Как отражать топливные карты в бухгалтерском учете

Особенности работы с топливными картами

Топливная карта — это особое платежное средство, которое позволяет приобрести ГСМ. Воспользоваться этим сервисом могут только юридические лица. Карточная оплата топлива широко используется многими крупными продавцами ГСМ. Это не совсем платежное средство — оно не позволяет оплачивать какие-либо иные товары и услуги. Воспользоваться ими можно только на определенных заправочных станциях.

Такой порядок оплаты ГСМ очень удобен любой организации: и занимающейся транспортными перевозками, и имеющей большой автопарк, и той, которая имеет только один автомобиль в собственности. Карты, в зависимости от порядка работы сервиса, могут быть:

Большее распространение получили денежные карточки для приобретения топлива. Именно такие предлагают большинство крупных сетей АЗС.

Порядок работы сервиса

Все крупные продавцы нефтепродуктов предлагают такой сервис. Например, информация о нем, а также о подключении к программе представлена Лукойлом.

Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.

В личном кабинете можно в оперативном режиме отслеживать все операции и контролировать их:

Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.

Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете

Смарт-карта на приобретение топлива может предоставляться сетью АЗС платно или бесплатно. Именно от этого зависит порядок, на каком счете учитывать топливные карты.

Бесплатно получаемые носители не отражают на балансе организации. Для их учета целесообразно открыть отдельный забалансовый счет, присвоив ему свободный номер (не указанный в Плане счетов бухучета), например 012. Также целесообразно организовать аналитический учет в разрезе каждого носителя и лиц, которые будут ответственны за его использование.

Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.

В любом случае необходимо отразить, на каком счете и каким образом учитываются топливные карты в учетной политике организации.

Проводки по учету электронных носителей АЗС

Содержание операцииДебетКредит
Приобретение за плату
Получен акт приема-передачи (накладная) на смарт-карты1060
Получен счет-фактура (при применении поставщиком НДС)1960
Стоимость смарт-карт учтена в сумме расходов текущего периода20, 25, 26, 4410
Перечислена оплата поставщику6051
НДС принят к возмещению6819
Забалансовый учет (и платное, и бесплатное поступления)
Приняты на забалансовый учет электронные носители012склад
Выдана смарт-карта АЗС ответственному сотруднику012работник012склад
Ответственным сотрудником смарт-карта возвращена организации012склад012работник
Списан более не используемый электронный носитель012склад

Выдача топливных карт сотрудникам: как оформить

Выдачу электронных носителей сотрудникам необходимо оформить. Для этого организация сама может разработать форму документа. Назвать его можно, например, акт-приема передачи.

Образец акта приема-передачи

Аналогичным образом оформляется и возврат электронного носителя от ответственного сотрудника, который более не будет ее использовать. Ту же смарт-карту выдать другому сотруднику.

При большом количестве носителей и ответственных сотрудников каждый раз оформлять выдачу и возврат отдельным документом неудобно — для учета движения смарт-карт можно использовать журнал учета выдачи и возврата.

Выбор порядка документального оформления предоставлен организации. Его порядок и формы документов необходимо закрепить в локально-нормативном акте.

Обычно электронные носители имеют срок своего использования. После его окончания невозможные для дальнейшего использования смарт-карты нужно списать с забалансового учета. Для документального подтверждения списания оформляется акт на списание.

Акт на списание топливных карт: образец

Учет бензина по топливным картам в бухгалтерии

Электронные носителя являются частью договора на поставку топлива. Для отражения расчетов с поставщиком ГСМ предназначен счет 60 Плана счетов бухучета. Приобретенные ГСМ учитываются в составе ТМЦ на счете 10. Поступление отражается на основании документов, предоставленных поставщиком. Он должен передать организации:

Для отражения списания ГСМ с учета и отражении их стоимости в затратах используются общие правила. Для подтверждения расхода ГСМ необходимо утверждение нормативов списания и оформление путевых листов.

Проводки по бухучету ГСМ с использованием электронных носителей

Содержание операцииДебетКредит
Пополнен баланс смарт-карты сети АЗС60авансы51
Приняты к учету ГСМ, отпущенные с использованием электронных носителей1060
Отражен НДС по поступившим ГСМ1960
Зачтен ранее перечисленный аванс поставщику6060авансы
Стоимость ГСМ учтена в составе расходов20, 25, 26, 4410
НДС принят к вычету6819

Как учитывать бензин по топливным картам в бюджетном учреждении

Бюджетные учреждения используют в бухучете особенный план счетов. Но учет топливных карт в целом аналогичен бухучету в коммерческой организации. Об этом недавно высказался Минфин в Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752.

По мнению контролирующего органа, чтобы отразить топливные карты, учет в бухгалтерии нужно организовать на забалансовом счете. Это обусловлено тем, что они не являются самостоятельным объектом бухучета. Дальнейшее перечисление денежных средств и их расходование для приобретения топлива будет отражаться на счете 20600 «Расчеты по выданным авансам».

В 2003 году закончила ВЗФЭИ по специальности Финансовый менеджмент факультета Финансы и кредит. С 2008 года работаю в должности главного бухгалтера. Являюсь обладателем сертификата ДипИФР-Рус.

Отчет «По топливным картам»

Для возможности использования отчета необходим подключенный продукт «Интеграция с топливными картами (ТК)»

По вопросам подключения и использования продукта обратитесь в обслуживающую Вас организацию

Отчет «По топливным картам» позволяет сравнить заправки по топливным картам (ТК) и погружным датчиком уровня жидкости ( ДУЖ). Могут также использоваться данные с CAN датчиков ТС.

Отчет «По топливным картам» построен на базе «Контроль расхода топлива», но рассматривает все события по топливу со стороны транзакций по ТК (они в данном отчете первичны).

Параметры отчета при создании

При создании отчета есть возможность настроить параметры, доступные только для данного отчета.

Радиус площадки АЗС для поиска объекта (м) – задает радиус поиска ТС от координат ​заправки, при попадании внутрь – ТС находилась ​на АЗС

Учитывать нахождение ​объекта ​на АЗС – параметр указывает, будет ли проверяться нахождения ТС на АЗС для «подтверждения заправки»

Отображать транзакции, по которым не найден объект контроля – параметр определяет, будут ли отображаться на второй странице транзакции по ТК, по которым не найден объект контроля

Отображать транзакции, для которых не указаны координаты АЗС – параметр определяет, будут ли отображаться на первой странице транзакции по ТК, для которых не указаны координаты АЗС

Отображать транзакции, созданные до подключения ДУЖ – параметр определяет, будут ли отображаться на первой странице транзакции по ТК, созданные до подключения ДУЖ

Внешний вид

Страница Детальный

Аналогична странице «Д етальный» отчета « Контроль расхода топлива». С добавление данных по ТК (№ ТК и Объему заправки по ТК) и столбцом «Разница показаний по ДУЖ и ТК (% от объема бака)»

Гиперссылки на странице являются ссылками: на период истории указанного события или на местоположение на карте в системе, в период события.

События по топливным картам

На этой странице отображается информация обо всех транзакциях по ТК, которые проверялись в рамках построения отчета. Кроме того здесь выводится аналитическая информации о соответствии между событиями по ТК и ДУЖ

– порядковый номер транзакции

Дата – дата транзакции

Номер ТК – номер топливной карты

Держатель ТК – держатель топливной карты

Тип ТС – тип транспортного средства по данным системы

Категория ТС – категория транспортного средства по данным системы

Объем покупки – количество литров топлива в транзакции

ТС оборудовано системой GPS/ГЛОНАСС – ТС в транзакции было сопоставлено ТС из системы по рег. номеру или привязанному номеру ТК

Присутствие ТС на АЗС в момент покупки – было ли определено местоположение по данным системы в близлежащем радиусе от АЗС

ТС оборудовано датчиком контроля топлива – если ли у ТС хотя бы один подключенный датчик топлива по системе

У ТС за период отчета есть заправки по датчику – за период отчета была ли зафиксирована хотя бы одна заправка

Соответствие координат покупки и заправки по датчику – за период отчета была зафиксирована хотя бы одна заправка, местоположение которой соответствует местоположению АЗС в транзакции

Соответствие времени покупки и заправки по датчику – за период отчета была ли зафиксирована хотя бы одна заправка по данным системы, время которой соответствует дате транзакции (с небольшим запасом по времени)

Покупка подтверждена данными GPS/ГЛОНАСС – есть ли хоть одна заправка по данным системы, у которой есть соответствие по времени и по координатам с данными в транзакции

Расстояние между местами покупки и заправки по датчику (м) – расстояние между координатами для заправки по данным системы и координатами из транзакции (возможна небольшая погрешность определения по GPS/ГЛОНАСС координатам)

Количество заправок по данным GPS/ГЛОНАСС – Количество заправок по данным системы, которые подходят по времени и координатам к данной транзакции

Адрес покупки топлива (АЗС) – адрес, определенный по координатам из транзакции

Адрес заправки по данным GPS/ГЛОНАСС – адрес, определенный по координатам заправки по системе

Расстояние между ТС и АЗС в момент покупки (м) – Расстояние между ТС и АЗС в момент транзакции (возможна небольшая погрешность определения по GPS/ГЛОНАСС координатам)

Гиперссылки на странице являются ссылками: на период истории указанного события или на местоположение на карте в системе, в период события.

Параметры

На этой странице отображается список объектов, которые участвовали в построении отчета

Модель ТС

Рег. номер ТС

Уведомления

На этой странице выводится информация об ошибках и уведомления , на которые система обращает внимание пользователя.

Страница выводится в отчете, только если есть ошибки.

Особенности

Из отчета доступны быстрые переходы на платформу

Учет ГСМ по топливным картам в 1С: Бухгалтерии ред. 3.0

Сегодня большинство компаний для функционирования и ведения своей деятельности используют автомобили. А раз есть автомобиль, значит, встает вопрос об учете затрат на его обслуживание: покупка и списание топлива, расходных материалов, страховки и т.д. Многие организации выбирают для себя топливные карты не только из-за удобства использования, но и правомерного принятия к вычету НДС. Однако здесь есть нюанс: служебные автомобили заправляются ежедневно, а в бухгалтерию закрывающие документы поступают от АЗС только в начале следующего месяца. Как бухгалтеру организовать учет по топливным картам обсудим сегодня в нашей статье.

Прежде всего стоит отметить, что, начиная с релиза 3.0.74, в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0 предусмотрен новый функционал «Учет по путевым листам». В связи с этим программа претерпела некоторые изменения.

Так, вместо ранее применяемого счета 10.03 для учета топлива теперь используются счета 10.03.1 «Топливо на складе» и 10.03.2 «Топливо в баке». Ранее используемый счет 10.03 стал группой и в проводках теперь не используется. При использовании функционала «Путевые листы» учет ведется на счете 10.03.2 в разрезе транспортных средств.

Также отметим, что несмотря на добавленный функционал учета ГСМ по путевым листам, в программе сохранилась возможность вести учет как и ранее – в разрезе партий и складов. И для этого теперь предусмотрен счет 10.03.1.

При обновлении программы на указанный релиз все остатки по счету 10.03 автоматически перенесутся на счет 10.03.1. Если вы будете вести учет как и ранее, то единственное, что поменяется – это счет: вместо 10.03 вы теперь будете использовать 10.03.1.

Если же вы решите использовать новый функционал и вести учет в разрезе транспортных средств (а это, сразу скажем, удобнее, хоть и более трудоемко), то вам необходимо переместить остатки на счет 10.03.2.

Также, начиная с релиза 3.0.74, добавился новый субсчет к счету 76 – 76.15 «Приобретение по топливным картам».

Теперь, когда мы рассказали о новом функционале, давайте остановимся подробнее на учете ГСМ по топливным картам в программе 1С: Бухгалтерия ред. 3.0.

Чтобы компании вести учет ГСМ по топливным картам сначала ее нужно купить. Для этого ответственное лицо компании (в маленьких компаниях эта функция может быть возложена на бухгалтера) подает на АЗС заявку. На основании этой заявки головной центр (так называемый процессинговый центр АЗС – пункт сбора сведений обо всех карточных терминалах АЗС) подготавливает договор на поставку ГСМ с приложением к нему перечня всех АЗС, входящих в зону обслуживания по карте, и выпускает для вашей организации топливные карты (их количество зависит от количества ваших автомобилей). Здесь важный момент – в договоре должно быть прописано, как будет передана вам топливная карта – за плату или, в случае ее возвращения при расторжении договора, бесплатно.

Топливные карты бывают двух видов: лимитированные и нелимитированные.

Лимитированные карты предполагают, что при пополнении счета карты на нее вносится определенное количество топлива и устанавливается предел его расходования в течение определенного количества времени, например, месяца.

Нелимитированные карты предполагают, что на карту при пополнении счета вносится соответствующее на дату пополнения количество топлива, которое затем выбирается в пределах объема, имеющегося на карте.

При передаче топливных карт вашей организации вам оформят накладную по форме ТОРГ-12, которая послужит основанием для оприходования карт.

Обычно изготовление топливных карт предварительно оплачивается. Делается это в программе документом «Списание с расчетного счета» в разделе «Банк и касса».

Для отражения поступления топливных карт на счет 10.09 зайдем в раздел «Покупки» и создадим документ «Поступление (акты, накладные)».

После проведения документа программа сформирует следующие проводки:

Итак, топливная карта поступила в организацию и теперь ее необходимо выдать сотруднику. Сделаем это документом «Передача материалов в эксплуатацию» в разделе «Склад».

Сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету МЦ.04 можно увидеть, за кем из сотрудников закреплены топливные карты:

Теперь перейдем к рассмотрению вариантов учета ГСМ и начнем со старого метода.

Для упрощения по умолчанию мы будем использовать основной склад. Если в компании несколько машин, то целесообразно наименования автомобилей завести в виде складов. Тогда после оприходования топлива по документам АЗС на основной склад необходимо оформить перемещение топлива с основного склада на склад-автомобиль (документом «Перемещение товаров»).

Организация по мере необходимости пополняет счет карты, перечисляя на расчетный счет поставщика денежные средства:

АЗС пополняет карту определенным количеством топлива, и в течение месяца водитель заправляет по карте свой автомобиль. При каждой заправке ему выдается чек, в котором отражено количество заправленных литров и стоимость. Информацию о количестве заправленного топлива он отражает в путевом листе и прикладывает к нему полученный чек.

В конце месяца все путевые листы сдаются в бухгалтерию. Они являются первичным документом, на основании которого бухгалтер списывает затраты на топливо в расходы. К путевым листам обычно прикладывают обобщенный отчет (реестр). Он может выглядеть, к примеру, так:

Также в конце месяца (или в начале следующего) поставщик топлива (процессинговый центр) выдаст Вам закрывающие документы (УПД или ТОРГ-12 и счет-фактуру), а также отчет об операциях по карте. Как правило, отчеты об операциях по топливной карте предоставляются в электронном виде, это удобнее и оперативнее. Отчет имеет примерно такой вид:

Из отчета бухгалтер увидит, сколько фактически литров топлива было куплено за месяц по карте. Эти данные она сверит с реестром сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС (колонка в реестре «Приобретено ГСМ, л» должна совпадать с итоговыми данными отчета с АЗС).

На основании товарной накладной и отчета АЗС бухгалтер оприходует топливо документом «Поступление (акты, накладные) на счет 10.03.1 «Топливо на складе»:

Списание израсходованного за месяц топлива бухгалтер проведет на основании путевых листов и прилагаемому к ним реестру. Обратите внимание, расчет топлива к списанию производится по нормам, установленным на предприятии (утверждаются приказом руководителя). Списание топлива оформляется документом «Требование-накладная», который находится в разделе «Склад»:

Счет затрат при списании топлива будет зависеть от вида деятельности: в торговле это будет счет 44.01, в производстве – счет 20, если топливо списывается на служебную машину аппарата управления (как в нашем примере) – то счет 26.

После того как израсходованное топливо будет списано, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03.1. Сальдо на конец месяца отражает количество топлива на остатке, оно должно совпадать с остатком, отраженным в последнем путевом листе за месяц:

Теперь рассмотрим операции учета ГСМ по топливным картам в рамках нового функционала «Учет по путевым листам». Чтобы вести учет с использованием путевых листов необходимо установить соответствующую галочку в настройках функциональности:

Прежде чем начать вести учет по путевым листам, необходимо ввести информацию о транспортных средствах организации и водительских удостоверениях сотрудников.

Данные о водительских удостоверениях вводятся через справочник «Физические лица».

Теперь заполним справочник «Транспортные средства».

Важно! При приобретении новых транспортных средств достаточно внести всю необходимую информацию при их регистрации, тогда данные в справочнике «Транспортные средства» обновятся автоматически.

Итак, мы заполнили все необходимые справочники.

Теперь перейдем непосредственно к учету операций.

Пополнение счета транспортной карты отразим так же, как и в предыдущем способе, через документ «Списание с расчетного счета»:

Затем сотрудник в течение месяца заправляет свой автомобиль.

В программе для отражения поступления и расходования ГСМ предусмотрен документ «Путевой лист». Он находится в разделе «Покупки».

Данный документ имеет две вкладки: «Топливо» и «Маршрут».

Вкладка «Топливо» содержит информацию о полученном топливе – приобретенном по топливной карте или за наличный расчет. Здесь есть два важных момента. Первое, вкладка «Топливо» содержит только количественную информацию о приобретенном топливе. И второе, данным документом нельзя отразить только факт поступления ГСМ, без заполнения вкладки «Маршрут» провести документ не удастся. Заполним вкладку «Маршрут» и проведем документ.

Как мы видим, данный документ формирует 2 проводки: поступления ГСМ и его списания. В обоих случаях используется счет 10.03.2 – несмотря на то, что в документе этот счет нигде не выбирается, использование функционала учета по путевым листам уже автоматически предполагает учет с использованием этого счета.

Также мы видим, что в проводках появляется новый, ранее не используемый счет 76.15. Этот счет введен в функционал «Путевые листы» для того, чтобы при разнесении поступления ГСМ через документы «Путевой лист» и «Поступление товаров» (при поступлении документов с АЗС) не задваивался счет 60. Также обратите внимание на то, что обе проводки сформированы только в количественном выражении. Суммовой учет по данным счетам формируется при закрытии месяца.

Для наглядности примера заполним еще один документ «Путевой лист» другой датой:

В конце месяца (или начале следующего) при поступлении закрывающих документов от поставщика в программе оформляется документ «Поступление (акты, накладные)» с видом операции «Топливо» в разделе «Покупки».

Обратите внимание, этим документом формируется проводка на счет 10.03.2 только в суммовом выражении, т.к. количественный учет по счету 10.03.2 отражается документом «Путевой лист» – выше мы это увидели.

Также по дебету счета 76.15 отражено количество поступившего топлива.

Оборотно-сальдовая ведомость по счету 76.15 при правильном заполнении путевых листов на конец месяца будет иметь нулевое сальдо – разницы между количеством топлива по путевым листам и количеством, отраженном по документам поставщика, быть не должно:

Также сформировав оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.03 в разрезе субсчетов, мы увидим, что на счете 10.03.1 «завис» остаток топлива с февраля, когда учет велся старым способом, и имеется движение по счету 10.03.2 за март, когда учет велся с применением нового функционала программы. Но этот остаток пока некорректен, т.к. поступление топлива по дебету отражено и в количественном и в суммовом выражении, а вот списание – пока только в количественном:

После проведения закрытия месяца формируются проводки по сумме:

Теперь оборотно-сальдовая ведомость сформирует корректные остатки:

Автор статьи: Анна Куликова

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов

Учет топливных карт в бухгалтерском учете: проводки

Компании, для функционирования которых необходимы транспортные средства, ежедневно сталкиваются с затратами на покупку бензина, дизельного топлива и прочих материалов и регулярно проводят учет топливных карт в бухгалтерском учете.

А реалии бухгалтерского учета горюче-смазочных материалов таковы, что неизбежно возникает разрыв по времени между появлением в бухгалтерии предприятия документов от топливной компании и моментом заправки служебного транспорта. Автомобили заправляются ежедневно, а отчет от поставщика ГСМ приходит на последний день месяца. Исходя из возникающих проблем практического оприходования и списания ГСМ, была разработана оптимальная схема бухгалтерских проводок и учета ГСМ по топливным картам.

Что такое топливная карта?

Топливная микропроцессорная карта (смарт-карта) автозаправочной станции или топливной компании – это современное техническое средство учета отпуска ГСМ. По сути это не платежное средство, а инструмент строгой отчетности, дающее право владельцу на получение некоторого количества топлива.

Как оформить обслуживание по топливной карте?

Чтобы купить топливную карту нужно подать заявку и подписать договор с процессинговым центром на доставку ГСМ (центральным пунктом сбора сведений обо всех карточных терминалах заправочных станций). К соглашению будет приложен перечень всех АЗС, обслуживающих по карте. При передаче карточки оформляется товарная накладная по форме № ТОРГ-12. Читайте также статью: → “Особенности учета расходов на (горюче-смазочные материалы) ГСМ”

Топливная карта может передаваться за плату или бесплатно в случае ее последующего возвращения (определяется пунктом договора).

Согласно пункту договора, поставка топлива будет производиться посредством его выборки на АЗС поставщика. Днем поставки будет признана дата выборки ГСМ.

Получается, что деньги, отданные поставщику топлива, будут являться предоплатой на какой-либо объем топлива. Моментом перехода прав на ГСМ станет момент заправки транспорта.

Рекомендации по учету топлива и работе с топливными картами

Компания, решившая работать с топливными картами, должна позаботиться о некоторых моментах:

  1. На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
  2. В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
  1. В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
  1. Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
  2. Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
  3. Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
  4. Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
  1. Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
  2. Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете

Топливные карты без учета топлива на них, которые покупались за деньги, принимаются к учету в составе материально-производственных запасов по фактической себестоимости, расходы относят к затратам по обычным видам деятельности на покупку сырья, товаров, материалов и т.д. Для учета затрат на покупку карточек подойдет счет 10.6 “Прочие материалы” (на основании сведений из товарной накладной или из договора на поставку топлива).

Бухгалтерские проводки

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Перечислены средства за изготовление топливных карт на основании банковской выписки6051
Карта отражена в составе материально-производственных запасов на основании товарной накладной или договора на поставку топлива1060
Учтен НДС по карте на основании счета-фактуры1960
НДС принят к вычету на основании счета-фактуры или записи в книге закупок6819
Списана стоимость карты в расходы на основании бухгалтерской справки20, 26, 4410

Бухгалтерский учет выдачи топливной карты

Водитель, которому выдается топливная карта, по факту не получает никаких денег, а потому счет 71 для отображения выдачи карты использовать некорректно. Получение работником карты на руки не должно отражаться в бухгалтерском учете.

Бухгалтерский учет расходов на топливо

Сведения с карточных терминалов АЗС отправляются в процессинговый центр топливной компании, обрабатываются, и затем на их основе составляется отчет об операциях по карте.

В бумагах показывается, сколько литров ГСМ было куплено фактически, сведения подлежат сверке с отчетами сотрудника, где имеется обобщенная информация из путевых листов и чеков АЗС. Товарная накладная и отчет по операциям будет являться основанием для учета топлива по с/сч 10-3 “Топливо”. Списание израсходованных ГСМ будет проходить по путевым листам.

Бухгалтерские проводки

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Перечислена предоплата за ГСМ на основании выписки из банка60.251
Приняты к учету ГСМ, выданные по карте на основании договора поставки ГСМ, отчета и товарной накладной10.360.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры1960.1
Учтен НДС на основании счета-фактуры и записи в книге закупок6819
Зачтена предоплата на основании бухгалтерской справки и акта сверки взаимных расчетов60.160.2
Списана стоимость заправленного топлива на основании бухгалтерской справки и путевых листов20, 26, 4410.3

Налогообложение расходов на приобретение карты

В Учетной политике предприятия должно быть утверждено, по какому виду затрат будет отражаться покупка топливной карты (материальные затраты, затраты на содержание авто, прочие затраты на производство и продажи). Читайте также статью: → “Как вести бухгалтерский учет топливных карт”

НДС с покупки карт может быть принят к вычету:

Налогообложение расходов на топливо

Затраты на ГСМ относятся к расходам по обычным видам деятельности. Чтобы суммы, затраченные на покупку топлива, уменьшали налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, необходимо:

Бухгалтерские проводки по списанию топлива

Стоимость горючего, которая будет списана на затраты компании, зависит от выбранного руководством метода оценки МПЗ (ФИФО или по средней себестоимости).

ОперацияДЕБЕТКРЕДИТ
Списана себестоимость израсходованного топлива (согласно путевому листу)20 (23, 26, 44…)10-3

Бухгалтерские проводки по топливным картам для бюджетных учреждений

Допустим, бюджетное учреждение “Фирма” 01.09.2016 приобрело 2 топливные карты:

  1. Литровую для служебной машины на выдачу 1000 л бензина, в счет ее оплаты было перечислено 30 000 рублей.
  2. Денежную для грузовика, использование которого необходимо для осуществления основной деятельности компании. Карта рассчитана на заправку бензином общей стоимостью в 30 000 рублей.

19.09.2016 водители обеих машин представили отчеты на заправку 200 л бензина (по 100 л 07.09.2016 и 15.09.2016). На дату заправки бензин стоил 27 и 27 рублей 50 копеек соответственно.

Расчет количества топлива

По информации, представленной в путевом листе, нужно вычислить количество ГСМ, которое пойдет на списание:

ТС = ОТВ + ТБ – ОТКМ,

ТС – топливо на списание (в литрах),

ОТВ – остатки топлива при выезде машины,

ТБ – топливо в баке машины,

ОТКМ – остатки топлива на конец рабочего дня.

Пример учета ГСМ по топливным картам

Компания А отправила предоплату топливной компании за 1000 л бензина по цене 11 рублей 80 копеек за 1 литр (включая НДС 1 рубль 80 копеек). Сама карта оплачивалась отдельно (118 рублей, включая НДС 18 рублей). По состоянию на последний день месяца было выбрано 990 л бензина, в бензобаке машины осталось 20 литров. Читайте также статью: → “Акцизы на бензин”

ОперацияСумма (руб.)ДЕБЕТКРЕДИТ
Выдана предоплата топливной компании за бензин11 800 (за 1 тыс. л.)60-251
Оплачено изготовление топливной карты (по выписке из банка)11860-151
Принята к учету топливная карта (по товарной накладной и договору на поставку ГСМ)10-360
Учтен НДС (по счету-фактуре)181960
НДС принят к вычету после оплаты карты (по счету-фактуре, записи в книге закупок)186819
На последний день месяца
Отражен расход по топливной карте на бензин (по отчету поставщика и чекам АЗС)9900 (990 л * (11,8 – 1,8))10-360-1
Учтен НДС от затрат на бензин17821960-1
Зачтенная ранее предоплата за бензин (по отчету поставщика)1168260-160-2
Принят к вычету НДС по оплаченному бензину (по счету-фактуре)17826819
Списана стоимость фактически израсходованного бензина (по путевому листу)970020 (23, 26, 29, 44)10-3

Законодательные акты по теме

Законодательные акты представлены следующими документами:

Типичные ошибки

Ошибка № 1: Бухгалтер использовал счет 71 для учета выдачи топливной карты на руки водителю.

Комментарий: Когда сотруднику предприятия выдается топливная карта, фактически денежные средства ему не передаются, а значит в бухгалтерском учете отражать выдачу карты не требуется.

Ошибка № 2: Бухгалтер не отразил топливные карты на забалансовом счете на том основании, что они были выданы бесплатно.

Комментарий: Когда за изготовление топливной карты не требуется оплата, карты отображаются на забалансовом счете 006 “Бланки строгой отчетности” по условной цене (1 карта = 1 рубль).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1: Как бухгалтеру следует отразить расходы по ГСМ сверх установленных норм?

Ответ: Расходы топлива сверх норм отражаются во внереализационных расходах, которые впоследствии не принимаются в целях налогообложения прибыли.

Вопрос № 2: Как учитывать транспортно-заготовительные затраты, относящиеся к приобретению и хранению топлива?

Ответ: Расходы на доставку и хранение ГСМ должны быть включены в фактическую себестоимость топлива.

Как вести учет бензина по топливной карте

Памятка водителю, механику и бухгалтеру.

Учет топлива на предприятии ведет водитель, механик (главные механик) и бухгалтер. Если автопарк большой, то к этой работе привлекают диспетчера, которого контролирует механик и бухгалтер.

Из этой статьи Вы узнаете:

Как отчитываться водителям

Как отчитываться механику

Обычно механик или главный механик заполняет реквизиты путевого листа на основе чеков, предоставленных водителем, указывает маршрут, марку и номер автомобиля, ФИО водителя и километраж за смену.

Ещё в обязанности механика включают:

После заполнения, механик отдаёт путевой лист диспетчеру, а он пересылает его бухгалтеру. Во всяком случае, так должно быть согласно приказу «МинТранса» №152.

Есть компании, где на механика (нет должности старшего, главного механика, диспетчера) взваливают работу по движению горючего в автопарке и заполнение ведомостей. В таком случае бухгалтер требует авансовые отчеты, таблицу движения топлива и заправочные ведомости с механика.

Эта система функционирует ещё с СССР. Где-то лучше, где-то хуже. Что изменится, если начальство внедрит топливные карты? Как учитывать бензин по картам?

за движение горючего в автопарке и заполнение ведомостей отвечает механик.

Как отчитываться водителям

Покупать бензин по топливной карте удобнее. Потому что не надо составлять авансовый отчет, отвечать за наличные деньги или топливные талоны, выданные бухгалтерией на оплату ГСМ, мойку автомобиля и сопутствующие покупки на АЗС. Но путевые листы и чеки использовать все равно придется.

Покупая топливо по топливной карте, водитель обязан отчитаться. Для этого нужно:

Это нужно, чтобы:

Если возникнут сомнения, что электронная система расходов на ГСМ работает правильно, то опасения можно развеять или подтвердить при помощи чеков.

Как отчитываться механику, когда ввели топливные карты

Работа механика не меняется. Потому что путевые листы остаются и являются официальным документом, подтверждающим, что этот автомобиль и водитель выезжали из автопарка по записанному маршруту.

Затраты ГСМ считаются по путевому листу, поэтому механик должен точно знать сколько топлива:

Сравнив норматив и фактический расхода горючего, механик выдает заключение о перерасходе или экономии топлива.

Есть и плюсы. Когда механик имеет допуск к личному кабинету с топливными картами, он может сверить чек и показания программы. Расхождение между программой и путевым листом может свидетельствовать о том, что водитель использовал часть топлива в своих интересах. Эту работу может выполнять как диспетчер, так и бухгалтер, у которого должен быть доступ к топливным картам.

Выдает топливные карты диспетчер, механик или бухгалтер. Уполномоченное лицо ведет журнал выдачи топливный карт. Для внутрикорпоративного учета в журнале отмечают следующую информацию:

Читайте вторую часть статьи: «учет бензина по топливным картам в бухгалтерии».

Учет топливных карт: разбираем основы

Бухгалтерский учет топливных карт регламентирует порядок использования специального платежного инструмента. Топливные карты горюче-смазочных материалов позволяют обеспечить бесперебойное поступление ГСМ для эксплуатации рабочего транспорта.

Что собой представляют топливные карты

Современный способ покупки горюче-смазочных материалов для эксплуатации транспорта — это приобретение ГСМ по топливным картам, выдаваемым водителям. Расчеты с поставщиком топлива обычным способом имеют ряд недостатков. В бухучете возникают разрывы между фактическим поступлением и расходом топлива, между документацией, полученной от поставщика. На помощь приходят топливные карты (ТК) — инструмент строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.

Работа с ТК позволяет их владельцу получать топливо на специализированных заправках в тот момент, когда это необходимо, не дожидаясь оформления накладных, счетов, оплаты, чеков и прочей документации. При переходе на этот способ оплаты учет бензина по топливным картам в бухгалтерии можно выровнять до идеальных показателей.

Виды ТК различны.

  1. По обозначенному лимиту:
  1. По виду баланса:
  1. По способу расчета:

Как оформить

Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию, ее форма индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это главный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.

За изготовление карточки предусмотрена отдельная плата. Возможен и бесплатный выпуск, если в договоре оговаривается возврат ТК, когда действие договора завершится.

Поставка топлива производится посредством его выборки в пунктах АЗС поставщика. Момент перехода прав на бензин — произведенная в перечисленных пунктах заправка транспортных средств.

Рекомендации по учету

Правила, как учитывать топливные карты в бухгалтерском и налоговом учете, затрагивают не столько порядок формирования бухгалтерских записей, сколько алгоритм работы. Компании недостаточно лишь отразить в бухучете правильные проводки. Сначала локальными распорядительными документами закрепляется, на каком счете учитывать ТК, как учитывать бензин по ним и прочие важные моменты. Разберемся, как это сделать правильно.

Топливные карты в бухучете

Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в ее учетной политике. Недостаточно указать, на каком счете учитывать карты, необходимо раскрыть следующую информацию:

  1. Порядок формирования стоимости ГСМ, по которой приобретенное топливо приходуется в бухучете, а затем списывается.
  2. Нормы на списание горючего по ТК организации — при их определении учитывается категория транспортного средства и период эксплуатации (зима или лето).
  3. Метод учета и отнесения транспортно-заготовительных затрат по ГСМ.
  4. Особенности налогообложения затрат в пределах норм и сверх утвержденных лимитов, в состав каких расходов будут относиться затраты при налогообложении.
  5. Алгоритмы, как принимать к учету и списывать ТК. Необходимо обозначить причины, по которым ТК списывается.
  6. Правила выдачи ТК сотрудникам, документальное оформление этой процедуры.

Требуется обозначить материально ответственных лиц, использующих ТК в работе и обеспечивающих их сохранность, структурные подразделения, склады, за которыми будут закреплены ТК.

Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива — придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал выдачи путевых листов, акт на списание ТК — образцы этих документов допустимо разработать самостоятельно или использовать унифицированные формы.

В дальнейшем в рамках заключенного договора потребуется систематически проводить сверки с поставляющей компанией, причем не только по общим показателям, но и в разрезе каждой выданной ТК, чтобы исключить нецелевое использование и факты хищений.

Бухучет трат на топливо

Нормативные требования определены и закреплены в учетной политике, рассмотрим проводки в бухгалтерском учете топливных карт и основы их составления. Обратите внимание, какими записями отражаются хозяйственные операции в организации:

  1. Покупка и списание ТК.

Предоставление ТК во временное пользование на безвозмездной основе — ситуация довольно редкая. В большинстве случаев поставщики предпочитают получить плату непосредственно за выпуск карты и этом случае ее стоимость (без учета стоимости приобретенного топлива или внесенного на баланс аванса) отразите в составе материально-производственных затрат по фактической себестоимости.

В обычной практике стоимость ТК отражают на счете 10.6 «Прочие материалы» на основании полученной товарной накладной или договора поставки горюче-смазочных материалов по ТК.

Отражена оплата поставщику за изготовление топливной карточки

Отчет по топливным картам

Дата публикации 08.09.2020

Будет ли нарушением правил бухгалтерского (бюджетного) учета ведение учета топливных карт на счете 03 “Бланки строгой отчетности”? Некоторые эксперты предлагают учитывать топливные карты на забалансовом счете 27 “Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)” или на специально созданном забалансовом счете. По их мнению, учет топливных карт на забалансовом счете 03 некорректен, поскольку карты не обладают признаками бланков строгой отчетности. Как правильно учитывать топливные карты и приобретение ГСМ по ним?

Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Согласно п. 1.7 технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (утв. решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол № 14 от 10.11.1994) магнитные и чиповые карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

С этой точки зрения топливную карту можно было бы рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ (п. 169 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н). Однако карта не имеет одного из основных признаков денежного документа – номинальной стоимости. Кроме того, карту можно пополнить и заблокировать, срок ее действия не ограничен, в то время как при предъявлении денежного документа обычно предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость. Поэтому организовать достоверный учет топливных карт на счете 201 35 не представляется возможным.

Топливная карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Она не является средством расчета (платежа) за приобретаемое топливо. Суды отмечают, что топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов (постановление АС Северо-Западного округа от 03.03.2016 № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22).

Если рассматривать карты исключительно как техническое средство для учета операций получения топлива (носитель информации), то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей наиболее оправдана организация учета карт на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”. Это не означает, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Учет карт и бланков должен вестись раздельно. Речь идет о том, что счет 03 позволяет учесть всю необходимую информацию о картах с наименьшим количеством трудозатрат.

Учет на забалансовом счете 03 ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Применительно к топливным картам имеет значение и тот факт, что учет на забалансовом счете 03 может вестись как в условной оценке (один бланк, один рубль), так и по стоимости приобретения бланков. Дело в том, что в зависимости от условий договора топливные карты могут передаваться как бесплатно, так и за плату.

Аналитический учет смарт-карт можно вести в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

В письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 также выражено мнение, что карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, которые предназначены для получения юридическими лицами (в т.ч. уполномоченными физическими лицами, держателями карт) предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо учитывать на забалансовом счете 03 “Бланки строгой отчетности”. Подобная точка зрения в отношении транспортных карт содержится в письмах Минфина России от 02.10.2018 № 02-07-10/70752, от 12.10.2012 № 02-06-10/4243.

Следовательно, вводить специальный забалансовый счет для учета топливных карт нецелесообразно. Ведение учета ценностей на забалансовом счете 27 предполагает наличие у них балансовой стоимости (п. 385 Инструкции № 157н), которой в случае с топливными картами может и не быть.

Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике. Тогда ни о каком нарушении методологии бухгалтерского учета не может быть и речи.

В 2020 году вступил в силу федеральный стандарт “Запасы”, утв. приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н (далее – СГС “Запасы”). Согласно п. 45 СГС “Запасы” объекты, подлежащие отражению согласно стандарту на соответствующих балансовых счетах, которые ранее не признавались таковыми в составе запасов и (или) отражались на забалансовом учете, отражаются в бухгалтерском учете на соответствующих балансовых счетах по их первоначальной стоимости, если они соответствуют критериям признания актива.

Как правило, топливная карта остается собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации об авансовых платежах. Поэтому она не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, который необходимо учитывать на балансовых счетах учреждения. Соответственно, топливные карты не отвечают понятию актива, закрепленному в пп. 36 – 38 федерального стандарта “Концептуальные основы”, утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, и не могут быть учтены на балансе.

Расходы по оплате информационных услуг, которые оказывают поставщики нефтепродуктов клиенту (компьютерный учет заправок по пластиковым топливным картам), отражаются по подстатье 226 “Прочие работы, услуги” КОСГУ (п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее – Порядок № 209н).

Расходы на приобретение ГСМ относятся на подстатью 343 КОСГУ (п. 11.4.3 Порядка № 209н).

Как правило, изначально учреждение перечисляет поставщику предварительную оплату за ГСМ. Поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени (месяц) и оформляет единую накладную (счет-фактуру, реестр операций и т.д.). Чтобы оперативно принимать к учету полученные ГСМ, для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления документов, которые подтверждают получение нефтепродуктов. В составе таких документов обязательно должны быть чеки ККТ электронного терминала. Сводные документы об отпуске нефтепродуктов, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.

Стоимость топлива списывается в состав расходов на основании данных путевых листов.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения приобретение ГСМ с использованием топливных карт можно отразить следующими записями (на примере деятельности в рамках выполнения задания):

№ п/пСодержание операцииДокумент-основаниеБухгалтерская запись
дебет счетакредит счета
1Перечислена предварительная оплата поставщику за топливные картыВыписка из лицевого счета с приложенными документамиКРБ 4 206 26 56ХКИФ 4 201 11 610 увеличение забалансового счета 18 (код 226 КОСГУ)
2Перечислена предварительная оплата поставщику за топливоВыписка из лицевого счета с приложенными документамиКРБ 4 206 34 56ХКИФ 4 201 11 610 увеличение забалансового счета 18 (код 343 КОСГУ)
3Учтены расходы по изготовлению топливных карт при их поступлении в учреждениеАкт приема-сдачи, накладнаяКРБ 4 109 ХХ 226КРБ 4 302 26 73Х
4Зачтен аванс при расчетах за топливные картыАкт приема-сдачи, накладнаяКРБ 4 302 26 83ХКРБ 4 206 26 66Х
5Приняты к учету на забалансовый счет 03 топливные карты в условной оценкеАкт приема-сдачи, накладная03
6Выданы сотрудникам топливные картыАкт приема-передачи03 “Топливные карты у сотрудников”03 “Топливные карты в кассе”
7Принято к учету топливо, отпущенное по картеНакладная, отчет водителяКРБ 4 105 33 343КРБ 4 302 34 73Х
8Зачтена сумма предоплаты за топливоНакладная, отчет водителяКРБ 4 302 34 83ХКРБ 4 206 34 66Х
9Списано израсходованное топливоПутевой листКРБ 4 109 ХХ 272КРБ 4 105 33 443

Смотрите также

Не пропускайте последние новости – подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

Читайте также:  Как обжаловать решение ВС

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *