств: сформировав извещение, покупатель не обязан учитывать счет-фактуру или принимать таким как есть, без возможности отказаться или попросить исправить документ.
Читайте также:  НДС раздельный учет: как рассчитать, размер

Как вносить исправления в электронный счет-фактуру

Исправление в электронном счете-фактуре фактически ничем не отличается от исправления бумажного документа (Постановлении Правительства РФ от 26.12.11 г. №1137) и производится в том случае, если в документе обнаружена ошибка. В процессе исправления возникает новый экземпляр счета-фактуры — исправленный счет-фактура.

Стоит отметить, что исправленный счет-фактуру тоже необходимо выставить через оператора ЭДО по утвержденному порядку.

Иногда компании просто переделывают документы, выставляют новый файл, аннулируя при этом старый.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

СЭД «Счета-Фактуры»

СЭД «Счета-Фактуры» (СЭД СФ) — это система обмена электронными юридически значимыми документами между компаниями, с использованием электронной подписи.

СЭД СФ разработана в соответствии с приказом Минфина РФ от 10.11.2015 № 174Н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» и подключена к роуминговому центру АО НИИАС, что обеспечивает обмен электронными документами между контрагентами внутри всей страны.

Система позволяет обмениваться следующими документами:

Общие сведения

СЭД «Счета-Фактуры» (СЭД СФ) включает в себя два основных модуля:

СЭД «Счета-Фактуры» позволяет:

Работа в СЭД СФ осуществляется через простой и удобный веб-интерфейс и может быть автоматизирована посредством использования внешних интерфейсов системы.

Система обеспечивает гарантированную передачу и хранение (при необходимости) юридически значимых документов, заверенных ЭП, и позволяет использовать сертификат ключа ЭП любого Удостоверяющего Центра, входящего в сеть доверенных УЦ ФНС России, благодаря чему не требуется удостоверяющий центр с широкой филиальной сетью в различных регионах. Проверка легитимности сертификата ЭП выполняется с использованием Информационного ресурса удостоверяющих центров сети ДУЦ ФНС России.

Система применяется ФГУП ГНИВЦ ФНС России, АНО «Белинфоналог», АО «УДОСТОВЕРЯЮЩИЙ ЦЕНТР», для обмена счетами-фактурами и другими документами между крупнейшими налогоплательщиками страны и подключена к роуминговому центру ОАО «НИИАС».

В настоящее время проводятся работы по интеграции СЭД «Счета-Фактуры» с ЭТЗП ОАО «РЖД», также разработанной АО «КОМИТА», с целью добавления возможности заключения с победителями электронных конкурсных процедур договоров в электронном виде.

С презентацией о данных работах можно ознакомиться по данной ссылке (ppt, 3735 Kb).

АО «Комита» также является доверенным оператором электронного документооборота, включенным в сеть доверия Федеральной налоговой службы, что гарантирует доставку электронных документов от отправителя к получателю с подтверждением даты и времени отправки.

По вопросам внедрения СЭД «Счета-Фактуры» в корпоративные сети обращайтесь в АО «КОМИТА» по тел./факсу (812) 322-94-00.

ТарифыСтоимость (руб./год)
Пакет 100900 2
Пакет 5003500 2
Пакет 10005000 2
Более 1000 исходящих документовИндивидуальное предложение
Дополнительные услуги
Бессрочная лицензия на использование СКЗИ «КриптоПро CSP» для пользователей прикладных систем, разработанных АО “Комита”1900 1
Изготовление СКПЭП для работы в системе электронного документооборота «Счета-фактуры»3000 2

1 НДС не облагается.
2 Включая НДС.

Документация

Презентации

Техническая поддержка (сопровождение): (812) 578-01-96.

Электронный документооборот: какие проблемы волнуют бухгалтера

Статья подготовлена компанией «Электронный экспресс».

В последние месяцы активно растет интерес к теме ЭДО бухгалтерских документов и счетов-фактур. Законодательные основы для перевода первички и счетов-фактур в электронную форму созданы несколько лет назад, регулярно проходят представительные конференции по этой теме, при этом реально работающих проектов не так уж много. Хотя они есть, и это внушает оптимизм. Например, одно из масштабно внедренных решений ЭДО — технология «Экспресс Документ», которая входит в состав информационно-правового обеспечения ГАРАНТ. С ее помощью сегодня получают счета-фактуры и первичку около ста тысяч организаций-пользователей.

С чем связана общая медлительность при переходе на ЭДО? Давайте попробуем разобраться. Одно из профессиональных качеств бухгалтера — осторожность. Бухгалтер особенно осторожен, когда дело касается взаимоотношений с налоговой инспекцией. Этим можно объяснить сдержанное отношение к переходу на электронный документооборот. Небогатая практика налоговых проверок и арбитражных дел подталкивает принять решение «подождать». Особенно это свойственно возрастным бухгалтерам небольших организаций, которые болезненно реагируют даже на небольшие риски и опасаются нововведений.

Давайте рассмотрим три ситуации по теме ЭДО счетов-фактур, основанных на реальной практике службы правового консалтинга компании ГАРАНТ.

Вопрос 1. Может ли организация выставлять и получать от контрагентов первичные документы (договоры, спецификации, товарные накладные (ТОРГ-12), счета-фактуры) в электронном виде (подписанные электронной подписью)?

В соответствии с Налоговым кодексом РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации.

Отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон N 63-ФЗ).

В силу Закона N 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, организация вправе выставлять и получать от контрагентов первичные документы (в том числе накладные ТОРГ-12), а также договоры и спецификации в электронном виде, кроме тех случаев, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (письма Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1 и N 03-02-07/1-2, от 11.01.2011 N 03-03-06/1/3, от 26.11.2009 N 03-02-08/85, от 30.09.2008 N 03-02-07/1-383).

Что касается счетов-фактур. В соответствии со ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Счета-фактуры составляются в электронном виде по согласию сторон и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее – Порядок). Согласно указанному Порядку выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи осуществляется через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем. Это операторы ЭДО.

Форма счета-фактуры и порядок его заполнения, формы и порядок ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж устанавливаются Правительством Российской Федерации. Форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде должны быть утверждены Федеральной налоговой службой (письмо Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2).

Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ утвержден также и Порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, в соответствии с которым, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронном виде по установленным форматам, то он вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

При этом каких-либо аналогичных нормативно-правовых актов, регулирующих порядок выставления и получения первичных документов в электронном виде, в настоящее время нет. Полагаем, что организациям в этом случае придется самостоятельно устанавливать такой порядок. На практике при обмене актами и накладными часто используется порядок, схожий с тем, который используется для передачи счетов-фактур. Единообразие подходов дает возможность унифицировать логику процедуры передачи, использовать единую технологию ЭДО и единообразно протоколировать прохождение документа по всем этапам ЭДО.

Читайте также:  Как поменять водительские права через Госуслуги?

Вопрос 2. Что делать, если покупатель тянет с ответом на переданный ему электронный счет-фактуру?

В крупном плане, такая ситуация является во многом саморегулируемой. Если покупателю нужен счет-фактура для возмещения НДС, то он сам обратится к покупателю и спросит “где мой счет-фактура?”. Если же счет-фактура ему не нужен (например, покупатель использует упрощенную систему налогообложения), то продавец не должен страдать от отсутствия ответа. Оператор ЭДО, как независимая третья сторона, фиксирует факт и дату передачи счета-фактуры на всех этапах документооборота. Какие основания нужны продавцу, чтобы зарегистрировать выставленный электронный счет-фактуру в журнале учета? В этой ситуации важно получить подтверждение от оператора электронного документооборота, в котором указана дата поступления файла счета-фактуры.

Если разбираться детально, то согласно ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав продавцами выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Счет-фактура в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с Порядком (п. 1.5 Порядка).

Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора электронного документооборота (далее – Подтверждение оператора). При этом счет-фактура в электронном виде считается выставленным, если продавцу поступило Подтверждение оператора при наличии у продавца извещения покупателя о получении счета-фактуры (далее – Извещение покупателя), подписанного электронной цифровой подписью покупателя и полученного через оператора электронного документооборота.

Пункт 3 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (далее – Правила ведения журнала учета), устанавливает, что счета-фактуры, составленные в электронном виде, подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее – журнал учета) по дате их выставления.

В соответствии с пп. “б” п. 7 Правил ведения журнала учета в случае выставления в электронном виде счета-фактуры, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью в установленном порядке, в графу 2 “Дата выставления” вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в Подтверждении оператора, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица оператора электронного документооборота. При повторном направлении (неоднократном направлении) в электронном виде одного и того же счета-фактуры указывается дата последнего направления.

При этом нормы Правил ведения журнала учета не обязывают продавца дожидаться получения Извещения покупателя для регистрации в журнале учета счета-фактуры в электронном виде, фактически составленного и переданного им оператору электронного документооборота, в отношении которого получено Подтверждение оператора.

Таким, образом, из буквального толкования норм Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур следует, что продавец имеет возможность зарегистрировать составленный в электронном виде счет-фактуру в части 1 журнала учета при получении подтверждения оператора электронного документооборота о поступлении ему файла соответствующего счета-фактуры.

Вопрос 3. Насколько велики риски моей организации переходе на ЭДО счетов-фактур и первички?

Статья 120 НК РФ предусматривает ответственность за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения.

Под грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается, в частности, отсутствие счетов-фактур (п. 3 ст. 120 НК РФ).

В зависимости от количества налоговых периодов, в которых было допущено указанное нарушение, с организации может быть взыскано 10 000 руб. или 30 000 руб. (п. 1 и п. 2 ст. 120 НК РФ).

Риски взыскания штрафа при правильной организации документооборота электронных счетов-фактур стремятся к нулю. При проверке электронный счет-фактура не должен вызывать вопросов у проверяющего. Если же проверяющий попросит бумажный носитель, организация-продавец сможет в любой момент распечатать недостающие счета-фактуры с отметкой оператора о передаче электронного счета-фактуры.

В целом, на сегодняшний день существует возможность составления счетов-фактур в электронном виде.

Такой документооборот может существовать как параллельно, так и альтернативно бумажному документообороту.

Динамичные профессионалы, которых среди бухгалтеров, несмотря на их профессиональную осторожность, не так уж и мало, уже используют ЭДО или активно рассматривают возможность перехода на ЭДО счетов-фактур и первичных бухгалтерских документов в электронную форму.

Документооборот счетов-фактур¶

Обмен электронными счетами-фактурами в России регулируется Министерством финансов РФ и Федеральной налоговой службой.

Порядок документооборота, связанного с выставлением и получением счетов-фактур в электронном виде с ЭП, утвержден приказом Минфина от 10.11.2015 N 174Н.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами между компаниями через интернет описан здесь

Форматы¶

Электронные счета-фактуры можно создавать по формату, утв. приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@

Форматы служебных документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, утверждены приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.

XSD-схемы счетов-фактур формата 820 могут быть получены с помощью ссылки, доступной в поле XsdUrl контракта DocumentTitle , в результате вызова метода GetDocumentTypes .

В силу приказов N ММВ-7-15/189@ корректировочный счет-фактура может быть в следующих форматах:

В обоих случаях, и для СФ и для КСФ, форматы электронных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, описываются следующими XSD-схемами:

Структуры¶

Для документов, возникающих в ходе документооборота счетов-фактур, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей .

Для счета-фактуры (СФ) можно использовать следующую структуру:

Для исправления СФ (ИСФ) можно использовать следующую структуру:

Для корректировки СФ (КСФ) можно использовать следующую структуру:

Для исправления корректировки СФ (ИКСФ) можно использовать следующую структуру:

Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, можно использовать следующие структуры:

Порядок обмена¶

Порядок обмена счетами-фактурами, разработанный Минфином, не ложится на концепцию неформализованного документооборота . Поэтому в Диадоке для поддержки этого порядка были разработаны специальные механизмы.

Счет-фактура и все множество служебных документов, предусмотренных порядком Минфина, помещаются в Диадоке в одно сообщение (в одну цепочку документооборота).

Добавление служебных документов к счету-фактуре по мере прохождения им различных этапов документооборота производится при помощи описанного механизма дополнений (см. описание модели данных ).

Передача исправлений СФ, а также корректировочных СФ и исправлений КСФ с точки зрения API Диадока производится точно также, как и передача СФ.

Схема, приведенная ниже, демонстрирует порядок обмена счетами-фактурами, утвержденный Минфином и реализованный в Диадоке:

  1. Продавец формирует счет-фактуру Invoice1, подписывает его и направляет Покупателю.
  2. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2о дате получения счета-фактуры, подписывает его и направляет Продавцу.
  3. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation2“о дате отправки счета-фактуры, подписывает его и направляет вместе со счетом фактурой Покупателю.
  4. Продавец получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt3о получении подтверждения.
  5. Покупатель получает счет-фактуру и подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанные извещение InvoiceReceipt5о получении счета-фактуры и извещение InvoiceReceipt4о получении подтверждения.
  6. Диадок формирует подтверждение оператора InvoiceConfirmation6о дате отправки извещения о получении счета-фактуры, подписывает его и направляет Покупателю.
  7. Покупатель получает подтверждение оператора и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt7о получении подтверждения.
  8. Если Покупатель обнаружил ошибки в полученном счете-фактуре, он формирует уведомление об уточнении счета-фактуры InvoiceCorrectionRequest8, подписывает его и направляет Продавцу.
  9. Продавец получает уведомление об уточнении счета-фактуры, и отправляет в ответ подписанное извещение InvoiceReceipt9о получении уведомления.

На схеме, на зеленном фоне, изображены документы, которые формирует Продавец, на желтом фоне – документы, которые формирует Покупатель, на синем – документы, формируемые Диадоком, в качестве оператора электронного документооборота.

Сущности – документы, относящиеся к документообороту одного счета-фактуры, в рамках Диадок-сообщения связываются между собой при помощи атрибутов ParentEntityId.

Например, у сущности InvoiceConfirmation2поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice1.

Также у сущности InvoiceCorrectionRequest8поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice1.

Если же мы рассмотрим сущность InvoiceConfirmation6, представляющую подтверждение оператора, отправленное в ответ на извещение о получении счета-фактуры Покупателем, то у нее поле ParentEntityId будет указывать на сущность InvoiceReceipt6, представляющую это извещение.

Чтобы пояснить сказанное, на схемах ниже изображены структуры Диадок-сообщений в ящиках Продавца и Покупателя, представляющих один и тот же полностью завершенный документооборот (со всеми возможными служебными документами):

Стрелками обозначаются связи типа ParentEntityId между сущностями. Сущности типа Signature, представляющие ЭП под документами (в соответствии с порядком Минфина все документы возникающие в ходе документооборота счетов-фактур должны сопровождаться ЭП), на схемах не изображены.

Для облегчения процесса формирования корректного XML-файла счета-фактуры Диадок предоставляет API метод GenerateSenderTitleXml для счетов-фактур в формате №820.

Метод позволяет интегратору не погружаться в детали XML-формата счета-фактуры, а передавать в Диадок только необходимые первичные данные в виде упрощенной структуры.

В частности, можно не заполнять все реквизиты продавца и покупателя, достаточно указать идентификаторы их ящиков в Диадоке, и тогда соответствующие реквизиты будут автоматически загружены из справочника организаций Диадока.

Как видно из представленных выше схем, порядок Минфина помимо построения в специальном XML-формате собственно счета-фактуры требует от Продавца и Покупателя умения формировать ряд служебных документов, XML-формат которых также строго определен.

Диадок облегчает работу интеграторов в части формирования таких служебных документов, предоставляя методы API GenerateInvoiceDocumentReceiptXml и GenerateInvoiceCorrectionRequestXml , которые скрывают знание о деталях XML-форматов этих документов.

Кроме того, для удобства работы с документами (в частности, со счетами-фактурами) в Диадоке реализован метод GetDocuments , позволяющий быстро получать списки документов, удовлетворяющих различным условиям отбора.

© Copyright 2020, Диадок Revision 0c49f5c5 .

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *