Приказ об изменении режима рабочего времени

Сколько, в каком режиме и по какому расписанию работать сотрудникам, каждый работодатель решает самостоятельно. Главное условие, чтобы рабочее время не превышало порогов, установленных в законодательстве. Как правило, режим работы устанавливается один раз и на достаточно длительный срок, но иногда, в силу различных обстоятельств, может наступить потребность изменить его. Основной документ, на основании которого происходят перемены — приказ об изменении режима рабочего времени.

Как и где отражается режим работы

Документы, которые фиксируют рабочее время сотрудников:

При этом если на предприятии существует профсоюзная организация, ее мнение при установке рабочего режима должно быть обязательно учтено.

При внесении каких-либо изменений в данный параметр условий работы, в компании должен быть составлен соответствующий приказ, также одобренный профсоюзом. Отсутствие этого документа в случае чего может привести к административному наказанию со стороны надзорных органов в виде достаточно большого штрафа как на само предприятие, так и на его руководителя.

Кто составляет приказ

Приказ об изменении режима рабочего времени составляется от имени директора предприятия любым сотрудником, уполномоченным на написание распорядительной документации. Это может быть руководитель какого-либо структурного подразделения, секретарь, юрисконсульт и т.д.

Готовый приказ передаётся на визирование руководителю фирмы.

Без его подписи он не приобретет законной силы и его без особого труда можно будет оспорить с помощью судебной инстанции или инспекции по труду.

На что опираться про создании приказа

Все приказы, издаваемые в компаниях должны иметь под собой какое-либо обоснование в виде письменного документа или законодательной нормы. В данном случае, в качестве такового можно указать 74 статью Трудового кодекса РФ, положения которой служат прямым основанием для написания распоряжений такого рода, но только при условии, что перемены вызваны изменениями в технических характеристиках или организации условий труда.

При ссылке на эту статью закона, работодатель может менять режим рабочего времени, не интересуясь мнением подчиненных.

А вот на 72 статью Трудового кодекса РФ, которая также может служить основанием для издания приказа об изменении режима рабочего времени, можно ссылаться только в том случае, если данные перемены произошли по взаимной договоренности сторон.

Основные моменты составления приказа

Сейчас не существует стандартного единого для всех образца приказа об изменении режима рабочего времени, поэтому работодатели могут писать его в произвольной форме. В некоторых случаях предприятия используют внутренние шаблоны документа, утвержденные в учетной политике фирмы. Но, вне зависимости от того, какой путь будет выбран, приказ должен включать в себя ряд обязательных сведений. К ним относятся:

Хорошо, если тут же будут указаны причины, по которым произошли данные изменения (оптимизация производственного процесса, сложное материальное положение компании или, напротив, увеличение объема работ и т.д.). Если к документу прикладываются какие-то дополнительные бумаги, то их наличие нужно обозначить в отдельном пункте.

Надо сказать, приказ может касаться как отдельных работников предприятия, так и всего коллектива в целом: информацию об этом также нужно отразить в документе.

Как правильно оформить приказ

Как и к описательной части документа, так и к его оформлению закон не предъявляет никаких особых требований, так что приказ можно писать на обычном чистом листе А4 или А5 формата или на фирменном бланке компании, в печатном или рукописном виде. Единственное, что надо соблюдать непременно: наличие подлинной подписи руководителя организации или лица, уполномоченного на визирование таких бумаг.

Кроме этого, приказ обычно подписывают работники, ответственные за его выполнение и те представители персонала, кого он касается напрямую.

Подписи последних, хоть и не должны присутствовать на документе в обязательном порядке, свидетельствуют о том, что их авторы ознакомлены с распоряжением и согласны с ним.

Ставить на приказе печать строгой необходимости на сегодняшний день нет: различного рода клише и штемпели могут использоваться только в тех случаях, если эта норма установлена во внутренних локальных актах фирмы. В общем порядке, относимом, в том числе и к юридическим лицам, печати и штампы к применению уже не требуются.

Обычно приказ пишется в одном оригинальном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны и его дополнительные копии (например, для предъявления в отдел кадров и бухгалтерию).

После написания приказа

После того, как приказ будет издан и все сотрудники с ним ознакомятся, на основании него происходит заключение дополнительных соглашений к трудовым договорам (в связи с переменами в условиях труда, к которым относится режим рабочего времени), а также вносятся необходимые изменения в правила внутреннего трудового распорядка.

Как и сколько времени хранить бланк

На весь период действия приказ должен быть подшит с остальной распорядительной документацией в отдельную папку, которую необходимо держать в месте с ограниченным доступом. После того, как актуальной документа пройдет, его следует отдать в архив организации, где он должен храниться период, установленный по закону (но не менее трех лет) или срок, прописанный во внутренних локальных нормативных бумагах предприятия.

Готовимся к 2021 году: кадровые мероприятия

Автор: Комиссарова Т. Ю., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

В 2020 году кадровикам пришлось нелегко. Нужно было изменять графики работы, переводить сотрудников на удаленную работу, следить за выдачей им СИЗ, заключать допсоглашения и т. д. Однако обычные рабочие задачи никто не отменял – в конце года кадровикам необходимо навести порядок в кадровой документации. Конечно, если в течение года она велась аккуратно, работа заметно облегчится, но некоторые обязательные мероприятия провести все равно надо. А наша консультация поможет вам ничего не забыть.

Действие 1. Утверждение графика отпусков

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.

Действие 2. Обновление локальных нормативных актов

Поскольку в Трудовой кодекс периодически вносятся изменения, актуализировать нужно и локальные акты организации. В противном случае работодателя привлекут к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

Поэтому в конце года проверьте, все ли локальные акты вы привели в соответствие с законодательством.

К сведению: в локальные акты не вносите временные изменения. Их достаточно объявить, издав приказ.

Одним из основных документов каждой организации являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

Изменения, которые следовало внести в ПВТР в 2020 году, в частности, касаются введения электронной трудовой книжки. Так, если в ПВТР есть положения, описывающие порядок приема и увольнения, выдачу документов (их копий), связанных с работой, данные положения корректируются с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Еще изменения затронули порядок предоставления дней для прохождения диспансеризации. Сейчас работники старше 40 лет могут брать оплачиваемый день ежегодно, а не раз в 3 года, как раньше. Кроме того, работодатель может потребовать подтвердить целевое использование этого дня соответствующей справкой, но данное требование обязательно надо прописать в ПВТР. Если не пропишете – запрашивать справку будет незаконно.

Следует учесть и такие моменты:

определены особенности рассмотрения индивидуальных трудовых споров спортсменов, тренеров в профессиональном спорте и спорте высших достижений. Их могут рассмотреть в комиссиях по трудовым спорам, судах либо передать в арбитраж;

установлен новый порядок выплаты выходных пособий работникам при ликвидации организации и сокращении штата.

К сведению: значительные изменения планируется внести в гл. 49.1 ТК РФ, регулирующую дистанционный труд. Они будут приняты уже после 01.01.2021, но уже сейчас можно исключить из ПВТР положения о дистанционных работниках, дублирующие нормы ТК РФ, а после принятия изменений утвердить отдельное положение о дистанционной работе.

Кроме ПВТР, изменения, возможно, придется внести в положения об оплате труда, о персональных данных, об аттестации и др.

Обратите внимание: проверяя локальные нормативные акты, обратите внимание на их содержание. Если найдутся нормы, ухудшающие положение работников по сравнению с установленными трудовым законодательством, исключайте их.

Изменения вносите в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался первоначально. Если локальные нормативные акты принимались с учетом мнения профсоюза, изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).

Сначала издайте приказ о внесении изменений. В нем укажите:

информацию о причинах изменений (например, в связи с изменением законодательства);

дату, с которой вводятся изменения;

дополнительные мероприятия в связи с изменением локального акта, например внесение изменений в трудовые договоры с работниками;

перечень изменений, если их мало. Если их много, лучше принять новую редакцию документа;

лиц, ответственных за ознакомление работников с изменениями.

Локальный нормативный акт в новой редакции утверждается приказом руководителя организации или путем проставления им грифа «УТВЕРЖДАЮ» и подписи на титульном листе документа.

Ознакомьте работников под подпись со всеми новыми (обновленными) локальными нормативными актами (абз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ).

Еще одним документом, актуальность которого нужно проверить, является штатное расписание. Проверьте соответствие реальной численности работников количеству, установленному штатным расписанием. Возможна такая ситуация: работник уволился, нового не взяли, должность долгое время вакантна, а нового работника не ищут. Или должность вакантна, а обязанности по ней исполняет лицо по гражданско-правовому договору. Поскольку штатное расписание – это один из наиболее часто запрашиваемых контролерами документов, в подобных случаях обязательно возникнут вопросы.

О выявлении подобных фактов сообщите руководству. Не исключено, что придется вносить в штатное расписание изменения или утвердить новый документ.

Ну и конечно, если в штатном расписании отражается вся зарплата, то есть и оклад, и все доплаты и надбавки, она не может быть меньше МРОТ. На федеральном уровне с 01.01.2021 МРОТ пока не принят, но предлагается выплачивать его в размере не ниже 12 792 руб. при условии, что человек отработал полный месяц.

Действие 3. Проверка трудовых договоров и трудовых книжек

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Читайте также:  Разрешает ли сбербанк продавать объект залога

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Действие 4. Составление плана обучения в 2021 году

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

Действие 5. Готовимся к проверкам

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

исполнение работодателями законодательства о труде;

соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

трудовые договоры и допсоглашения к ним;

приказы по личному составу, личные карточки;

документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

по квотам рабочих мест для инвалидов;

по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Действие 6. Подготовка документов в архив

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Действие 7. Подготовка к работе в новогодние праздники

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

Как подготовить приказ об изменении режима рабочего времени

Приказ об изменении графика работы — это распорядительный документ, которым меняется режим рабочего времени сотрудников.

Нормативное регулирование

Когда меняют режим работы

Трудовое законодательство закрепляет общие принципы и подходы к организации труда: нормальная продолжительность работы не должна превышать 40 часов в неделю, сотрудникам положены выходные дни, перерыв на обед и т. п. Все остальные вопросы: продолжительность смены и рабочей недели, время начала и окончания трудовой деятельности, количество и чередование смен — каждый работодатель решает самостоятельно, устанавливая режимы работы сотрудников локальным нормативным актом, а для работников с индивидуальными условиями — трудовым договором. Изменение установленного режима работы происходит в следующих случаях:

Что требуется для издания приказа

Любой распорядительный документ составляется, когда для этого есть основания. Если меняется режим работы, указанный в трудовом договоре, то с работником надо подписать дополнительное соглашение. Наибольшую проблему представляет ситуация, когда сотрудник не согласен менять условия контракта. В этом случае, в соответствии со ст. 74 ТК РФ, работодатель должен обосновать необходимость изменения режима работы изменениями организационных или технологических условий труда. Такие причины пропишите в самом приказе или приложите соответствующие документы. Работников в этой ситуации предупредите о нововведениях и последствиях отказа от их принятия в письменной форме не позднее чем за два месяца.

Если инициатива перехода на другой график исходит от работника, то основание для издания приказа — его заявление. Когда по закону согласие работодателя не требуется, укажите в приказе соответствующую норму права. В иных случаях добавьте к основаниям согласие руководства.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как изменить режим рабочего времени (график работы) по инициативе работодателя. Используйте эти инструкции бесплатно.

Как составить приказ

Действующее законодательство не устанавливает какой-либо обязательной формы этого документа, поэтому составляем его в произвольной форме. Укажите следующую информацию:

Вот образец приказа об изменении графика работы, составленный по всем правилам:

Если работник согласен работать по новому графику, то его письменное согласие необходимо получить до издания приказа. А для ознакомления с документом человека просят поставить подпись в соответствующую графу на уже подписанном руководителем и зарегистрированном документе. Если работодатель в одностороннем порядке меняет условия, прописанные в трудовом договоре, то целесообразнее не просто ознакомить сотрудников с приказом, а выдать каждому на руки письменное уведомление с подробным описанием вариантов развития событий, вплоть до возможного увольнения.

Образец

г. _____________________«___»_____________ 20___ г.

«Об изменении режима рабочего времени»

В связи с производственной необходимостью (______________________________________)

  1. Установить ___________________________________ с ___________ по _____________

(Ф.И.О. работника) (дата) (дата)

следующий режим работы:

Согласие работника имеется.

  1. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на ______________________.

Приказ об изменении графика работы – образец и бланк

Для чего нужен приказ об изменении графика работы?

Рассматриваемый документ необходим для обеспечения правомерности изменения режима рабочего времени сотрудников компании. Такое изменение режима в общем случае должно быть согласовано посредством издания и подписания внутрикорпоративных актов, предполагающих внесение соответствующих изменений в трудовой договор или правила внутреннего распорядка.

Основанием для одностороннего изменения режима работы сотрудников, в соответствии со ст. 74 ТК РФ, могут быть изменения организационных либо технологических условий трудовой деятельности работников фирмы. При этом работодатель вправе издать приказ, содержащий разъяснения касательно объективных причин изменений в графике работы сотрудников.

Если же работодатель не может воспользоваться основаниями, указанными в ст. 74 ТК РФ, то для корректировки графика работы ему обязательно нужно получить согласие сотрудников, которых она касается. Если данное согласие предоставлено не будет, то издавать приказ, изменяющий рабочий график, работодатель не имеет права.

Как изменить график работы и какие риски несет такое изменение, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.

Приказ об изменении графика работы: особенности структуры документа

Приказ о корректировке графика работы сотрудников должен включать:

1. Основные реквизиты — наименование, дату издания, номер.

2. Текстовый блок с обоснованием изменения графика работы, а также ссылкой на ст. 74 ТК РФ, на основании положений которой издается приказ.

Обоснованием может быть, к примеру, модернизация технологии производства товаров, вследствие чего количество рабочих смен на предприятии изменяется.

3. Текстовый блок с резолютивными формулировками («Приказываю») и перечнем локальных норм, вводимых посредством приказа.

4. Текстовый блок, в котором фиксируются распоряжения руководства в адрес отдельных сотрудников относительно обеспечения законности реализаций положений приказа.

В частности, в ст. 74 ТК РФ указано, что работодатель должен предложить сотрудникам, чей график работы меняется, другие позиции.

5. Текстовый блок, устанавливающий дату и порядок вступления приказа в силу.

Документ подписывается руководителем фирмы. Необходимо также ознакомить с его положениями сотрудников. На основании приказа впоследствии составляются новые правила трудового распорядка (или дополнительные соглашения к трудовым договорам), в которых фиксируется измененный режим работы.

В том случае, если имеет место изменение графика работы по инициативе работника, то основанием для издания аналогичного приказа будет служить заявление самого инициатора, то есть работника.

Где можно скачать приказ, утверждающий изменение графика работы по инициативе работодателя?

На нашем портале вы можете скачать заполненный бланк данного приказа.

Как временно изменить график (режим) работы по инициативе работодателя, узнайте в КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Воспользовавшись нашим образцом, вы сможете самостоятельно заполнить аналогичный документ на основании собственных данных.

Итоги

ТК РФ в ряде ситуаций разрешает работодателю в одностороннем порядке изменять график работы сотрудников. Основной локальный нормативный акт в рамках данной процедуры — приказ об изменении графика работы. Он должен содержать обоснование соответствующего решения работодателя, а также регламентировать, каким образом фирма будет исполнять предписание ст. 74 ТК РФ в части необходимости предоставления сотрудникам, не согласным с новым графиком, альтернативных должностей в компании.

Изучить иные нюансы кадрового менеджмента, связанные с рабочим графиком, вы можете в статьях:

Правила оформления дистанционной работы в 2021 году

эксперт в сфере трудового законодательства и кадрового делопроизводства

Законодатели утвердили термин «дистанционная работа». С 1 января 2021 года начинает действовать обновленный порядок взаимодействия с работниками на «удаленке»

В статье расскажем:

Что такое дистанционная работа

8 декабря 2020 года принят Федеральный закон № 407-ФЗ, который внес изменения в главу 49.1 ТК РФ, регулирующую взаимодействие работодателя с дистанционными работниками.

Определения «дистанционная работа», «удаленная работа», «выполнение трудовой функции дистанционно» стали синонимами.

Дистанционная работа — выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Читайте также:  3-НДФЛ для ИП – новая форма 2021

Варианты оформления дистанционной работы

3 варианта, как оформить сотрудников на «удаленке»

  1. Оформить трудовой договор на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев.
  2. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору на постоянной основе или временно на срок до шести месяцев. Можно чередовать периоды работы удаленно и на стационарном рабочем месте.
  3. Временно по инициативе работодателя на основании приказа или локального нормативного акта. Это условие возможно на период действия исключительных обстоятельств, когда существует угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения или его части. Например, если орган государственной власти или орган местного самоуправления приняли соответствующее решение (ст. 312.9 ТК РФ).

Электронная подпись при оформлении дистанционной работы

Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему можно заключать письменно или в электронном виде (312.3 ТК РФ).

При электронном заключении документов необходимо использовать электронные подписи:

То же правило действует при заключении договоров о материальной ответственности, ученических договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы, а также при внесении изменений в эти договоры или их расторжении.

Иные документы можно подписать иными видами электронных подписей в порядке, предусмотренном локальным нормативным актом работодателя.

Подробнее об использовании работодателями электронных подписей смотрите в видеосюжете:

Подробные рекомендации по оформлению дистанционных работников вы услышите на семинаре «Кадровое делопроизводство и трудовое законодательство в 2020–2021 годах».

Что учесть при оформлении дистанционной работы

Рекомендуем придерживаться алгоритма:

  1. Подготовьте локальный нормативный акт или изменения в ПВТР о порядке оформления дистанционной работы.
  2. В локальном нормативном акте предусмотрите:

Что делать, если работника невозможно перевести на «удаленку»

В силу специфики некоторых профессий не каждый может работать вне стационарного рабочего места. Или же бывает, что работодатель не в силах обеспечить работника необходимыми для «удаленки» оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации.

Если работодатель не смог организовать сотруднику дистант в случае действия исключительных обстоятельств или распоряжения органов власти о запрете на труд в офисе, то он обязан оплатить это время как простой. Причины такого простоя не зависят от работника и работодателя. Оплата будет в размере 2/3 оклада (ч. 2 ст. 157 ТК РФ).

Режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника

Режим рабочего времени дистанционного работника можно устанавливать по своему усмотрению, если иное не предусмотрено коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: если вы хотите контролировать режим рабочего времени работника, необходимо определять его локальным нормативным актом работодателя, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Если работник переведен на «удаленку» временно, вы можете предусмотреть эпизодическую возможность вызова его на стационарное рабочее место, в том числе по его инициативе. Не забывайте, что для этой ситуации есть исключения, которые поименованы в ст. 312.9
ТК РФ.

Условия и порядок вызова работника можно установить коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Важно: допсоглашением к трудовому договору или трудовым договором предусматривайте территорию, на которой работник выполняет трудовую функцию. Это позволит снять дополнительные вопросы при оформлении дистанционному работнику командировки или при принятии решения о вызове работника на стационарное рабочее место.

Если вы направляете дистанционного работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от той, что вы указали в трудовом договоре или допсоглашении, вы обязаны оформить этот как командировку (ч. 3 ст. 312. 6 ТК РФ).

Вопросы охраны труда при дистанционном формате работы

Работодатель обязан обеспечить работнику на «удаленке»:

По желанию вы можете установить дополнительные обязанности по обеспечению безопасных условий труда и охраны труда.

Расторжение трудового договора с дистанционным работником

Помимо классических оснований, указанных в Трудовом кодексе РФ для расторжения трудового договора, для дистанционных работников законодатели предусмотрели дополнительные условия.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут:

  1. По инициативе работодателя, если работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по рабочим вопросам более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя. Исключение — если вы предусмотрели более длительный срок (ч. 9 ст. 312.3 ТК РФ).
  2. Работник, который на «удаленке» постоянно, сменил местность выполнения трудовой функции, из-за чего исполнение обязанностей по трудовому договору на прежних условиях стало невозможным.

Советы и рекомендации по оформлению дистанционной работы

От работодателя требуется ознакомить работника с таким ЛНА. Подписывать дополнительное соглашение к трудовому договору не нужно. Срок перевода на временную дистанционную работу в этом случае не может быть больше срока самого обстоятельства, причины, в связи с которой работники переводятся на дистанционный труд.

Законодатели не урегулировали вопрос, кто из сторон трудовых отношений — работник или работодатель — должен нести расходы на приобретение усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписи дистанционного работника в ситуации, когда работник переводится на дистанционную работу через дополнительное соглашение к трудовому договору или с ним изначально заключается трудовой договор о дистанционной работе.

Видимо, этот вопрос стороны будут решать по договоренности — самим трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Важно: при переводе на дистанционную работу по инициативе работодателя усиленная квалифицированная или усиленная неквалифицированная подпись со стороны работника не требуется.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Правила оформления дистанционной работы 1.2 МБ

Приказ об установлении режима рабочего времени: образец 2021 года

В документе обязательно нужно указать нормы закона, позволившие откорректировать режим работы учреждения. В зависимости от сложившейся ситуации это могут быть:

Нормативная базаОписание
ст. 74 ТК РФЕсли в приказе учреждения идет ссылка именно на эту норму закона, то работодатель может не спрашивать согласия сотрудников на изменения рабочего времени. Это связано с тем, что произошли изменения в технологии производства, условий организации труда.
ст. 72 ТК РФНа этот пункт закона можно ссылаться только в случаях, когда корректировки были внесены после достижения взаимной договоренности сторон.

Кроме того, если в компании есть действующий профсоюз, все правки нужно согласовывать с данным органом, в противном случае, предприятию и его руководителю грозят административные штрафы.

Правила составления

В законе нет правил для составления описательной части или по его оформлению. Обычно организации печатают его на белом листе бумаги формата А4, некоторые используют фирменный бланк компании (оба варианта допустимы).

Сотрудники, ответственные за его составление должны ответственно отнестись к его написанию, не должно быть двоякого толкования набранного текста. Готовый бланк визирует директор компании, кроме того его необходимо согласовать с юридической службой, что нарушений закона нет.

На документе не ставится гербовая или иная печать фирмы, только если это правило не предусмотрено внутренними локальными актами. После этого, ответственные сотрудники обязаны под роспись ознакомить всех работников предприятия о внесенных изменениях.

Параллельно проводится работа по составлению доп.соглашений к трудовым договорам, в связи с изменением времени и условий работы на предприятии.

После ознакомления, приказ подшивается в отдельную папку, и убирается в место с ограниченным доступом. После минования надобности документ передается на архивное хранение, где он находится определенное время. Согласно номенклатуре дел период хранения должен быть не менее трех лет.

Что нужно указать в приказе

Единого утвержденного бланка приказа такого типа в законодательстве не существует. Он составляется в произвольной форме, однако на предприятиях могут использоваться готовые шаблоны, принятые учетной политикой компании. Сам приказ должен содержать обязательные реквизиты и пункты:

Если к документу прикладываются дополнительные формы и бланки, то они выносятся как Приложение к приказу.

Нужно известить всех сотрудников о грядущих изменениях режима работы как минимум за два месяца. Уведомление вручается работнику лично под роспись, отсутствующим формуляр направляется почтой.

Образец скачать

Самое главное, это не нарушать законодательства Российской Федерации, чтобы у сотрудников предприятия не было причин пожаловаться не необоснованные изменения.

Как составить на предприятии приказ об установлении режима рабочего времени – образец для скачивания

Время, на протяжении которого работники обязуются выполнять свои трудовые обязанности должно быть оговорено в актах предприятия, имеющих локальное действие (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный или индивидуальный трудовой договор с дополнительным соглашением).

Любые изменения, вносимые в продолжительность рабочего времени всего коллектива компании или отдельных работников (должностей), оформляются приказом руководства организации, который является основанием для внесения коррективов в первичную локальную документацию.

  1. Нужно ли составлять на предприятии для установления графика?
  2. Как оформить распоряжение?
  3. Скачать образец
  4. Выводы

к содержанию ↑

Нужно ли составлять на предприятии для установления графика?

ТК РФ обязывает работодателя устанавливать временные рамки режима рабочего времени, в течении которого сотрудники обязуются присутствовать в месте работы и выполнять трудовую функцию, предусмотренную договором. (статья 91 ТК России).

На предприятии может действовать общий режим работы для всех работников или устанавливается специальное время работы некоторым трудящимся.

Формы организации труда могут быть с:

Режим рабочего времени должен быть обусловлен локальными актами предприятия (организации), к которым относятся:

С режимом работы работники ознакамливаются перед подписанием трудового договора.

В случае возникновения необходимости внесения изменений в действующий в компании режим работы (как всех, так и отдельных работников), руководство должно издать соответствующий приказ. При этом основанием для изменений может стать заявление работника.

При издании такого распорядительного документа следует учитывать мнение представительного органа сотрудников (профессионального союза), а также положений локальных актов, закрепляющих необходимость согласия трудящихся для введения новшеств в действие и запрет на переход на нестандартный график для отдельных категорий лиц (родителей детей до достижения последними 14 лет, инвалидов и пр.).

Помимо этого, на издание приказа об изменении рабочего режима должны быть веские аргументированные основания.

В ином случае введение новшеств может быть признано незаконным.

Как оформить распоряжение?

Приказ о режиме рабочего времени издается самим руководителем предприятия (организации) или уполномоченным им должностным лицом, к которым относятся:

Документ издается с соблюдением основных правил, применяемых к распорядительной документации компании.

Документ должен состоять из шапки, в которой указывается полное наименование предприятия (организации), дата издания приказа, его номер и название населенного пункта. Далее указывается, о чем пойдет речь в приказе – «об изменении режима рабочего времени».

Ниже следует отметить, в связи с чем издается такой документ (как правило, работодатели указывают «с производственной необходимостью») и основные распоряжения:

Если новый режим работы установлен для отдельных работников, в приказе может указываться распоряжение по заключению дополнения к трудовому соглашению таких трудящихся.

Внизу документа проставляются развернутые подписи руководителя и всех лиц, ответственных за исполнение пунктов приказа.

После доведения содержания приказа до ведома работников, последние проставляют свои подписи на листе ознакомления.

Документ подшивается в папку по основной деятельности.

Скачать образец

Скачать пример приказа об установлении режима рабочего времени на предприятии – word.

Как изменить режим рабочего времени в организации

В силу определённых обстоятельств условия труда в организации нередко претерпевают изменения. Нововведения могут затрагивать одного подчинённого, нескольких сослуживцев или весь персонал. Так, иногда стороны трудового договора корректируют график труда, если работа в прежнем режиме по каким-либо причинам не может больше продолжаться. Если возникает потребность трансформировать режим рабочего времени, следует задуматься, как правильно оформить эти изменения.

В каких документах отражается режим труда в организации

В компании может действовать как единый для всего персонала режим рабочего времени, так и индивидуальный график труда для ряда подчинённых или даже одного работника.

Режим рабочего времени — это порядок разграничения рабочего времени трудоустроенных в рамках определённого отрезка времени.

Выбранный период может выражаться:

Законотворцы установили следующие виды режимов рабочего времени:

Какой режим работы предпочтёт работодатель, зависит от целей, которые он перед собой ставит, а также от сферы деятельности организации.

Режим рабочего времени отражается в следующих документах организации:

Необходимость фиксации режима труда в коллективном договоре возникает в том случае, если порядок является общим для всех трудящихся.

Коллективный договор — документ, регламентирующий трудовые отношения между нанимателем и подчинёнными с учётом мнения представителей этих сторон.

Если работодатель устанавливает для всех своих сотрудников одинаковый режим труда, график работы фиксируется в коллективном договоре

Режим работы отражается в трудовом договоре, если рабочий график конкретного сотрудника имеет отличия от общих правил труда в организации.

Трудовой договор — действующее между нанимателем и работником соглашение, которое устанавливает права и обязанности сторон, а также вводит ответственность за их нарушение.

График работы конкретного сотрудника отражается в трудовом договоре в том случае, если он отличается от графика работы других подинённых

Правила внутреннего трудового распорядка — разрабатываемый ответственными лицами компании нормативный акт, в соответствии с которым осуществляется трудоустройство и увольнение персонала. На основе этого документа контролируется соблюдение правил трудовой дисциплины.

ПВТР утверждаются руководством с учётом мнения представительного органа, заинтересованного в соблюдении прав работников.

ПВТР и трудовые договоры должны предусматривать:

В правилах внутреннего трудового распорядка фиксируются все нюансы рабочего процесса сотрудников организации

Основания для изменения режима рабочего времени

Все основания для корректировки действующего в компании режима труда классифицируются в зависимости от субъекта, выступающего инициатором таких перемен.

Режим рабочего времени может быть изменён:

Когда работник заинтересован в изменении режима труда

Законом определены ситуации, когда изменения в рабочем процессе осуществляются по воле подчинённого.

Это возможно, если трудящийся является:

Отказать этим лицам работодатель не вправе. Однако основания не исчерпываются указанным перечнем ситуаций. В некоторых случаях руководство идёт навстречу трудоустроенному, если он поменял место жительства, в связи с чем стал затрачивать гораздо больше времени на дорогу до места трудоустройства.

Для изменения режима рабочего времени сотрудник оформляет соответствующее заявление и подаёт его своему непосредственному начальнику.

Однако заявление должно подкрепляться документами, которые докажут обоснованность изменений в графике работы.

В качестве подтверждения необходимости установить новый режим труда может выступать справка о беременности из женской консультации

Корректировка режима по инициативе работодателя

Начальство может внести изменения в режим труда только при наличии серьёзных оснований.

К таким основаниям относится следующее:

Стоит иметь в виду, что руководство организации не может принуждать подчинённых трудиться в изменённых условиях работы.

Трудовое законодательство требует грамотного оформления документов о переводе сотрудников на новый режим труда. Следование установленным правилам поможет избежать недопонимания между нанимателем и трудящимися.

Обоюдное согласие на изменение режима труда

Преобразование условий рабочего процесса по соглашению сторон допускается во всех ситуациях, независимо от того, кто изначально выступал инициатором перемен.

Если наниматель и трудящийся согласны на замену рабочего режима, ответственные лица издают соответствующий приказ и оформляют дополнительное соглашение к договору найма.

Эти документы подписываются всеми заинтересованными сторонами.

Как оформляются изменения в режиме труда

Порядок изменений выстраивается в зависимости от того, кто инициирует преобразования.

Если это начальник, он обязан сделать следующее:

    Подписать приказ о введении нового режима рабочего времени в компании.

В приказе об изменении режима рабочего времени в обязательном порядке вносится пункт об условиях оплаты труда

Работодатель не вправе переводить сотрудника на новый режим работы без его письменного согласия

Если трансформация режима труда происходит по воле трудоустроенного:

  1. Работник должен проинформировать об этом начальника с помощью правильно оформленного заявления.
  2. Если начальник соглашается с предложением сотрудника (или он не может этому препятствовать по закону), издаётся соответствующий приказ.
  3. Далее оформляется дополнительное соглашение, где фиксируются новые правила работы.

Приказ об изменении режима труда

Изменение режима труда по требованию начальника начинается с оформления и вынесения специального приказа.

Приказ может быть оформлен:

Правила оформления приказа:

    Указывается наименование организации.

Приказ о введении нового режима труда начинается с указания наименования организации

В приказе о введении вахтового метода прописывается продолжительность вахты

Работодатель обязан не только уведомить работника об условиях работы в новом режиме, но и проинформировать его о будущем заработке

Приказ подшивается в отдельную папку с остальной распорядительной документацией. Законодательство устанавливает срок для хранения подобных документов. Он равняется 75 годам.

Место хранения приказов:

С содержанием приказа работник знакомится через уведомление, о чём будет рассказано далее.

Уведомление об изменении режима труда

Сотрудник уведомляется за два месяца до нововведений. Отсутствующим работникам уведомление отправляется заказным письмом.

Работодатель может оформить коллективное уведомление, если изменения касаются нескольких сотрудников или даже весь персонал организации.

Уведомление пишется в двух экземплярах. На том экземпляре, что остаётся у нанимателя, подчинённый ставит свою подпись. Личная подпись является подтверждением того, что информирование работника произошло своевременно и без каких-либо нарушений законодательства.

Уведомление должно содержать следующие сведения:

Руководство организации должно предупреждать сотрудника об изменении графика работы за два месяца до нововведений

Если гражданин не против работы в условиях нового режима, он ставит свою подпись на документе. Если он отказывается, в присутствии двух свидетелей оформляется соответствующий акт.

Составление дополнительного соглашения и внесение изменений в ПВТР

Если трудящийся готов пойти на предлагаемые изменения в условиях работы, это отражается в дополнительном соглашении к договору найма. В таком документе указываются не общие условия труда, а только персональные.

В соглашении фиксируется следующее:

В дополнительное соглашение вносятся сведения, имеющие отношение к новому графику работы трудящегося

Если изменения носят постоянный характер и, тем более, касаются многих или даже всех работников организации, утверждаются ПВТР в новой редакции. Новые правила доводятся до всех сотрудников. В этом случае не требуется спрашивать разрешения на изменения у каждого работника. Однако изменения должны вноситься в ПВТР с учётом мнения профсоюза.

Заявление об изменении режима рабочего времени

Как уже говорилось, если подчинённый желает подкорректировать условия работы, он в свободной форме пишет заявление на имя руководителя.

Подобное заявление должно содержать следующую информацию:

Работник, желающий изменить режим труда, должен указать в заявлении предполагаемую дату работы в условиях нового режима

Если работник выступает против перемен

Если трудящийся не готов трудиться при другом рабочем режиме, он может сделать следующее:

Начальник, в свою очередь, обязан:

Если подчинённый не заинтересован ни в одной из предложенных вакансий, и он не желает мириться с новым графиком, работодатель вправе его уволить.

В этом случае организация должна начислить ему выходное пособие, равное двухнедельному вознаграждению за труд.

Изменения в организации рабочего времени

В процедуру организации рабочего времени постоянно вносятся какие-либо изменения. Обычно они вызваны желанием сделать рабочий процесс наиболее эффективным и прибыльным. Самые масштабные за последнее время преобразования произошли в 2017 году.

К современным нововведениям в процедуре организации рабочего времени можно отнести следующее:

  1. Появилась возможность разделения трудового дня на части. Теперь подчинённый может попросить у работодателя не только уменьшения продолжительности рабочего дня (при наличии оснований), но и разрешения трудиться, к примеру, по два часа утром и вечером.
  2. Запрещается устанавливать ненормированный график труда подчинённым, работающим неполный рабочий день или неделю.
  3. Наниматель вправе указывать в трудовом договоре или в ПВТР, что перерыв на обед не предоставляется тем трудоустроенным, чей рабочий день меньше четырёх часов.
  4. Конкретизируется разграничение по времени между рабочими и нерабочими днями с 00 до 24 часов.

Кроме того, были внесены следующие поправки, касающиеся труда несовершеннолетних:

Работодатели для поддержания эффективного рабочего процесса нередко прибегают к изменениям режима труда в организации. Режим рабочего времени может корректироваться и по решению подчинённого, и по обоюдному согласию сторон. Однако начальник не вправе принуждать сотрудника трудиться в условиях нового режима, если тот не даёт своё согласие на изменения. Законодательство требует своевременного информирования работника о будущих переменах. Так, если меняется режим труда, подчинённого необходимо уведомить за два месяца до предстоящих изменений.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *