Форма АО-1. Авансовый отчёт

Заполнение авансового отчета происходит в тех случаях, когда работники предприятий и организаций получают из бухгалтерии под отчет некоторую сумму денег на расходы, сопутствующие их профессиональной деятельности.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Чаще всего выдача денежных средств происходит на командировочные расходы или расходы, связанные с хозяйственно-бытовой деятельностью фирмы (покупка канцтоваров, офисной бумаги, предметов мебели и т.д.). Но прежде чем выдать финансы, бухгалтер должен получить соответствующее распоряжение или приказ от директора предприятия, в котором будет указана точная сумма и цели выдачи аванса.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Как подтверждать расходы

Просто так вернуть оставшиеся деньги в кассу предприятия нельзя. Необходимо передать специалистам отдела бухгалтерии бумаги, подтверждающие то, что подотчетные средства были потрачены именно на те цели, на которые они предоставлялись. В качестве таковых доказательств в первую очередь выступают кассовые и товарные чеки, квитанции, поездные билеты, бланки строгой отчетности и т.п. Все вышеназванные документы должны иметь четко читаемые реквизиты, даты и суммы.

Правила по составлению отчета

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Пример составления авансового отчета

Несмотря на серьезное название и важное значение документа, его заполнение не является большой сложностью.

Первую часть документа заполняет сотрудник, получивший деньги под отчет.

  1. В начале пишется название компании и указывается его код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) – эти данные должны соответствовать регистрационным бумагам фирмы. Далее вписывается номер бухгалтерского отчета и дата его составления.
  2. Слева оставляют несколько строк на утверждение директора предприятия: здесь после заполнения всего отчета руководителю необходимо будет внести сумму прописью, поставить подпись и дату утверждения документа.
  3. Затем идет информация о сотруднике: вписывается структурное подразделение, к которому он относится, его табельный номер, фамилия, имя, отчество, указывается должность и назначение выданного аванса.

Далее документ содержит две таблицы.

В левую таблицу подотчетный сотрудник вносит сведения о выданных средствах, в частности указывает общую сумму, а также информацию о том, в какой валюте она была выдана (если используются денежные единицы других стран). Ниже вписывается сумма остатка или перерасхода средств.

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

Под таблицей указывают количество приложений к авансовому отчету (т.е. документов, подтверждающих расходы).

После заполнения всех необходимых сведений, отчет и прилагаемые к нему бумаги, обязан проверить главный бухгалтер и в соответствующей строке (прописью и цифрами) указать утверждаемую к отчету сумму.

Затем в отчет вносятся автографы бухгалтера и главного бухгалтера, а также сведения об оставшихся или излишне потраченных средствах – в нужных ячейках указывается конкретная сумма и кассовый ордер, по которому она проходит. Кассир, принявший остаток или выдавший перерасход также ставит под документом свою подпись.

Оборотная часть авансового отчёта содержит сведения обо всех прилагаемых к нему документах: сюда вписывается

Под таблицей подотчетное лицо должно поставить свою подпись, которая будет свидетельствовать о достоверности внесенных данных.

Последний раздел (отрезная часть) включает расписку бухгалтера, которому подотчетный сотрудник передал доказывающие затраты документы. Здесь указываются

Затем бухгалтер должен поставить под документом свою подпись и дату заполнения документа и передать эту часть сотруднику, предоставившему отчёт.

Инструкция: составляем авансовый отчет по командировке

Для чего нужен авансовый отчет за командировку

Если работнику организации выдаются денежные средства подотчет, то по истечении определенного срока времени специалист обязан отчитаться, как и на какие цели потратил выделенный аванс. В основном деньги выдают сотрудникам при их командировании в служебные поездки.

Так, в соответствии со ст. 168 ТК РФ, работодатель обязан оплатить:

  1. Расходы на проезд.
  2. Затраты на аренду жилья.
  3. Суточные или траты, компенсирующие неудобства, связанные с проживанием сотрудника вне его места проживания.
  4. Иные расходы, которые произведены с одобрения руководства компании.

Отметим, что нормативы оплаты командировочных расходов компания устанавливает самостоятельно. Подробно обо всех тонкостях ситуации читайте в статье «Как правильно оплатить командировку в 2019 году».

Следовательно, сотрудник должен отчитаться о том, как он истратил командировочные деньги. Причем для отчетности придется заполнить специальный бланк: авансовый отчет по командировке 2019 (АО).

Форма документа

Некоммерческая организация, как и представители коммерческой сферы, вправе разработать бланк отчетности по полученным авансам самостоятельно. Бюджетникам же рекомендовано применять унифицированные формы, которые представлены в инструкции № 52н.

Так, бланк авансового отчета по командировке имеет код ОКУД 0504505. Был скорректирован в 2015 году. Актуальная форма авансового отчета — это двусторонний бланк. На лицевой стороне отражается информация об учреждении, командированном сотруднике, его Ф.И.О. и должности. Также на лицевой стороне указывается сумма, которую работник получил подотчет, сколько израсходовал и какой остаток числится на отчетную дату.

Оборотная сторона авансового отчета заполняется информацией о предоставленных подтверждающих документах, а также сведения о бухгалтерских записях, которые были отражены в учете.

Актуальный бланк

Заполняем лицевую часть

Прежде чем представить готовый образец, как заполнить авансовый отчет по командировке, разберем действующий алгоритм заполнения документа. Итак, начнем с лицевой стороны бланка:

  1. Шапка документа (верхний правый угол) заполняется в самый последний момент, только после того, как утвержден авансовый отчет по командировке, проводки зарегистрированы в бухучете и документ проверен главбухом. Следовательно, шапку АО не заполняйте.
  2. Указываем номер и дату самого документа. Затем прописываем наименование учреждения (допустим сокращенный вариант), указываем ИНН, заполняем регистрационные коды организации в таблице справа. Теперь прописываем структурное подразделение и Ф.И.О. работника, который был направлен в командировку. Указываем должность сотрудника и назначение аванса. В нашем случае — «командировочные расходы».
  3. Заполняем таблицу. Указываем, сколько денег работник получил авансом, сколько израсходовал, какой числится остаток. Бухгалтерские записи (проводки) заполняет представитель бухгалтерской службы учреждения.
  4. Остальные строки и графы должны бить заполнены соответствующими специалистами бухгалтерской службы. Подтвердить целесообразность произведенных затрат должен руководитель структурного подразделения.
Читайте также:  Что не является страховым случаем по ОСАГО

Пример заполнения авансового отчета по командировке (лицевая сторона):

Заполняем оборотную часть

Переходим к заполнению оборотной части документа:

  1. В таблице поочередно следует заполнить графы 1-6. Здесь перечислите все документы, подтверждающие назначение и целесообразность произведенных затрат. В 4 графе распишите, какой документ (чек, приказ, квитанция) стал основанием для проведения расходов.
  1. Пустые строки зачеркните, как положено при оформлении бухгалтерской документации (показано на рисунке).
  2. Подведите итоги в нижнем разделе таблицы.
  3. Графы 7-10 заполняет бухгалтер, ответственный за отражение расчетов с подотчетными лицами.
  4. Достоверность указанных сведений внизу оборотной стороны АО подтверждает подотчетное лицо, то есть командированный сотрудник.

После внесения бухгалтерских записей документ проверяется главным бухгалтером и только после контроля подается на утверждение руководителю учреждения. Утвержденный АО вместе с подтверждающей документацией подшивается с аналогичной отчетностью и хранится в архиве организации.

Готовый образец заполнения авансового отчета по командировке будет выглядеть так:

Скачать заполненный образец

Важное о сроках

Сдать авансовый отчет по командировке следует в течение трех рабочих дней с момента завершения командировки. Например, если сотрудник вернулся из поездки 02.07.2018, то отчитаться за аванс он должен не позднее 05.07.2018.

В тот же срок работник должен вернуть излишки, которые не подтверждены официальными документами. Если специалист отказывается возвращать излишне полученные деньги, то можно оформить удержание из заработной платы. Как это сделать, читайте в отдельном материале: «Как удержать из зарплаты подотчетную сумму».

Ответственность

Авансовый отчет — это основной отчетный бланк, который подтверждает правильность оформления и ведения расчетов с подотчетными лицами. За нарушение действующих правил для руководителей организаций предусмотрена административная ответственность.

Напомним, что если суммы подотчет выдаются через кассу, то есть наличкой, то за нарушение кассовой дисциплины могут оштрафовать — до 50 000 рублей на юридическое лицо.

Ответственность за правильность оформления следует возложить на бухгалтера, ведущего расчеты с подотчетниками. Закрепите данное условие в его должностных инструкциях.

Образец заполнения авансового отчета в 2020 – 2021 годах

Оформление авансового отчета: общие правила

Общие правила заполнения авансового отчета таковы:

  1. С 30.11.2020 данный отчет составляется в течение того количества рабочих дней, которое установлено в локальных актах работодателя, с момента:

Требование о 3-х дневном сроке представления отчета с 30.11.2020 исключено указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У. Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.

За нарушение срока работника можно наказать материально.

  1. Отчет оформляется по унифицированной форме АО-1 или по форме, принятой организацией.
  1. Заполняется совместными усилиями работника и бухгалтера.
  2. Утверждается руководителем.
  3. В качестве приложений к отчету обязательны документы, подтверждающие понесенные работником расходы — чеки, счета, билеты и т. п.

Как правильно заполнить авансовый отчет

Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:

Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.

Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.

Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.

Авансовые отчеты в 2020 – 2021 годах: где посмотреть пример и бесплатно скачать образец заполнения

Изменений по авансовым отчетам в 2020 году (равно как и в 2019 году) не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).

Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.

Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.

Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.

Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.

Итоги

Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.

Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:

Авансовый отчет по командировке

В 2020 году многие документы, связанные с оформлением служебных командировок, больше не являются обязательными, например командировочное удостоверение, но авансовый отчет по командировке-2020 никто не отменял. Он, как и прежде, должен рассказать начальству, бухгалтерии и контролирующим органам, сколько денег было истрачено командированным работником и на какие нужды. В документ необходимо включить абсолютно все траты и приложить к нему подтверждающие бумаги. Его оформление регламентировано Положением о командировках, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Образец, как составить авансовый отчет по командировке, можно найти в конце статьи. Пока разберемся с основными требованиями, предъявляемыми к этому важному финансовому документу.

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Сроки

Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Читайте также:  Можно ли сделать рефинансирование кредитной карты

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Правила заполнения авансового отчёта по командировке в 2020 году

Служебные поездки сотрудников – обычное дело и для крупных, и малых компаний. Они повышают эффективность работы предприятия и решают поставленные перед ним задачи. Каждому вернувшемуся нужно составить авансовый отчёт по командировке. Он подтвердит понесённые траты и сам факт нахождения в командировке. Рассмотрим детально правила заполнения этого важного документа, состав затрат, их обоснование и отражение в бухучёте в 2020 году.

Содержание

Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.

    1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
      • наименование организации;
      • своё Ф.И.О;
      • должность;
      • структурное подразделение;
      • цель выдачи денежных средств (командировка).

Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

  1. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
    • наименования подтверждающих документов;
    • суммы расходов по ним.

То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу, нет ничего сложного.

На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета можно скачать здесь (+ правила заполнения).

Траты на поездку

Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

  1. суточные;
  2. проезд;
  3. проживание в гостинице;
  4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

Также дополнительно учитывают расходы на:

Что приложить

По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.

Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

Электронные документы как БСО

На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

По этим квиткам будут считать дни служебной поездки. Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки.

Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

Что в бухучете

После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

СитуацияПроводка
Покупка работником материаловДт 10 – Кт 71
При покупке товаровДт 41 – Кт 71
Списание суточныхДт 20 Кт 71
Возврат невостребованных денег в кассу предприятияДт 50 – Кт 71
Возврат невостребованных денег на расчётный счетДт 51 – Кт 71
Доначисление денег работнику, если пришлось вложить своиДт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачиДт 94 – Кт 71
Недостачу удерживают с работникаДт70 – Кт 94

Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

Далее приведен образец, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2020-м году.

Пример заполнения авансового отчета 2020

В строке “Назначение аванса” напишите “Командировочные расходы”.

На обороте указывают суточные за все дни командировки и перечисляют все расходы, оплаченные командированным работником, а также дату, номер и наименование подтверждающих документов. Эти документы надо приложить к отчету.

Образец авансового отчета по командировке

Перед направлением в командировку сотрудник получает из кассы организации определенную сумму средств на командировочные расходы. Основанием для выдачи этой суммы (аванса) служит приказ руководителя организации. Аванс должен покрывать транспортные и другие расходы – проживание, питание, при необходимости – траты на нужды организации. В эту же сумму должны входить и суточные.

Составление авансового отчета по командировке четко регламентируется законом. Командированный сотрудник – подотчетное лицо – не только обязан в определенный срок предоставить в бухгалтерию авансовый отчет, но и вернуть нерастраченные средства (или после утверждения отчета получить на руки перерасходованные собственные средства). Разберемся подробнее, когда и как нужно составлять документ.

Когда сдается авансовый отчет по командировке

На составление авансового отчета сотруднику отводится ровно три дня с момента возвращения из служебной поездки. Датой возвращения считается число, прописанное в проездных документах (билетах на автобус, поезд, самолет) или в путевом листе автомобиля.

Читайте также:  Оплата парковки: по смс, через интернет по номеру

Приложения к авансовому отчету

В соответствии с действующим законодательством подотчетное лицо по возвращении из командировки предоставляет в бухгалтерию:

В качестве приложений к отчету могут использоваться:

Кассовый чек, если в нем не указано наименование приобретенного товара, обязательно сопровождается товарным чеком или квитанцией. Все расходы, совершенные во время деловой поездки, должны быть подтверждены соответствующим образом. На личные расходы сотрудник получается суточные, минимальный и не облагаемый налогом размер которых утвержден законодательно: для внутригосударственных поездок эта сумма составляет 700 рублей, для заграничных – 2500 рублей в сутки.

Как составить авансовый отчет по командировке: образец заполнения и пошаговая инструкция

Документ относится к бланкам строгой отчетности и составляется по форме №АО-1, которая еще некоторое время назад была обязательной и единственной, однако сегодня организациям открыта возможность готовить авансовый отчет в свободной форме. На практике же большинство предприятий продолжают использовать унифицированную форму как наиболее удобную и отработанную.

Образец заполнения авансового отчета на командировочные расходы имеет лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне сотрудник указывает следующие данные:

Подотчетный сотрудник заполняет только левую часть лицевой стороны документа. Правую сторону заполняет уже бухгалтер. На оборотной стороне перечисляется подробный список прилагаемых к отчету документов. Подотчетное лицо заполняет графы с 1 по 6, указывая следующие данные:

Графы с 7 по 9 также заполняет бухгалтер.

Составленный отчет в итоге подписывается и предоставляется в бухгалтерию. Взамен сотрудник получает от бухгалтера расписку о том, что отчет принят к проверке, дату, перечисление приложений с подписью.

После того, как бухгалтер проверяет отчет, проводя арифметические расчеты, уточняя правильность приложений, документ визирует руководитель.

Отчет может быть составлен в письменной или электронной форме.

Используемые на предприятиях средства автоматизации существенно упрощают процедуру составления авансового отчета. Даже находясь в командировке, сотрудник может зайти в специализированное приложение со своего смартфона и создать авансовый отчет. Так как вся основная информация введена по умолчанию, сотруднику нужно заполнить только необходимые поля и прикрепить фото подтверждающих документов. После этого одним кликом он отправляет отчет на проверку бухгалтеру и утверждение руководителю. Всё это занимает считанные минуты.

Авансовый отчет о командировке

Форма авансового отчета — бланк, по которому работники отчитываются о потраченных суммах во время командировки. Такой документ сдают по возвращении в течение трех рабочих дней, за исключением ситуаций, когда сотрудник отсутствует на работе по уважительной причине. Неверное заполнение бланка приведет к отказу в списании средств, а за необоснованное списание организациям грозят штраф и пени.

Когда сдавать

Вернувшись из служебной поездки, сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке и потраченных деньгах в течение трех рабочих дней. Если он заболел или отсутствует на рабочем месте по иной уважительной причине, трехдневный срок отсчитывают с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник предоставляет в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. Но работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы авансового отчета по командировке начинается с шапки.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО.

2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты.

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, ему выдали 50 000 рублей, а он потратил 60 000, то в этой графе он указывает 60 000. Или наоборот, выдано 50 000, а потрачено 20 000, то и отчитываются о 20 000 рублей. В нашем примере израсходовано 10 000 рублей.

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть).

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность.

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки.

Переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.

7. В графе «Получен аванс. » указываем реквизиты расходного кассового ордера и выданную сумму. Если деньги перечислили на карточку, указываем только сумму.

8. В графе «Итого получено» указываем, сколько получили всего.

9. Далее сотрудник уточняет, сколько израсходовал, расписывая остаток денежных средств, которые следует вернуть, либо перерасход.

Переходим к заполнению оборотной стороны бланка авансового отчета. Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на автобусе, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).

10. В первую строку вписываем реквизиты проездных билетов.

11. Вписываем сведения о подтверждении проживания в гостинице.

12. Вписываем сведения о сумме выданных суточных.

13. В графу «Итого» вписываем сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается авансовый отчет (см. пункт 3).

После того как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы, на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложений в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии внимательно проверяет документ в присутствии работника на наличие ошибок и неточностей. При обнаружении ошибок форма авансового отчета заполняется заново.

14. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается.

15. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу, если их выдали наличными. Дополнительно бухгалтер указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывает документ еще раз. Если перечисляли на карту, деньги удерживают по заявлению работника на основании авансового отчета.

16. Бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику.

17. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписали сотрудник и бухгалтер, должны совпадать.

18. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах.

19. Бухгалтер прикладывает к форме копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и приложения, подписывает авансовый отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору. В нашем примере документ сразу подписал главный бухгалтер, поэтому этап пропущен.

20. Генеральный директор утверждает авансовый отчет и возвращает его в бухгалтерию, где он хранится пять лет со всеми приложениями. По истечении срока его уничтожают по установленному в организации порядку.

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерия организации списывает денежные суммы в установленном законом порядке.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *